Qu'est-ce qu'une demande de proposition (DP)?
Une demande de proposition (DP) est un document commercial qui annonce et fournit des détails sur un projet, ainsi que des demandes de soumissions d'entrepreneurs qui aideront à mener à bien le projet. La plupart des organisations préfèrent utiliser les appels d'offres et, dans de nombreux cas, les gouvernements utilisent uniquement les demandes de propositions. Une demande de proposition pour un programme spécifique peut exiger de la société qu'elle examine les offres afin d'examiner leur faisabilité, la santé de la société soumissionnaire et la capacité du soumissionnaire à faire ce qui est proposé.
Points clés à retenir
- Une demande de proposition est une annonce de financement de projet publiée par une organisation pour laquelle les entreprises soumettent des offres. La DP décrit le processus d'appel d'offres et les conditions du contrat et guide la façon dont la soumission doit être formatée. Les RFP permettent à la société requérante d'obtenir plusieurs soumissionnaires.
Comprendre les demandes de proposition (DP)
Les DP décrivent le processus d'appel d'offres et les conditions du contrat, et fournissent des conseils sur la façon dont les offres doivent être formatées et présentées. Ils sont généralement réservés aux projets complexes. Ces demandes précisent la nature du projet et les critères d'évaluation indiquant comment les propositions sont notées. Les demandes peuvent comprendre un énoncé des travaux, décrivant les tâches à exécuter par le soumissionnaire retenu et un calendrier pour fournir le travail terminé. Ils contiennent également des informations sur l'organisme émetteur et son secteur d'activité.
Les DP guident également les soumissionnaires sur la façon de préparer les propositions. Ils peuvent indiquer des instructions sur les informations que le soumissionnaire doit inclure et le format souhaité.
La proposition ne doit pas être trop détaillée car elle peut entraver la créativité de l'entrepreneur, et elle ne doit pas être si vague que l'entrepreneur reste perplexe.
La majorité des DP sont soumises par des organismes gouvernementaux et d'autres intervenants du secteur public. Ils sont généralement tenus d'ouvrir la concurrence entre les entreprises privées pour rendre le processus équitable. Pour maintenir les coûts à un niveau bas, ces agences veulent s'assurer qu'elles obtiennent l'offre la plus basse et la plus compétitive.
La raison pour laquelle une organisation peut publier un appel d'offres est d'obtenir plusieurs offres. L'organisation candidate peut bénéficier de plusieurs soumissionnaires et perspectives. Par exemple, une entreprise qui souhaite faire passer son processus de rapport d'un système papier à un système informatique peut soumettre une demande de proposition pour le matériel, les logiciels et la formation des utilisateurs afin d'établir et d'intégrer le nouveau système dans l'entreprise.
Exigences pour une demande de proposition
Les agences gouvernementales ou d'autres entités peuvent être tenues de lancer des appels d'offres pour fournir une concurrence complète et ouverte afin de réduire le coût d'une solution. L'acceptation d'une proposition qui répond le mieux aux spécifications ne signifie pas toujours l'offre la moins chère.
La création habile d'une demande de proposition peut dicter le succès ou l'échec de la solution résultante. Si les exigences spécifiées sont trop vagues, le soumissionnaire peut ne pas concevoir et mettre en œuvre une solution complète pour le problème. Si les exigences sont trop détaillées et restrictives, la créativité et l'innovation des soumissionnaires peuvent être limitées.
Le processus de demande de propositions commence par la rédaction d'une demande de proposition. Les soumissionnaires examinent la demande de soumissions et soumettent des suggestions d'amélioration. Après la mise en œuvre de la rétroaction, la demande de proposition finale est émise. Les soumissionnaires soumettent ensuite leurs propositions. Le client sélectionne un petit groupe de soumissionnaires et entame des négociations sur les prix et les détails techniques. Le client peut demander aux soumissionnaires restants de soumettre une meilleure et dernière offre avant d'attribuer un contrat. Le contrat est présenté à l'entreprise fournissant la meilleure solution au problème.
Exemple de demande de proposition
Supposons, par exemple, que la Federal Railroad Administration émette une demande de propositions pour financer, concevoir, construire, exploiter et entretenir un système ferroviaire à grande vitesse. Les parties intéressées soumettent des propositions répondant aux exigences décrites dans le document. Sur la base des propositions reçues avant la date limite, le ministère des Transports établit des commissions pour un examen plus approfondi et l'élaboration des propositions. Le DOT choisit la proposition qui englobe le plus ses objectifs et engage l'entreprise pour réaliser les travaux.
