Journaux généraux et grands livres: un aperçu
Lorsqu'il s'agit de suivre les finances d'une entreprise, un système à double entrée qui utilise à la fois un grand livre et un journal général est sans doute la meilleure méthode pour suivre les statistiques globales et maintenir le bon fonctionnement et la rentabilité des opérations. Mais pour vraiment comprendre comment fonctionne le système d'enregistrement comptable à double entrée, il faut d'abord apprécier les différentes fonctions associées aux deux éléments clés: les grands livres et les journaux généraux.
Points clés à retenir
- Un journal général fait référence à un livre d'écriture d'origine dans lequel les comptables et les teneurs de livres enregistrent les transactions commerciales, dans l'ordre, en fonction de la date à laquelle les événements se produisent.Le grand livre général suit cinq éléments comptables importants: les actifs, les passifs, le capital du propriétaire, les revenus et les dépenses. Les progrès technologiques ont fait en sorte que la plupart des gens n'ont pas besoin de tenir chaque livre de comptes séparément.
Journaux généraux
En termes simples, un journal général se réfère à un livre d'écriture d'origine dans lequel les comptables et les teneurs de livres enregistrent les transactions commerciales, dans l'ordre, en fonction de la date à laquelle les événements se produisent. Un journal général est le premier endroit où les données sont enregistrées, et chaque page de l'article comporte des colonnes de séparation pour les dates, les numéros de série, ainsi que les enregistrements de débit ou de crédit. Certaines organisations tiennent des journaux spécialisés, tels que des journaux d'achat ou des journaux de vente, qui n'enregistrent que des types spécifiques de transactions.
Malgré les progrès de la technologie logicielle, il sera toujours nécessaire d'enregistrer les transactions non courantes dans des revues générales, telles que les ventes d'actifs, les créances irrécouvrables et l'amortissement.
Une fois qu'une transaction est enregistrée dans un journal général, les montants sont ensuite enregistrés dans les comptes appropriés, tels que les comptes débiteurs, l'équipement et les transactions en espèces.
Grand livre général
Un grand livre général est un livre ou un fichier que les comptables utilisent pour enregistrer tous les comptes pertinents. Le grand livre général suit cinq éléments comptables importants: les actifs, les passifs, le capital du propriétaire, les revenus et les dépenses. Chaque compte est un tableau en forme de T à deux colonnes. Le comptable place généralement le titre du compte en haut du "T" et enregistre les entrées de débit sur le côté gauche et les entrées de crédit sur la droite. Le grand livre général affiche parfois des colonnes supplémentaires pour des détails tels que la description de la transaction, la date et le numéro de série. Les transactions des journaux généraux sont enregistrées dans les comptes du grand livre général, puis les soldes sont calculés et transférés du grand livre général vers une balance de vérification.
Considérations particulières
Aujourd'hui, la plupart des organisations utilisent des logiciels pour enregistrer les transactions dans les grands livres et les journaux généraux, ce qui a considérablement rationalisé ces activités de base de tenue de registres. En fait, la plupart des logiciels de comptabilité disposent d'un référentiel central dans lequel vous pouvez consigner les écritures et les écritures de journal. Les progrès technologiques, cependant, rendent l'enregistrement des transactions plus facile et moins fastidieux, et vous n'avez pas besoin de tenir à jour chaque livre de comptes séparément. La personne qui entre des données dans n'importe quel module du logiciel de comptabilité ou de tenue de livres de votre entreprise peut même ne pas être au courant de ces référentiels. Dans bon nombre de ces applications logicielles, la personne chargée de la saisie des données n'a qu'à cliquer sur un menu déroulant pour saisir une transaction dans un grand livre ou un journal.
