Le rapprochement est un processus de compte fondamental qui garantit que l'argent réellement dépensé correspond à l'argent sortant d'un compte à la fin d'un exercice. Ceci est particulièrement important pour les entreprises et les particuliers pour inspecter les activités frauduleuses et pour éviter les erreurs dans les états financiers.
À la fin de chaque mois et trimestre fiscal, c'est une bonne idée de rapprocher un compte. Lors de la réconciliation d'un compte, les entreprises et les particuliers prouvent que chaque transaction correspond au solde de compte final correct. En règle générale, il existe deux façons de rapprocher un compte: l'examen des documents et l'examen des analyses.
Examen de la documentation
L'examen de la documentation est un processus courant de rapprochement comptable. Ce processus examine le montant approprié pour chaque transaction et détermine si le montant du compte correspond au montant réel dépensé. Par exemple, supposons qu'une personne responsable conserve tous les reçus et aime s'assurer que l'argent dépensé va au bon endroit, mais remarque ensuite plusieurs nouveaux frais sur la facture de carte de crédit.
Ces frais sont minimes et ils les négligent en supposant que ce sont des frais de déjeuner. Ils inspectent ensuite la société qui débite la carte de crédit et se rendent compte qu'il n'y a aucun reçu de cette société. Cette personne appelle la société de carte de crédit pour contester cela et constate que les informations de carte de crédit sont compromises en raison d'un criminel qui a recueilli des informations auprès d'une entreprise. La société émettrice de la carte de crédit et l'entreprise leur remboursent les frais incorrects. Ce rapprochement de compte actif a permis à l'individu d'annuler la carte de crédit et de mettre fin à toute activité frauduleuse.
Examen analytique
La vérification des analyses est un autre processus courant que les particuliers ou les entreprises peuvent utiliser pour rapprocher un compte. Dans le cadre de ce processus, les entreprises estiment le montant réel qui devrait être dans les comptes en fonction des niveaux d'activité des comptes précédents. Ce processus est important pour les entreprises afin de vérifier les activités frauduleuses ou les erreurs de bilan.
Par exemple, la société d'investissement immobilier ABC achète environ cinq immeubles par exercice, en fonction des niveaux d'activité antérieurs. La société rapproche son compte chaque année pour vérifier d'éventuelles divergences. Cette année, il constate que le montant estimé de son solde de compte attendu est décalé d'un chiffre entier. Sur la base de l'activité et des achats antérieurs du compte, il estime que ses créditeurs devraient être de 5 millions de dollars. Le solde réel des créditeurs est de 48 millions de dollars pour l'exercice, ce qui constitue une différence importante dans ses soldes. Le comptable de la société ABC examine son bilan et constate que le comptable a inscrit un zéro supplémentaire à la fin de ses comptes à payer par accident. Le comptable ajuste les créditeurs à 4, 8 millions de dollars, ce qui correspond approximativement aux créditeurs estimatifs.
