Qu'est-ce que l'achat-à-payer?
Purchase-to-pay est un système intégré qui automatise entièrement le processus d'achat de biens et services pour une entreprise. Le système a gagné son nom car il gère tous les aspects de l'acquisition, de l'achat de la marchandise au paiement du vendeur. Les principaux avantages de l'achat-à-payer sont l'efficacité, les économies de coûts et la visibilité accrue des finances et des achats.
Comprendre l'achat-à-payer
Le système d'achat à paiement commence par les demandes d'achat, procède à l'approvisionnement et se termine par le paiement. La réquisition est le processus de demande formelle d'un service, d'un article ou d'un produit avec un formulaire de demande d'achat. L'approvisionnement a lieu lorsque les biens ou services sont reçus. Le système se termine lorsque le paiement est effectué.
Points clés à retenir
- L'achat à payer est un système d'achat complet pour les entreprises, de l'achat de marchandises au paiement par le fournisseur.L'achat à payer est également appelé P2P, procure-to-pay, eProcurement ou req-to-cheque. Le processus de paiement est automatisé, permet d'économiser des coûts et de réduire les risques.L'achat à payer n'est pas conçu pour accélérer le paiement des fournisseurs, car cela n'est pas dans l'intérêt des entreprises qui souhaitent conserver leur argent le plus longtemps possible. Les systèmes d'achat à paiement sont conçus pour améliorer l'efficacité et les contrôles financiers.
L'achat-à-payer vise à optimiser le processus d'achat, bénéficiant ainsi à l'organisation grâce à de meilleurs contrôles financiers et une meilleure efficacité. Ce système rationalisé et intégré réduit les coûts et réduit les risques. Un système d'achat-à-paiement typique comprend cinq étapes et les conditions requises pour l'achèvement:
- Catalogues: les catalogues de fournisseurs privilégiés sont la première exigence d'un système d'achat à la paye. Demandes d'achat: une fois qu'un produit a été sélectionné dans un catalogue, l'acheteur envoie une demande d'achat au responsable approprié. Workflow de bon de commande: un bon de commande est généré une fois la demande d'achat approuvée par le responsable. Facturation: il s'agit d'un élément essentiel d'un système d'achat-paiement, car le traitement manuel des factures est un processus extrêmement laborieux et chronophage. Le traitement automatisé des factures permet d'économiser du temps et de l'argent et comprend une fonction de rapprochement qui fait correspondre les bons de commande aux factures. Paiement: Une fois qu'une facture est approuvée pour le paiement, un fichier est généré dans le système de comptes fournisseurs de l'entreprise. La facture approuvée entraîne le paiement au fournisseur à la fin de la période pour laquelle le fournisseur a accordé un crédit.
Les systèmes d'achat à paiement ne sont pas destinés à accélérer le processus de paiement. Bien que ce soit un objectif louable, la réalité est que ce ne serait pas une priorité pour la plupart des entreprises, car le paiement plus rapide des factures affecterait le calendrier de leurs propres flux de trésorerie. L'objectif d'un système d'achat-paiement est plutôt d'améliorer l'efficacité et les contrôles financiers, car les services financiers ont à portée de main des données d'achat en temps opportun.
Fait rapide
Les systèmes d'achat à la paie sont des processus automatisés qui réduisent les coûts de main-d'œuvre et augmentent la précision.
Les meilleures pratiques pour les systèmes d'achat-à-payer incluent une technologie solide qui utilise un seul point de contact, comme un portail fournisseur, une complexité réduite dans les catalogues et les canaux d'achat, et le soutien de la haute direction. Il peut fournir des données clés sur le montant dépensé, les produits ou services reçus et les délais de livraison.
