Quelles sont les dépenses administratives?
Les dépenses administratives sont les dépenses qu'une organisation engage et qui ne sont pas directement liées à une fonction spécifique telle que la fabrication, la production ou les ventes. Ces dépenses sont liées à l'organisation dans son ensemble par opposition à un département ou à une unité commerciale. Les salaires des cadres supérieurs et les coûts associés aux services généraux tels que la comptabilité et les technologies de l'information (TI) sont des exemples de dépenses administratives. Ils ne sont généralement pas liés aux marges brutes.
Points clés à retenir
- Les dépenses administratives sont des coûts encourus par une entreprise qui ne sont pas directement liés à une fonction commerciale spécifique.Certains niveaux de dépenses administratives seront toujours engagés comme une partie nécessaire des opérations.Les dépenses administratives sont souvent les premières identifiées lors des compressions budgétaires car elles n'ont pas un impact direct sur la principale fonction commerciale d'une entreprise.
Comprendre les dépenses administratives
Au compte de résultat, les frais administratifs sont listés en dessous du coût des marchandises vendues et peuvent être présentés comme un agrégat avec d'autres dépenses telles que les frais généraux ou de vente. Les dépenses administratives sont nécessaires au fonctionnement de base d'une entité. Ces dépenses sont essentielles au succès d'une entreprise car elles sont engagées pour accroître l'efficacité ou se conformer aux lois et réglementations.
Une partie des frais d'administration sont généralement de nature fixe car ils sont engagés dans le cadre de la fondation des opérations commerciales. Ces dépenses existeraient quel que soit le niveau de production ou de ventes. Les autres frais administratifs sont semi-variables. Par exemple, un niveau minimum d'électricité sera toujours utilisé par une entreprise juste pour garder les lumières allumées et les machines nécessaires en marche. Au-delà de ce point, des mesures peuvent être prises pour réduire les coûts d'électricité.
Parce que les dépenses administratives peuvent être éliminées sans impact direct sur le produit vendu ou fabriqué, ce sont généralement les premières dépenses identifiées pour les coupes budgétaires. La direction est fortement motivée à maintenir de faibles dépenses administratives par rapport aux autres dépenses, car une organisation peut utiliser l'effet de levier plus efficacement avec des coûts administratifs plus faibles. Une entité peut utiliser le ratio ventes / administration pour évaluer la partie des produits des ventes attribuable à la couverture des frais administratifs.
Les frais d'administration qui sont raisonnables, ordinaires et nécessaires aux opérations commerciales peuvent être déduits de la déclaration de revenus des sociétés de l'entreprise. Ces dépenses doivent être déduites au cours de l'année où elles ont été engagées et doivent avoir été utilisées dans le cours normal des affaires.
Exemples de dépenses administratives
Les salaires et avantages sociaux de certains employés, tels que les services comptables et informatiques, sont considérés comme des dépenses administratives. La rémunération et les avantages sociaux des dirigeants sont également considérés comme des frais administratifs. Le loyer de l'immeuble, l'assurance, les abonnements, les services publics et les fournitures de bureau peuvent être classés comme des frais généraux ou administratifs.
Selon l'actif amorti, la dotation aux amortissements peut être classée en frais généraux, administratifs ou de vente. Les organisations peuvent également choisir d'inclure les frais de consultation et les frais juridiques comme frais administratifs. Les frais de recherche et développement ne sont pas considérés comme des frais administratifs.
Pour afficher l'intégralité des coûts associés à la gestion de certaines unités commerciales, une entreprise peut affecter ses dépenses administratives à chaque unité commerciale en fonction d'un pourcentage des revenus, des dépenses, de la superficie ou de toute autre mesure. En interne à l'entreprise, cela permet à la direction de prendre des décisions sur l'expansion ou la réduction des unités commerciales individuelles.
Par exemple, si la facture totale d'électricité de la société XYZ est de 4 000 $ par mois et que l'entreprise enregistre la facture d'électricité dans les dépenses administratives, elle peut répartir les coûts d'électricité entre les différents services en fonction de la superficie en pieds carrés. Supposons que l'installation de production est de 2 000 pieds carrés, la fabrication est de 1 500 pieds carrés, la comptabilité est de 500 pieds carrés et les ventes sont de 500 pieds carrés. La superficie totale est de 4 500 pieds carrés, de sorte que la facture d'électricité pourrait être allouée à chaque département comme suit: production 1777, 78 $ (2000/4500 * 4000 $), fabrication 1333, 33 $ (1500/4500 * 4000 $), et la comptabilité et les ventes reçoivent toutes deux 444, 44 $ (500/4500 * 4000 $).
