Table des matières
- Que sont les cartes de crédit aux entreprises?
- Utilisation de la carte de crédit professionnelle
- Assurer la responsabilité
- Décider qui reçoit une carte
- Définition des limites de carte de crédit
- Comment faire attention à l'utilisation
- Utilisation judicieuse de la carte de visite
- Avantages de la carte de crédit aux entreprises
- Inconvénients des cartes de crédit aux entreprises
Que sont les cartes de crédit aux entreprises?
Si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise, vous avez probablement reçu de nombreuses offres et demandes de carte de crédit pour petite entreprise. Ils peuvent être un moyen pratique d'augmenter le pouvoir d'achat de votre entreprise, permettant l'accès à une ligne de crédit renouvelable.
Les cartes de crédit pour petites entreprises offrent aux propriétaires d'entreprises un accès facile à une ligne de crédit renouvelable avec une limite de crédit établie afin d'effectuer des achats et de retirer de l'argent. Comme une carte de crédit à la consommation, une carte de crédit pour petite entreprise comporte des frais d'intérêt si le solde n'est pas remboursé en totalité à chaque cycle de facturation. Vous pouvez peut-être obtenir une carte de crédit auprès de votre banque, ou vous pouvez comparer les conditions et les caractéristiques des cartes - et postuler en ligne - via notre outil de carte de crédit.
Une carte de crédit professionnelle peut être un moyen pratique d'accéder rapidement au financement pour des besoins à court terme et peut augmenter le pouvoir d'achat de votre entreprise. Ils sont souvent commercialisés comme une alternative intéressante à une ligne de crédit traditionnelle. Comme toute source de financement, une carte de crédit professionnelle a un coût et doit être gérée avec soin.
Utilisation d'une carte de crédit professionnelle
Sans un bon système en place, il peut être difficile de suivre - et de contrôler - les dépenses par carte de crédit, ce qui affecte finalement votre résultat net. Certaines stratégies peuvent être utilisées pour garantir de bonnes pratiques en matière de cartes de crédit.
Assurer la responsabilité
«L'étape la plus importante qu'une petite entreprise peut prendre pour s'assurer que les cartes de crédit sont utilisées efficacement est de mettre en place un système de responsabilité à l'abri des bombes», explique John Burton, partenaire fondateur de Moonshadow Leadership Solutions à Bryson City, NC «Cela pourrait signifier tout de la pré-approbation de toutes les dépenses par carte de crédit à l'exigence rigoureuse des reçus, en passant par les cartes de crédit de ceux qui ne rapportent pas complètement et à temps les reçus », explique Burton. Avoir un système en place avant l'arrivée de la première carte de crédit et, selon Burton, être cohérent, rigoureux et juste, et ne tolérer aucune exception.
Décider qui reçoit une carte
Burton reconnaît les défis que les employeurs peuvent rencontrer pour décider qui obtiendra une carte de crédit. «J'ai vu des entreprises qui ont perdu le contrôle des dépenses par carte de crédit en émettant trop de cartes à trop de gens et en pensant que tous les officiers et voyageurs importants avaient besoin de la commodité d'une carte de crédit d'entreprise», explique Burton. Bien que donner à tout le monde une carte de crédit puisse sembler être la bonne chose ou la chose facile à faire, cela peut conduire à un "système dysfonctionnel et coûteux, et à un grave manque de contrôle et de responsabilité", explique-t-il.
Utilisez des alternatives et établissez des règles. "De nombreuses entreprises, en particulier avec des vendeurs, remboursent les dépenses de l'entreprise sur les cartes de crédit personnelles avec une excellente responsabilité - c'est-à-dire, pas de reçu, pas de remboursement", explique Burton. Il est cependant utile d'avoir des règles claires concernant qui obtient une carte, que ce soit en fonction de l'ancienneté, du poste ou de tout autre facteur. Cela peut aider à éviter la confusion et à atténuer les mauvais sentiments des employés qui souhaitent une carte mais ne sont pas éligibles.
Définition des limites de carte de crédit
Chaque entreprise doit avoir des politiques claires sur les dépenses, y compris les dépenses qui peuvent être inscrites sur les cartes, le montant que les employés peuvent dépenser et la fréquence à laquelle ils peuvent utiliser leurs cartes. Il est important de mettre la politique par écrit et de faire lire et signer par chaque employé à qui une carte a été délivrée. Après cela, donnez à chaque titulaire de carte une copie à utiliser comme référence.
Selon la carte de visite, vous pouvez définir des restrictions qui limitent les transactions à un certain montant, à une catégorie de dépenses et même à certains jours et heures. Avec certaines cartes, vous pouvez configurer des restrictions individuelles pour chaque employé. Par exemple, vous pouvez limiter un employé à 50 $ par jour n'importe quel jour de la semaine pour les achats d'essence, tandis que vous en limitez un autre à 100 $ pour l'essence et 50 $ pour les repas chaque jour, mais uniquement les jours ouvrables.
Comment faire attention à l'utilisation
De nombreuses cartes de crédit professionnelles vous permettent de configurer des alertes d'activité qui arrivent sous forme de SMS ou d'e-mails. Les alertes peuvent être configurées pour vous avertir chaque fois qu'une transaction a lieu, ou uniquement si un employé utilise (ou essaie d'utiliser) une carte d'une manière non approuvée. Vous pouvez également profiter des services bancaires en ligne et / ou mobiles pour consulter l'activité du compte à la minute près. Votre service comptable doit examiner chaque relevé pour vous assurer que chaque élément de ligne est une charge que vous avez autorisée.
Utilisation judicieuse de la carte de visite
Bien que les cartes de crédit soient faciles à utiliser, elles ne sont pas toujours le meilleur choix, en particulier pour les dépenses importantes qui ne peuvent pas être payées en totalité avant que les intérêts n'interviennent. Même s'il faut un effort supplémentaire pour obtenir un prêt auprès d'une banque ou d'autres prêts institution, il est souvent judicieux sur le plan financier de le faire, car le taux d’intérêt sur les cartes de crédit est généralement beaucoup plus élevé que Il est également possible qu'un achat important - ou quelques dépenses importantes - puisse maximiser votre carte de crédit et vous laisser sans aucune source de financement.
Avantages de la carte de crédit aux entreprises
En plus de fournir les flux de trésorerie nécessaires pour aider à maintenir et à développer votre entreprise, les cartes de crédit peuvent offrir les avantages suivants:
- Qualification plus facile: il peut être plus facile pour les propriétaires d'entreprise qui n'ont pas d'antécédents de crédit bien établis de se qualifier pour une ligne de crédit renouvelable avec une carte de crédit, plutôt qu'une ligne de crédit ou un prêt bancaire traditionnel. Commodité: Les cartes de crédit sont le summum de la commodité du financement. Les propriétaires d'entreprise peuvent accéder rapidement aux fonds pour les achats ou les retraits d'espèces, beaucoup plus facilement que d'avoir à trouver de l'argent et / ou à utiliser un chéquier. Coussin financier: Une carte de crédit peut fournir aux propriétaires d'entreprise un "coussin" financier indispensable lorsque les comptes débiteurs sont en retard ou que les ventes sont lentes et que l'entreprise manque de liquidités. Facilité en ligne: De plus en plus, les propriétaires d'entreprise font des achats et font des affaires en ligne avec des vendeurs, des entrepreneurs et des fournisseurs. L'utilisation d'une carte de crédit facilite les transactions en ligne. Aide à la comptabilité financière: en plus de recevoir un relevé mensuel, la plupart des cartes fournissent aux titulaires de cartes de visite de petite taille des outils de tenue de dossiers en ligne pour gérer leurs comptes, y compris un résumé de compte de fin d'année, qui peut aider un comptable à suivre, classer et gérer les dépenses. Il peut simplifier la comptabilité, aider lors de l'utilisation de professionnels externes pour naviguer dans un audit et payer des impôts, et fournir un moyen facile de surveiller les dépenses des employés. Récompenses et incitations: de nombreuses cartes offrent aux propriétaires d'entreprise des programmes de récompenses - y compris des miles aériens et des remises sur les achats - pour l'utilisation de la carte. Certains offrent également des incitations «cash back», remboursant aux titulaires de carte un pourcentage de leurs achats. Bref, il peut être payant de choisir avec soin. Un outil pour construire du crédit: Utiliser de manière responsable une carte de crédit pour petite entreprise - ce qui signifie payer la facture à temps, payer plus que le minimum dû et ne pas dépasser la limite de crédit (ce qui peut déclencher des frais de dépassement de limite) - peut être facile manière d'établir un rapport de crédit positif pour votre entreprise. Cela, à son tour, peut vous aider à être plus susceptible d'être admissible à un prêt ou à une ligne de crédit, et à un taux d'intérêt potentiellement plus bas, à l'avenir. Gardez à l'esprit que l'utilisation irresponsable d'une carte de crédit professionnelle peut toutefois endommager votre crédit.
Inconvénients des cartes de crédit aux entreprises
Avant de vous précipiter pour demander une carte de crédit professionnelle, il est important de considérer ces inconvénients potentiels:
