Les employés nouvellement embauchés doivent remplir le formulaire I-9, Vérification de l'admissibilité à l'emploi, qui les oblige à fournir certains documents montrant leur identité et qu'ils sont légalement autorisés à travailler aux États-Unis.
Pour aider à prévenir l'afflux d'immigrants sans papiers, les employeurs aux États-Unis ne sont autorisés à employer que des travailleurs qui peuvent prouver leur identité et leur admissibilité à travailler dans le pays.
Un peu d'histoire
La loi sur la réforme et le contrôle de l'immigration a été promulguée en 1986 pour légaliser environ trois millions d'immigrants sans papiers tout en essayant de dissuader une future immigration sans papiers. Le formulaire I-9 a été créé pour obliger les travailleurs nouvellement embauchés à prouver leur admissibilité à travailler aux États-Unis.
À l'origine, 29 formulaires étaient acceptables pour établir l'identité d'un travailleur et son admissibilité à travailler aux États-Unis; en vertu d'une règle provisoire de 1998, ce nombre a été réduit à 14.
Sanctions à l'encontre des employeurs
Les employeurs qui ne respectent pas les règles d'achèvement et de conservation de l'I-9 peuvent être sévèrement pénalisés. Embaucher sciemment et continuer d'employer des travailleurs non autorisés peut entraîner des amendes allant de 375 $ à 16 000 $ par employé, selon la nature de l'infraction (par exemple, ne pas remplir le formulaire, participer à une fraude documentaire et si l'infraction est une première infraction ou une infraction subséquente)..) Les violations substantielles, comme le fait de ne pas produire de formulaire d'inspection par l'Immigration and Customs Enforcement (ICE), varient de 110 $ à 1 100 $.
En février 2015, une entreprise de recrutement de personnel temporaire a été frappée d'une amende de 227 000 $ pour avoir prétendu à tort qu'elle avait vérifié l'admissibilité au travail de 242 employés qu'elle avait embauchés. Malgré la signature du formulaire I-9 sous peine de parjure que les informations étaient correctes, la firme n'avait pas examiné les documents réels (seulement des photocopies).
Cependant, les violations techniques des exigences I-9 ne seront pas pénalisées immédiatement (les employeurs seront informés des violations et disposeront de 10 jours ouvrables pour corriger les erreurs). Les violations techniques comprennent:
- Défaut de l'employé de dater le formulaire au moment où l'emploi commence. Omission de fournir la date de début de l'emploi. Omission de dater la section employeur du formulaire dans les trois jours ouvrables suivant la date de début de l'emploi. Omission de fournir la date de réembauche un employé dans la section du formulaire utilisé pour la réembauche. Ne pas indiquer qu'un employé a moins de 18 ans.
Un employeur qui peut démontrer sa conformité de bonne foi a une défense réfutable contre toute sanction que le gouvernement tente d'imposer. Une fois cela fait, il appartient au gouvernement de prouver ensuite que l'employeur n'a pas agi de bonne foi.
Formulaire I-9 Idées fausses
Lorsque vous embauchez, licenciez ou recrutez quelqu'un, les employeurs ne peuvent pas considérer l'origine nationale et la citoyenneté ou le statut d'immigration; l'utilisation de ces informations dans les décisions en matière d'emploi est discriminatoire. Cela signifie qu'un employeur ne peut pas utiliser le formulaire I-9 comme condition préalable pour faire une offre d'emploi, car le simple fait de soupçonner qu'une personne peut être inadmissible et de s'abstenir en conséquence peut être discriminatoire. Le formulaire n'est rempli qu'une fois qu'une personne s'est vu offrir un emploi.
Le formulaire I-9 n'a pas été remplacé par E-Verify, une méthode en ligne pour déterminer rapidement l'admissibilité à travailler aux États-Unis. Remplir le formulaire I-9 pour chaque employé nouvellement embauché est toujours obligatoire, même si un employeur choisit volontairement d'utiliser E-Verify.
The Bottom Line
Être un employeur implique de nombreuses responsabilités envers le gouvernement. Remplir, conserver et produire correctement le formulaire I-9 sur demande est l'une de ces obligations.
