Une description sommaire du régime (DOCUP) est un document que les employeurs doivent remettre gratuitement aux employés qui participent à des régimes de retraite ou des régimes de soins de santé couverts par la Loi sur la sécurité du revenu de retraite des employés. Le SPD est un guide détaillé des avantages du programme et du fonctionnement du plan. Il doit décrire quand les employés deviennent admissibles à participer au régime, comment les prestations sont calculées et payées, comment demander des prestations et quand les prestations deviennent acquises.
Le DOCUP doit être rédigé dans un langage simple que les employés peuvent comprendre. Il doit comprendre le nom du régime et son numéro attribué par l'Internal Revenue Service, le nom et l'adresse de l'employeur, le nom et les coordonnées de l'administrateur du régime, une déclaration des droits en vertu de la loi sur la transférabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie, les divulgations ERISA et des conseils sur la façon dont les employés peuvent déposer un grief ou un appel.
Points clés à retenir
- Les employés doivent recevoir une description sommaire du plan (SPD) de leur employeur Le plan décrit les avantages du programme et comment le plan fonctionne Le plan doit répondre à des questions spécifiques telles que le nom du plan, le numéro attribué par l'IRS du plan, le nom et l'adresse de l'employeur et un énoncé des droits en matière de santé et de responsabilité.
Comprendre la description sommaire du plan
Lors de votre première embauche, vous devriez recevoir un DOCUP couvrant les soins de santé et les prestations de retraite de votre nouvel employeur dans les 90 jours. La société peut vous distribuer le document par voie électronique si vous utilisez régulièrement un ordinateur au travail ou sur papier. Si vous ne recevez qu'une copie électronique, vous pouvez demander une copie écrite.
Une description sommaire du plan devrait répondre à vos questions
Un plan doit inclure les réponses aux questions suivantes:
- Y a-t-il une condition d'âge minimum pour participer au plan? Y a-t-il une condition de service minimum pour participer au plan? Si oui, quel est-il et comment est-il calculé? Quand commence et se termine l'année du plan? Existe-t-il du 1er janvier au 31 décembre ou a-t-il des dates de début et de fin différentes? Ces informations sont importantes pour les régimes de soins de santé, car les titulaires de compte doivent savoir quand votre franchise annuelle est réinitialisée. Dois-je cotiser au régime ou toutes les cotisations proviennent-elles de mon employeur? Pour les régimes de retraite, le régime autorise-t-il le roulement des cotisations d'autres régimes? Par exemple, puis-je transférer mon 401 (k) de mon ancien employeur dans ce régime? Pour les régimes de retraite, comment les cotisations des employeurs et des employés sont-elles investies? Y a-t-il des investissements par défaut dans lesquels l'argent ira si je ne sélectionne pas d'options d'investissement spécifiques? Si c'est vrai, que sont-ils? Comment puis-je modifier ma sélection de placements? Quand dois-je devenir investi dans le régime de retraite? Suis-je immédiatement investi à 100% ou dois-je travailler pour l'entreprise pendant un certain nombre d'années pour devenir partiellement ou entièrement acquis? Suis-je autorisé à emprunter sur mon compte de retraite? Si oui, quelles sont les règles? Qu'advient-il de mes prestations si je deviens invalide? Si je quitte l'entreprise? Si je prends ma retraite? Si je meurs? Si je prends un congé?
Une description sommaire du plan offre aux employeurs une protection contre les poursuites
Du côté des entreprises, les employeurs devraient s'assurer que leur DOCUP couvre tout ce qu'il devrait. Sans SPD ou SPD inadéquat, les employeurs s'exposent aux poursuites des employés. Un DOCUP qui suit les directives d'ERISA et établit clairement les exclusions et limitations protégera l'entreprise contre d'éventuelles poursuites judiciaires.
Le DOCUP devrait indiquer ce qui définit un employé qui a droit à divers avantages et si ces employés comprennent des entrepreneurs indépendants, des travailleurs temporaires, des conjoints, des partenaires domestiques et des enfants. De plus, si 10% ou plus de vos employés parlent une langue autre que l'anglais, vous devez également publier votre DOCUP dans ces autres langues. L'embauche d'un avocat qui comprend la loi ERISA pour examiner le SPD avant de le distribuer peut vous aider à vous assurer que le document est complet, approfondi, précis et conforme à la loi nationale et fédérale. La création d'un SPD peut prendre des mois du début à la fin. Faire en sorte que vos employés puissent le comprendre facilement réduira les plaintes, les poursuites et les questions aux ressources humaines d'employés confus.
Les employeurs peuvent modifier périodiquement les avantages qu'ils offrent. Lorsque cela se produit, l'employeur doit informer tous les employés par écrit en leur remettant un DOCUP révisé ou un résumé des modifications importantes expliquant les modifications apportées au DOCUP. L'entreprise doit distribuer la notification dans les 60 jours suivant l'entrée en vigueur du changement s'il réduit la couverture ou les avantages. Si les modifications ne réduisent pas la couverture ou les prestations, la notification doit être distribuée dans les 210 jours suivant la fin de l'année du plan lorsque la modification est entrée en vigueur.
