Nous sommes tous bombardés de tant de papier qu'il peut être difficile de le parcourir à tout moment. Entre le courrier indésirable, les reçus et les documents financiers que nous collectons, il peut sembler un peu ridicule de conserver les documents dont nous pensons ne jamais avoir vraiment besoin. Et compte tenu de la transition vers les services bancaires en ligne, n'est-il pas temps de renoncer à l'ancien système de tenue de dossiers de la boîte à chaussures?
Bien que vous n'ayez peut-être pas besoin de cet ancien système de classement, il se peut que vous ayez besoin de vos anciens relevés bancaires. Ces relevés représentent l'activité qui se déroule sur votre compte bancaire - un chèque, de l'épargne ou un autre type de compte détenu dans votre ou vos institutions financières. Lisez la suite pour en savoir plus sur combien de temps vous aurez besoin pour conserver vos relevés, et pourquoi.
Points clés à retenir
- Les relevés bancaires doivent être conservés sur papier ou sous forme électronique pendant un an, après quoi ils peuvent être déchiquetés. La conservation des relevés bancaires est idéale pour vérifier l'activité de débit et de crédit, pour se protéger contre le vol d'identité et pour prouver le revenu. Les banques permettent aux clients d'accéder aux relevés bancaires pendant au moins un an en ligne.
Combien de temps devez-vous conserver vos relevés?
Raisons de garder des déclarations
En plus d'avoir des enregistrements pour les achats, les paiements de factures et les dépôts de paie, la conservation des anciens relevés bancaires offre un certain nombre d'avantages. L'activité des comptes bancaires doit être réexaminée régulièrement pour les cas de vol d'identité et de fraude par carte de débit. La conservation des déclarations permet de vérifier les activités illicites qui peuvent être utilisées pour récupérer tout dommage.
Vous pouvez également utiliser des relevés bancaires pour vérifier le revenu et l'activité de transaction, comme les contributions de bienfaisance et les dépenses d'entreprise dont vous pourriez avoir besoin pour les déclarations de revenus. Des relevés de compte bancaire confirmant des achats ou des paiements importants peuvent également être conservés. Vous pouvez déchiqueter les reçus des guichets automatiques bancaires (GAB) une fois que vous les avez rapprochés avec les enregistrements de votre compte. De même, les bordereaux de dépôt et de retrait peuvent être déchiquetés une fois les transactions vérifiées avec le relevé mensuel.
Déclarations en ligne ou sur papier
La conservation de copies papier des relevés bancaires est moins nécessaire que par le passé étant donné la disponibilité des informations de compte en ligne. De nombreuses banques et institutions financières conservent en ligne des relevés clients mensuels pendant cinq ans ou plus, accessibles via leurs plateformes bancaires en ligne. Les relevés détaillés sont souvent présentés dans des formats facilement imprimables et des informations récapitulatives sur les transactions sont fréquemment disponibles pour téléchargement gratuit.
Vous pouvez également obtenir des relevés papier de votre banque il y a plusieurs années. Certaines banques facturent des frais de recherche et / ou d'impression pour ce service, car cela ne peut pas être fait au niveau de l'agence. Au lieu de cela, les anciens relevés sont imprimés et préparés dans un back-office.
Pour des raisons de sécurité, il est préférable de conserver tous les relevés bancaires sur papier dans un coffre-fort ignifuge dans un endroit sûr. Les relevés électroniques doivent être conservés dans un fichier protégé par mot de passe.
Les relevés papier doivent être conservés dans un endroit sûr et ignifuge auquel on peut facilement accéder.
Déchiquetage de documents
Parce que tant de documents différents ont des exigences d'élimination différentes, il peut sembler plus facile de tout garder pour toujours, y compris les relevés bancaires. Cependant, conserver certains documents indéfiniment n'est pas la meilleure pratique, principalement en raison de la possibilité pour les voleurs d'identité de les saisir.
Les autres documents que vous devez déchiqueter après un certain laps de temps sont les suivants:
- Relevés de carte de crédit: conservez-les pendant 60 jours, sauf s'ils incluent des dépenses fiscales. Dans ces cas, conservez-les pendant sept ans. Payez les talons: faites-les correspondre à votre W-2, puis déchiquetez-les. Factures de services publics: conservez-les pendant un an au maximum. Déclarations et reçus d'impôt: Tout comme les relevés de carte de crédit liés à l'impôt, conservez-les dans votre dossier pendant sept ans. Politiques d'assurance habitation et automobile: Déchiquetez les anciennes lorsque vous recevez de nouvelles polices. Relevés hypothécaires et amélioration de l'habitat: Déchiquetez-les lorsque vous vendez la maison.
Comment déchiqueter vos documents
Lorsque vous êtes prêt à éliminer vos relevés bancaires, assurez-vous de les déchiqueter. Les déchirer en deux ne va pas empêcher les voleurs d'identité de reconstituer vos informations personnelles. Si vous avez une déchiqueteuse, vous pouvez vous en occuper vous-même. Sinon, vous devrez peut-être louer un service, surtout si vous avez un grand nombre de documents. Vérifiez également auprès de votre banque. Beaucoup offriront des services de déchiquetage aux clients sans frais.
