De nombreuses entreprises offrent une certaine forme de régime de retraite qualifié et, ce faisant, elles relèvent des directives de gouvernance de la Loi sur la sécurité du revenu de retraite des employés de 1974 (ERISA). ERISA établit des lignes directrices et des normes minimales conçues pour protéger les employés des entreprises du secteur privé qui participent à des régimes de retraite et de prévoyance. Les entreprises qui administrent un régime de retraite qualifié qui ne sont pas pleinement conformes à ERISA pourraient être passibles de pénalités coûteuses.
Si votre plan de retraite des employés fournit un revenu de retraite futur ou permet aux employés de reporter leurs gains pour la retraite, il s'agit d'un plan ERISA. En tant qu'employeur qui fournit ces avantages du régime ERISA, vous êtes également considéré par ERISA comme un fiduciaire nommé qui assume la responsabilité de l'administration de ces régimes et, de même, la responsabilité si vos régimes ne sont pas conformes aux directives et normes établies par ERISA.
Se conformer à ERISA
Le respect des exigences de conformité ERISA ne doit pas être trop contraignant. Bien qu'il y ait beaucoup d'exigences, un bon administrateur tiers (TPA) peut assumer une grande partie de la charge. De nombreuses exigences sont dictées par le calendrier et nécessitent le dépôt de formulaires dans des délais spécifiques. Ces dates limites forment une liste de contrôle qui peut être gérée par un TPA ou un membre du personnel des ressources humaines. D'autres exigences doivent être remplies au cas par cas selon les circonstances.
Liste de contrôle du calendrier ERISA
L'administration des plans 401 (k) implique l'exécution de certaines tâches de conformité ERISA selon un calendrier annuel. Ce sont les tâches les plus courantes qui devraient faire partie des listes de contrôle de la plupart des entreprises.
Premier trimestre de l'année du régime: fournir des relevés des avantages du quatrième trimestre aux participants au régime au plus tard 45 jours après la fin du trimestre. Effectuez les cotisations de l'employeur de l'année précédente pour qu'une déduction fiscale compte pour l'année précédente.
Deuxième trimestre: fournir des relevés des avantages du premier trimestre aux participants au régime. Distribuer les reports excédentaires effectués en 2015 au-dessus de la limite IRC Section 402 (g). Pour les participants au régime qui atteignent l'âge de 70 ans et demi au cours de l'année précédente, distribuez les distributions minimales requises (RMD) de première année.
Troisième trimestre: fournir des relevés des avantages du deuxième trimestre. Déposer le formulaire 5500 pour l'année précédente ou déposer le formulaire 5558 pour une extension de 2, 5 mois. Si le document de plan a été modifié au cours de l'année précédente, distribuez une nouvelle description sommaire du plan aux participants au plan. Distribuez un rapport annuel sommaire pour l'année précédente aux participants au régime.
Quatrième trimestre: fournir des relevés des avantages du troisième trimestre. Envoyez les avis applicables aux participants, y compris les versements ou les modifications d'un plan 401 (k) Safe Harbor, l'alternative d'investissement qualifiée par défaut (QDIA) ou l'inscription automatique. Corrigez tous les échecs du test ADP / ACP et payez une taxe d'accise de 10%.
Exigences ERISA en cours
Certaines exigences ERISA sont en cours dans le cadre de l'administration du plan ou déclenchées par des événements.
Adhésion au document de plan: Assurez-vous que la direction du plan adhère continuellement aux termes du document de plan. L'IRS considère que tout manquement à suivre strictement les termes du document de plan est un défaut opérationnel qui, s'il n'est pas corrigé, peut entraîner la disqualification du plan.
Divulgation annuelle des frais de participation: Tous les employés admissibles au régime, les employés licenciés et les bénéficiaires avec un solde de compte doivent recevoir une divulgation des frais de participation tous les 12 mois.
Avis de modification du plan: les participants doivent être informés de toute modification du plan 30 à 90 jours avant la date d'entrée en vigueur de la modification.
Possibilité de s'inscrire: Tous les employés qui ont satisfait aux exigences d'âge et de service du plan doivent avoir la possibilité de s'inscrire. Ils devraient recevoir tous les formulaires et instructions nécessaires ainsi qu'une description sommaire du plan et tout avis de participant applicable.
Conformité des prêts: Assurez-vous que les prêts en cours sont remboursés conformément aux conditions de la politique du régime et au billet à ordre des emprunteurs.
Dépôts en temps opportun: Assurez-vous que les reports des employés et les paiements de prêt sont déposés à temps, généralement en même temps que les dépôts de charges sociales.
Effectuer un ménage trimestriel: encaisser les petits soldes des comptes des employés licenciés. Traitez les défauts de paiement et utilisez toute déchéance non allouée.
Bien que la plupart de ces exigences puissent être gérées par un APT, le promoteur du régime employeur a l'obligation fiduciaire de s'assurer qu'elles sont respectées et exécutées correctement.
