Qu'est-ce que la petite caisse?
Un fonds de petite caisse est une petite somme d'argent en caisse pour payer des dépenses mineures, telles que des fournitures de bureau ou des remboursements. Un fonds de petite caisse fera l'objet de rapprochements périodiques, les transactions étant également enregistrées dans les états financiers. Il pourrait y avoir un fonds de petite caisse, qui peut être un tiroir ou une boîte, dans chaque département pour les grandes sociétés.
Points clés à retenir
- La petite caisse ou la petite caisse est une petite somme en caisse utilisée pour payer les dépenses trop petites pour mériter la rédaction d'un chèque.Il peut y avoir un tiroir ou une boîte de petite caisse dans chaque département pour les grandes sociétés.Un fonds de petite caisse peut être utilisé pour les fournitures de bureau, les cartes pour les clients, les fleurs, le paiement d'un déjeuner traiteur pour les employés ou le remboursement des dépenses des employés.
Comprendre la petite caisse
Les transactions de petite caisse sont pratiques pour les petites transactions pour lesquelles l'émission d'un chèque est déraisonnable ou inacceptable. Le petit montant d'argent qu'une entreprise considère comme petite va varier, de nombreuses entreprises gardant entre 50 $ et 200 $ comme fonds de petite caisse. Exemples de transactions pour lesquelles une petite caisse est utilisée:
- Fournitures de bureauCartes pour les clientsFleursPayer pour un déjeuner avec traiteur pour un petit groupe d'employésRembourser un employé pour de petites dépenses liées au travail
Des dépositaires de fonds de petite caisse sont nommés pour superviser le fonds. Les fonctions de garde comprennent généralement l'application des règles et règlements relatifs à la petite caisse, la demande de réapprovisionnement et la distribution de fonds.
Considérations particulières
Le fonds de petite caisse est rapproché périodiquement pour vérifier que le solde du fonds est correct. En règle générale, comme le solde de la petite caisse atteint un niveau prédéfini, le dépositaire demande de l'argent supplémentaire au caissier. À ce moment, le total de tous les reçus est calculé pour s'assurer qu'il correspond aux fonds déboursés du tiroir-caisse. Si de nouveaux fonds sont nécessaires, le caissier fait un nouveau chèque pour financer le tiroir-caisse et prend, en échange, les reçus des achats qui ont épuisé l'argent.
Le processus de rapprochement garantit que le solde restant du fonds est égal à la différence entre le solde d'origine moins les frais détaillés sur les reçus et les factures. Si le solde restant est inférieur à ce qu'il devrait être, il y a pénurie. Si le solde restant est supérieur à ce qu'il devrait être, il y a un excédent. Bien qu'il puisse y avoir des écarts mineurs, en cas de déséquilibre, la source de l'écart doit être identifiée et corrigée.
L'Internal Revenue Service (IRS) recommande de classer les bordereaux de petite caisse et de les joindre aux reçus pour enregistrer et documenter les dépenses de petite caisse.
Exigences pour la petite caisse
L'utilisation d'un fonds de petite caisse contourne certains contrôles internes. La disponibilité de la petite caisse ne signifie pas qu'elle peut être consultée à n'importe quelle fin et par n'importe qui. De nombreuses sociétés utilisent des contrôles internes stricts pour gérer le fonds. Souvent, des personnes limitées sont autorisées à approuver les décaissements et ne peuvent le faire que pour les dépenses liées aux activités ou opérations légitimes de l'entreprise.
Une petite caissière pourrait être chargée d'émettre le chèque pour financer le tiroir-caisse et effectuer les écritures comptables appropriées. Le dépositaire de la petite caisse est chargé de distribuer l'argent et de collecter les reçus pour tous les achats ou toute utilisation des fonds. À mesure que le total de la petite caisse diminue, les recettes devraient augmenter et correspondre au montant total retiré.
En ayant un caissier de petite caisse et un dépositaire de petite caisse, le double processus contribue à assurer la sécurité des fonds et à garantir que seules les personnes autorisées y ont accès.
Enregistrement de la petite caisse
Lorsqu'un fonds de petite caisse est utilisé, les transactions de petite caisse sont toujours enregistrées dans les états financiers. Aucune écriture comptable n'est effectuée lorsque les achats sont effectués à l'aide de la petite caisse, c'est uniquement lorsque le dépositaire a besoin de plus de liquidités - et en échange des reçus, reçoit de nouveaux fonds - que les écritures comptables sont enregistrées. L'entrée de journal pour donner plus de liquidités au dépositaire est un débit à la petite caisse et un crédit à la trésorerie.
En cas de pénurie ou d'excédent, une entrée de ligne de journal est enregistrée dans un compte excédentaire / court. Si la petite caisse est terminée, un crédit est saisi pour représenter un gain. Si la petite caisse est à court, un débit est inscrit pour représenter une perte. Le compte excédentaire ou à court terme est utilisé pour forcer l'équilibre du fonds lors du rapprochement.
