Qu'est-ce que la règle d'enregistrement?
La règle de l'enregistrement nécessite une surveillance spéciale des personnes inscrites à la FINRA aux antécédents troublés et des entreprises qui embauchent de telles personnes en grand nombre. Plus officiellement connue sous le nom de Règle 3170 de la Financial Industry Regulatory Authority, Enregistrement sur bande des personnes enregistrées par certaines entreprises, la "règle d'enregistrement" vise à répondre à un besoin global de surveillance accrue de certains représentants enregistrés dont les dossiers réglementaires et de conformité sont en difficulté. Il traite également des circonstances et des besoins particuliers de surveillance lorsqu'une entreprise embauche un grand nombre de personnes disciplinées qui travaillaient auparavant dans une entreprise qui a été expulsée ou dont l'enregistrement a été révoqué et où elles ont été insuffisamment supervisées et formées.
Comprendre la règle d'enregistrement
La règle d'enregistrement est entrée en vigueur le 1er décembre 2014 et a été adoptée dans le livre de règles FINRA consolidé remplaçant la règle 3010 (b) (2) de la NASD, bien que les dispositions relatives aux règles d'enregistrement soient entrées en vigueur en 1990 lorsque la Securities and Exchange Commission (SEC) approuvé des modifications à la règle NASD. Plus précisément, la SEC a approuvé une exigence que les membres "établissent, appliquent et maintiennent des procédures de supervision écrites spéciales, y compris l'enregistrement sur bande des conversations, lorsqu'ils ont embauché plus d'un pourcentage spécifié de personnes inscrites de certaines sociétés qui ont été expulsées ou qui ont eu leurs inscriptions de courtier / revendeur ont été révoquées pour violation des règles de pratique de vente (entreprises disciplinées). " Pour plus d'informations, voir l'Avis réglementaire 14-10 de Consolidation des règles de surveillance de la FINRA.
La surveillance ferme des règles d'enregistrement en pratique
Selon la FINRA, la règle de l'enregistrement "oblige une entreprise à établir, appliquer et maintenir des procédures écrites spéciales supervisant les activités de télémarketing de toutes ses personnes enregistrées, y compris l'enregistrement sur bande des conversations, si l'entreprise a embauché plus d'un pourcentage spécifié de personnes inscrites les personnes provenant d'entreprises qui répondent à la définition de la «règle disciplinaire» de la règle 3170 de la FINRA. Pour aider les sociétés à se conformer à la règle 3170 de la FINRA, la FINRA fournit une «liste des sociétés disciplinées», identifiant les sociétés qui répondent à la définition de «société disciplinée».
Le pourcentage utilisé pour déterminer si les procédures de surveillance doivent être mises en œuvre dépend de la taille de l'entreprise. Elle varie de 40% pour une petite entreprise à 20% pour une grande entreprise. Les procédures de supervision impliquent l'enregistrement de toutes les conversations téléphoniques effectuées entre les employés inscrits et les clients potentiels et existants pendant trois ans. En mai 2018, onze entreprises étaient reconnues par la FINRA comme des entreprises disciplinées.
Les entreprises doivent s'assurer d'enregistrer sur bande magnétique tout moyen de télécommunication régulièrement utilisé par les personnes inscrites pour communiquer avec les clients. Cela comprend les lignes fixes et les téléphones cellulaires. Si l'enregistrement sur téléphone portable n'est pas possible, l'entreprise doit interdire leur utilisation lors de la communication avec les clients, sauf si leur utilisation est garantie pour d'autres raisons commerciales.
