Qu'est-ce qu'un livre de caisse?
Un livre de caisse est un journal financier qui contient toutes les entrées et sorties de fonds, y compris les dépôts et retraits bancaires. Les écritures du livre de caisse sont ensuite enregistrées dans le grand livre.
Points clés à retenir
- Un livre de caisse est une filiale du grand livre général dans lequel toutes les transactions de trésorerie au cours d'une période sont enregistrées.Le livre de caisse est enregistré par ordre chronologique, et le solde est mis à jour et vérifié de manière continue.Il existe trois types courants de livres de caisse: colonne simple, double colonne et triple colonne.
Livre de caisse
Comment un livre de caisse est utilisé
Un livre de caisse est constitué en tant que filiale du grand livre général dans lequel toutes les transactions en espèces effectuées au cours d'une période comptable sont enregistrées par ordre chronologique. Les grandes organisations divisent généralement le livre de caisse en deux parties: le journal des décaissements qui enregistre tous les paiements en espèces et le journal des recettes en espèces, qui enregistre tout l'argent reçu dans l'entreprise.
Le journal des décaissements inclurait des éléments tels que les paiements effectués aux fournisseurs pour réduire les créditeurs, et le journal des encaissements inclurait des éléments tels que les paiements effectués par les clients sur les débiteurs en cours ou les ventes en espèces.
Livre de caisse vs compte de caisse
Un livre de caisse et un compte de caisse diffèrent de plusieurs façons. Un livre de caisse est un grand livre distinct dans lequel les transactions en espèces sont enregistrées, tandis qu'un compte de caisse est un compte dans un grand livre général. Un livre de caisse sert à la fois au journal et au grand livre, tandis qu'un compte de caisse est structuré comme un grand livre. Des détails ou des explications sur la source ou l'utilisation des fonds sont requis dans un livre de caisse mais pas dans un compte de caisse.
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles une entreprise peut enregistrer des transactions à l'aide d'un livre de caisse au lieu d'un compte de caisse. Les soldes de trésorerie quotidiens sont faciles à consulter et à déterminer. Les erreurs peuvent être détectées facilement grâce à la vérification et les entrées sont tenues à jour car le solde est vérifié quotidiennement. Dans le cas des comptes de caisse, les soldes sont généralement rapprochés à la fin du mois après l'émission du relevé bancaire mensuel.
Enregistrement dans un livre de caisse
Toutes les transactions dans le livre de caisse ont deux faces: débit et crédit. Tous les encaissements sont enregistrés sur le côté gauche comme débit et tous les paiements en espèces sont enregistrés par date sur le côté droit comme crédit. La différence entre les côtés gauche et droit montre le solde de trésorerie disponible, qui devrait être un solde débiteur net si le flux de trésorerie est positif.
Le livre de caisse est organisé en colonnes. Il existe trois versions courantes du livre de caisse: une colonne, une double colonne et une triple colonne. Le livre de caisse à une colonne ne montre que les reçus et les paiements en espèces. Le livre de caisse à double colonne affiche les encaissements et les paiements ainsi que les détails des transactions bancaires. Le livre de caisse à trois colonnes affiche tout ce qui précède ainsi que des informations sur les remises d'achat ou de vente.
Un livre de caisse à colonne unique typique aura les en-têtes de colonne: date, description, référence (ou numéro de folio) et montant. Ces en-têtes sont présents à la fois sur le côté gauche montrant les reçus et sur le côté droit montrant les paiements. La colonne date est la date de la transaction.
Parce que le livre de caisse est mis à jour en permanence, il sera dans l'ordre chronologique de la transaction. Dans la colonne de description, le comptable écrit une courte description ou narration de la transaction. Dans la colonne du folio de référence ou du grand livre, le comptable saisit le numéro de compte du compte général associé. Le montant de la transaction est enregistré dans la dernière colonne.
