Table des matières
- 1. Personnes AIS
- 2. Procédures et instructions
- 3. Données AIS
- 4. Logiciel AIS
- 5. Infrastructure informatique
- 6. Contrôles internes
- Comment fonctionne un AIS dans la vraie vie
- The Bottom Line
Un système d'information comptable (AIS) est une structure qu'une entreprise utilise pour collecter, stocker, gérer, traiter, récupérer et communiquer ses données financières afin qu'elles puissent être utilisées par les comptables, consultants, analystes commerciaux, gestionnaires, directeurs financiers (CFO)., auditeurs, régulateurs et agences fiscales.
Des comptables spécialement formés travaillent en profondeur avec AIS pour garantir le plus haut niveau de précision dans les transactions financières et la tenue des registres d'une entreprise, ainsi que pour rendre les données financières facilement accessibles à ceux qui en ont légitimement besoin, tout en conservant les données intactes et sécurisées.
Les systèmes d'information comptable se composent généralement de six éléments principaux: les personnes, les procédures et les instructions, les données, les logiciels, l'infrastructure informatique et les contrôles internes. Examinons chaque composant en détail.
Introduction aux systèmes d'information comptable
1. Personnes AIS
Les personnes dans un AIS sont simplement les utilisateurs du système. Les professionnels qui peuvent avoir besoin d'utiliser l'AIS d'une organisation comprennent les comptables, les consultants, les analystes commerciaux, les gestionnaires, les directeurs financiers et les auditeurs. Un AIS aide les différents services d'une entreprise à travailler ensemble.
Par exemple, la direction peut établir des objectifs de vente pour lesquels le personnel peut ensuite commander la quantité appropriée d'inventaire. La commande de stock informe le service comptable d'un nouveau créditeur. Lorsque les ventes sont effectuées, les vendeurs peuvent saisir les commandes des clients, la comptabilité peut facturer les clients, l'entrepôt peut assembler la commande, le service d'expédition peut l'envoyer et le service comptable est informé d'une nouvelle créance. Le service client peut alors suivre les expéditions des clients et le système peut créer des rapports de vente pour la gestion. Les gestionnaires peuvent également voir les coûts d'inventaire, les frais d'expédition, les coûts de fabrication, etc.
Avec un AIS bien conçu, toute personne au sein d'une organisation qui est autorisée à le faire peut accéder au même système et obtenir les mêmes informations. Un AIS simplifie également la communication d'informations à des personnes extérieures à l'organisation, si nécessaire.
Par exemple, les consultants peuvent utiliser les informations d'un AIS pour analyser l'efficacité de la structure de tarification de l'entreprise en examinant les données de coût, les données de vente et les revenus. Les auditeurs peuvent également utiliser les données pour évaluer les contrôles internes, la situation financière et la conformité d'une entreprise à la loi Sarbanes-Oxley (SOX).
L'AIS doit être conçu pour répondre aux besoins des personnes qui l'utiliseront. Le système doit également être facile à utiliser et doit s'améliorer, sans nuire à l'efficacité.
2. Procédures et instructions
La procédure et les instructions d'un AIS sont les méthodes qu'il utilise pour collecter, stocker, récupérer et traiter les données. Ces méthodes sont à la fois manuelles et automatisées. Les données peuvent provenir à la fois de sources internes (par exemple, les employés) et de sources externes (par exemple, les commandes en ligne des clients). Les procédures et instructions seront codées dans le logiciel AIS - elles devraient également être «codées» en employés par le biais de la documentation et de la formation. Pour être efficaces, les procédures et les instructions doivent être suivies de manière cohérente.
3. Données AIS
Pour stocker des informations, un AIS doit avoir une structure de base de données telle que le langage de requête structuré (SQL), un langage informatique couramment utilisé pour les bases de données. L'AIS aura également besoin de divers écrans d'entrée pour les différents types d'utilisateurs du système et de saisie de données, ainsi que de différents formats de sortie pour répondre aux besoins des différents utilisateurs et des différents types d'informations.
Les données contenues dans un AIS sont toutes les informations financières pertinentes aux pratiques commerciales de l'organisation. Toutes les données commerciales qui ont un impact sur les finances de l'entreprise doivent être enregistrées dans un AIS.
Le type de données incluses dans un AIS dépendra de la nature de l'entreprise, mais il peut s'agir des éléments suivants:
- Commandes clientsÉtats de facturation clientRapports d'analyse des ventesRequêtes d'achatFactures du fournisseurVérifier les registresDonnées inventairesInformations sur la paieTemps de tenueInformations fiscales
Ces données peuvent ensuite être utilisées pour préparer des états et des rapports comptables, tels que le vieillissement des comptes clients, les tableaux d'amortissement / amortissement, la balance de vérification, le résultat, etc. Le fait d'avoir toutes ces données en un seul endroit - dans l'AIS - facilite la tenue des registres, les rapports, l'analyse, l'audit et la prise de décision d'une entreprise. Pour que les données soient utiles, elles doivent être complètes, correctes et pertinentes.
D'un autre côté, des exemples de données qui ne seraient pas incluses dans un AIS comprennent des notes de service, de la correspondance, des présentations et des manuels. Ces documents peuvent avoir une relation tangentielle avec les finances de l'entreprise, mais, à l'exception des notes de bas de page standard, ils ne font pas vraiment partie de la tenue des registres financiers de l'entreprise.
4. Logiciel AIS
Le composant logiciel d'un AIS est les programmes informatiques utilisés pour stocker, récupérer, traiter et analyser les données financières de l'entreprise. Avant qu'il y ait des ordinateurs, un AIS était un système manuel sur papier, mais aujourd'hui, la plupart des entreprises utilisent des logiciels informatiques comme base de l'AIS. Les petites entreprises peuvent utiliser les Quickbooks d'Intuit ou la comptabilité Sage 50 de Sage, mais il y en a d'autres. Les petites et moyennes entreprises peuvent utiliser Business One de SAP. Les moyennes et grandes entreprises peuvent utiliser Dynamics GP de Microsoft, MAS 90 ou MAS 200 de Sage Group, PeopleSoft d'Oracle ou Epicor Financial Management.
La qualité, la fiabilité et la sécurité sont des éléments clés d'un logiciel AIS efficace. Les gestionnaires s'appuient sur les informations qu'elle produit pour prendre des décisions pour l'entreprise et ils ont besoin d'informations de haute qualité pour prendre des décisions judicieuses.
Les logiciels AIS peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins uniques de différents types d'entreprises. Si un programme existant ne répond pas aux besoins d'une entreprise, le logiciel peut également être développé en interne avec une contribution substantielle des utilisateurs finaux ou peut être développé par une société tierce spécifiquement pour l'organisation. Le système pourrait même être sous-traité à une entreprise spécialisée.
Pour les sociétés cotées en bourse, quels que soient les logiciels et les options de personnalisation choisis par l'entreprise, la réglementation Sarbanes-Oxley dictera dans une certaine mesure la structure de l'AIS. En effet, la réglementation SOX établit des contrôles internes et des procédures d'audit auxquels les entreprises publiques doivent se conformer.
5. Infrastructure informatique
L'infrastructure des technologies de l'information n'est qu'un nom de fantaisie pour le matériel utilisé pour faire fonctionner le système d'information comptable. La plupart de ces éléments matériels dont une entreprise aurait besoin de toute façon, y compris les ordinateurs, les appareils mobiles, les serveurs, les imprimantes, les parasurtenseurs, les routeurs, les supports de stockage et éventuellement une alimentation de secours. En plus du coût, les facteurs à considérer lors de la sélection du matériel incluent la vitesse, la capacité de stockage et s'il peut être étendu et mis à niveau.
Peut-être plus important encore, le matériel sélectionné pour un AIS doit être compatible avec le logiciel prévu. Idéalement, il ne serait pas seulement compatible, mais optimal - un système maladroit sera beaucoup moins utile qu'un système rapide. Les entreprises peuvent facilement répondre aux exigences de compatibilité matérielle et logicielle en achetant un système clé en main comprenant à la fois le matériel et les logiciels dont l'entreprise a besoin. L'achat d'un système clé en main signifie, théoriquement, que l'entreprise obtiendra une combinaison optimale de matériel et de logiciels pour son AIS.
Un bon AIS doit également inclure un plan pour la maintenance, l'entretien, le remplacement et la mise à niveau des composants du système matériel, ainsi qu'un plan pour l'élimination du matériel cassé et obsolète afin que les données sensibles soient complètement détruites.
6. Contrôles internes
Les contrôles internes d'un AIS sont les mesures de sécurité qu'il contient pour protéger les données sensibles. Ceux-ci peuvent être aussi simples que des mots de passe ou aussi complexes que l'identification biométrique. Un AIS doit disposer de contrôles internes pour se protéger contre les accès informatiques non autorisés et pour limiter l'accès aux utilisateurs autorisés, ce qui inclut certains utilisateurs à l'intérieur de l'entreprise. Il doit également empêcher l'accès non autorisé aux fichiers par des personnes autorisées à accéder uniquement à certaines parties du système.
Un AIS contient des informations confidentielles appartenant non seulement à l'entreprise mais également à ses employés et clients. Ces données peuvent inclure des numéros de sécurité sociale, des informations sur le salaire, des numéros de carte de crédit, etc. Toutes les données d'un AIS doivent être cryptées et l'accès au système doit être enregistré et surveillé. L'activité du système doit également être traçable.
Un AIS a également besoin de contrôles internes qui le protègent contre les virus informatiques, les pirates et autres menaces internes et externes à la sécurité du réseau. Il doit également être protégé contre les catastrophes naturelles et les surtensions pouvant entraîner une perte de données.
Comment fonctionne un AIS dans la vraie vie
Nous avons vu comment un AIS bien conçu permet à une entreprise de fonctionner correctement au quotidien ou entrave son fonctionnement si le système est mal conçu. La troisième utilisation d'un AIS est que, lorsqu'une entreprise est en difficulté, les données de son AIS peuvent être utilisées pour découvrir l'histoire de ce qui n'a pas fonctionné.
Les cas de WorldCom et de Lehman Brothers en fournissent deux exemples.
En 2002, les auditeurs internes de WorldCom, Eugene Morse et Cynthia Cooper, ont utilisé le SIA de l'entreprise pour découvrir 4 milliards de dollars d'allocations de dépenses frauduleuses et d'autres écritures comptables. Leur enquête a conduit à la révocation du directeur financier Scott Sullivan, ainsi qu'à une nouvelle législation - l'article 404 de la loi Sarbanes-Oxley, qui réglemente les contrôles et procédures financières internes des entreprises.
Lors de l'enquête sur les causes de l'effondrement de Lehman, un examen de son AIS et d'autres systèmes de données était un élément clé, ainsi que la collecte et l'examen des documents, ainsi que des entretiens avec des témoins. La recherche des causes de l'échec de la société "a nécessité une enquête approfondie et un examen des systèmes de données d'exploitation, de négociation, d'évaluation, financiers, comptables et autres de Lehman", selon le rapport d'examen de 2200 pages en neuf volumes.
Les systèmes de Lehman fournissent un exemple de la façon dont un AIS ne devrait pas être structuré. Le rapport de l'examinateur Anton R. Valukas déclare: "Au moment de son dépôt de bilan, Lehman maintenait un patchwork de plus de 2 600 systèmes et applications logicielles… Beaucoup de systèmes de Lehman étaient obscurs, obsolètes ou non standard."
L'examinateur a décidé de concentrer ses efforts sur les 96 systèmes qui semblaient les plus pertinents. Cet examen a nécessité une formation, des études et des essais et erreurs juste pour apprendre à utiliser les systèmes.
Le rapport de Valukas notait également: "Les systèmes de Lehman étaient fortement interdépendants, mais leurs relations étaient difficiles à déchiffrer et n'étaient pas bien documentées. Il a fallu des efforts extraordinaires pour démêler ces systèmes pour obtenir les informations nécessaires."
The Bottom Line
Les six composants d'un AIS fonctionnent tous ensemble pour aider les employés clés à collecter, stocker, gérer, traiter, récupérer et communiquer leurs données financières. Avoir un système d'information comptable bien développé et maintenu qui est efficace et précis est un élément indispensable d'une entreprise prospère.
