Qu'est-ce qu'une invitation à soumissionner (IFB)?
Une invitation à soumissionner (IFB), parfois appelée invitation à soumissionner, est utilisée dans des situations où les fournisseurs ou prestataires de services potentiels diffèrent principalement sur le prix. La délivrance d'un IFB permet à une entreprise de fournir des spécifications écrites détaillées, y compris toutes les modalités et conditions nécessaires pour travailler sur le ou les projets spécifiques qu'elle souhaite sous-traiter. Les entreprises peuvent envoyer des invitations à soumissionner oralement ou par écrit.
Comprendre une invitation à soumissionner (IFB)
Une invitation à soumissionner complète (IFB) décrira en détail le projet prévu, exposera les exigences de soumission, y compris les délais, la portée et la durée du projet, les qualifications minimales, les normes de service obligatoires et les garanties requises. Il fournit également une description du processus de sélection global, y compris les délais.
Une invitation à soumissionner diffère d'une demande de proposition (DP) en ce que l'objectif est d'obtenir des propositions des entrepreneurs concernant les coûts pour achever le projet en mettant moins l'accent sur le soumissionnaire présentant ses propres idées sur la façon de terminer un projet ou d'exécuter le service..
Grâce au processus IFB, les entreprises peuvent rationaliser leur processus de décision en choisissant le soumissionnaire qualifié avec l'offre la moins chère. À leur tour, les soumissionnaires peuvent se concentrer plus étroitement sur l'estimation des coûts potentiels associés à l'achèvement d'un projet et peuvent produire une offre plus rapidement. Un inconvénient de cette approche est que le choix du fournisseur ou de l'entrepreneur le moins cher peut entraîner des problèmes de qualité et de performances. Les entités sollicitantes peuvent minimiser ce risque en étant très clairs sur les qualifications minimales des soumissionnaires ainsi que sur la portée, les spécifications et les normes de service du projet.
Quand solliciter une invitation à soumissionner
Les organisations gouvernementales sont souvent tenues par les lois fédérales, étatiques ou locales visant à favoriser la transparence, à prévenir la corruption et à éviter le favoritisme de mener un processus d'appel d'offres via des demandes d'appel d'offres. Les établissements universitaires utilisent également régulièrement des invitations à soumissionner.
Les appels d'offres sont plus efficaces lorsque l'entreprise ou une autre entité sollicitant des offres a une compréhension détaillée des travaux ou des services à fournir et des étapes nécessaires pour les mener à bien, laissant le prix comme principal facteur déterminant dans le choix entre les prestataires de services ou les entrepreneurs. Des exemples de projets souvent soumis à ce type de processus d'appel d'offres comprennent les grands projets d'infrastructure tels que la construction et la réparation de ponts et d'autoroutes et ceux impliquant le transport en commun. Dans les cas où le travail implique des services professionnels où les facteurs qualitatifs, y compris l'approche et l'aide à la conceptualisation, ont plus de poids dans le processus de décision, une DP ou une demande de soumission pourrait être plus efficace.
