Quels sont les paiements quotidiens?
Les indemnités journalières sont des indemnités journalières versées aux employés pour couvrir les frais encourus lors d'un voyage d'affaires. Les dépenses d'entreprise comprennent généralement l'hébergement, le transport, la nourriture et toute autre dépense accessoire. Le per diem - le terme latin pour «par jour» - peut également se référer à un système de rémunération structurelle dans lequel un employé est payé à la journée, par opposition à l'heure ou au mois.
Points clés à retenir
- Les indemnités journalières sont des indemnités journalières versées aux employés pour couvrir les frais encourus lors d'un voyage d'affaires.Les indemnités journalières sont utiles lorsque les employés accumulent des dépenses professionnelles annuelles telles que l'hébergement, les repas, les voyages, etc. Les entreprises peuvent proposer des indemnités journalières sous la forme des cartes de crédit d'entreprise, une couverture intégrale ou partielle des dépenses ou des taux quotidiens fixes. La plupart des entreprises utilisent le taux standard fixé par le gouvernement fédéral comme guide pour leurs indemnités journalières.
Comprendre les paiements quotidiens
Les indemnités journalières sont utiles pour certains postes qui nécessitent de nombreux déplacements, ce qui oblige les employés à accumuler des dépenses commerciales annuelles telles que l'hébergement, les repas, les déplacements, etc. Les entreprises ont mis en place différents systèmes pour couvrir ces dépenses:
- Cartes de crédit d'entreprise: certaines entreprises émettent des cartes de crédit à leurs employés. Cela leur permet de payer immédiatement les dépenses professionnelles pendant leur travail sans encourir aucune dépense de leur propre chef. Couverture complète ou partielle des dépenses: alors que certaines entreprises couvrent intégralement les dépenses des employés, certaines entreprises n'offrent des indemnités journalières que pour des dépenses partielles, en particulier pour des choses comme l'hébergement, la nourriture et les voyages. Montants fixes: de nombreuses sociétés offrent à leurs employés un taux quotidien fixe spécifique. Les employés sont censés couvrir tout ou partie de leurs coûts avec ce per diem.
L'indemnité journalière fait également référence à la structure de l'indemnisation perçue par certains travailleurs. Les travailleurs per diem reçoivent leur salaire à la journée ou en fonction de la quantité de travail effectuée. Ces types de travailleurs sont généralement sous contrat temporaire ou à court terme, contrairement aux emplois à temps plein. Les travailleurs de la santé et les enseignants suppléants sont des exemples de travailleurs sur le calendrier de paiement journalier.
Considérations particulières
Les indemnités journalières pour la plupart des employés du gouvernement fédéral sont fixées par la US General Services Administration (GSA). Les entreprises ayant une politique de paiement journalier pour les dépenses d'entreprise utilisent ce taux journalier fédéral comme ligne directrice. Les tarifs standard pour les voyages nationaux et internationaux entrent en vigueur le 1er octobre de chaque année. Bien que les tarifs fixés par le gouvernement américain soient basés sur le coût de la vie dans la ville d'une entreprise, il peut fixer ses tarifs à un niveau supérieur ou inférieur au tarif standard.
Les indemnités journalières supérieures au taux standard exigent que l'employé paie de l'impôt sur le montant excédentaire. Le paiement excédentaire est inclus dans la case 12 du formulaire W-2. Le défaut de déposer un rapport de dépenses d'entreprise auprès de l'employeur dans les 60 jours entraîne généralement un paiement d'impôt sur le décaissement journalier complet.
Les employés sont tenus de payer des impôts sur tout montant supérieur au taux journalier standard.
Les indemnités journalières ne font pas partie du salaire d'un employé si le paiement est égal ou inférieur au taux journalier fédéral et que l'employé remet un rapport de dépenses d'entreprise à son employeur. Les paiements sont généralement comptés comme un revenu non imposable pour les employés et figurent séparément du revenu imposable sur le formulaire W-2. Le rapport des dépenses d'entreprise doit être soumis à l'employeur dans les 60 jours suivant la fin du voyage et doit détailler le but du voyage, la date et le lieu, ainsi que les reçus pour les dépenses couvertes.
Indemnités journalières pour les travailleurs indépendants
Les travailleurs indépendants peuvent uniquement utiliser un tarif journalier pour le coût des repas. Comme les autres employés, les travailleurs indépendants doivent tenir un registre des notes de frais indiquant la date, le lieu et le but du voyage d'affaires. La conservation des reçus peut également être exigée, bien que dans les cas où ils ne le sont pas, c'est toujours une bonne idée de les conserver.
Types de paiements quotidiens
Les entreprises gèrent différemment les indemnités journalières. Comme indiqué ci-dessus, ils peuvent émettre des cartes de crédit, couvrir des dépenses totales ou partielles, offrir des tarifs fixes ou exiger que les employés couvrent leurs dépenses de leur poche pour un remboursement ultérieur.
Les indemnités journalières peuvent couvrir les dépenses d'entreprise en totalité ou en partie. Les entreprises peuvent utiliser un tarif journalier pour l'hébergement et les repas, ou un tarif journalier pour couvrir uniquement les repas. Une indemnité journalière partielle, par exemple, peut totaliser 100 $ pour couvrir uniquement les repas, tandis que les frais d'hébergement et les faux frais sont payés de leur poche. Certaines entreprises effectuent des paiements journaliers en émettant des chèques à l'employé pour indiquer qu'il est distinct du revenu de l'employé.
Tarifs fixes
Une entreprise qui applique une méthode d'indemnité journalière fixe pour les dépenses d'entreprise paie généralement à l'employé un montant fixe par jour. Par exemple, un paiement journalier pour un consultant en technologie de l'information (TI) travaillant pour la semaine dans une autre ville pourrait être de 200 $ par jour - 100 $ pour l'hébergement, 50 $ pour la nourriture et 50 $ pour les frais accessoires.
Les dépenses accessoires sont des coûts qui ne sont pas spécifiquement identifiés mais qui sont déterminés à la discrétion des employés. Les frais accessoires peuvent inclure les frais de transport, de blanchisserie, d'Internet, du service en chambre, des pourboires pour les serveurs, etc. Si un employé utilise sa voiture personnelle lors d'un voyage d'affaires, il sera remboursé selon le taux de remboursement du kilométrage de l'Internal Revenue Service (IRS), un taux facultatif utilisé pour calculer les coûts déductibles de l'utilisation d'un véhicule à des fins professionnelles.
Frais remboursables
Dans les cas où les employés sont tenus de payer leurs dépenses à l'avance et par eux-mêmes, les entreprises leur demandent généralement de soumettre des demandes de remboursement. Si les demandes d'indemnisation sont remboursées pour les menues dépenses, les entreprises remboursent à leurs employés les dépenses d'entreprise. Cette méthode prend beaucoup plus de temps, car elle oblige le personnel à examiner les demandes et les reçus, à approuver ou à refuser les demandes de remboursement et à effectuer des paiements aux employés.
Avantages des paiements quotidiens
Les entreprises qui utilisent des paiements quotidiens et / ou des cartes de crédit d’entreprise permettent aux employés de gagner du temps et de se débarrasser de leurs reçus. Si le paiement a été couvert par l'indemnité journalière et que le coût est inférieur au montant de l'indemnité journalière, le paiement est approuvé sans avoir besoin de documentation. Si le coût des repas alloué à l'employé est de 100 $ par jour, tout montant dépensé égal ou inférieur à 100 $ pour la nourriture par jour n'a pas besoin de reçus d'entreprise. Cependant, l'employé dépense plus que ce montant en nourriture, les reçus devront être déposés auprès de son service des ressources humaines (RH).
Qu'arrive-t-il à tout excédent d'argent? Les employés peuvent conserver l'argent non dépensé. Cela pourrait servir d'incitation aux dépenses d'épargne de la part des employés qui aiment économiser de l'argent.
