Un journal des décaissements est un registre tenu par les comptables internes de toutes les dépenses financières effectuées par une entreprise avant qu'elles ne soient enregistrées dans le grand livre général. Les journaux de décaissement ont un certain nombre de fonctions, telles que la source d'enregistrement des radiations fiscales et la catégorisation des autres dépenses. Ce journal fonctionne essentiellement comme un livre de chéquier à toutes fins pratiques.
Décomposer un journal des décaissements
Tous les achats effectués en espèces sont enregistrés dans le journal des décaissements. Les journaux de décaissement peuvent enregistrer différents types de dépenses en attribuant à chaque type de dépenses un code ou en enregistrant les différentes dépenses dans différentes colonnes. Ces journaux sont rapprochés (généralement mensuellement) avec les comptes du grand livre général, qui sont ensuite utilisés pour créer des états financiers pour les périodes comptables régulières. Les journaux sont conservés dans des logiciels de comptabilité et contiendront les informations de base suivantes: date du décaissement, numéro de chèque, type de transaction, montant, bénéficiaire et mémo.
Selon l'entreprise, des colonnes supplémentaires peuvent être nécessaires pour fournir des détails importants pour les entrées de décaissement. Par exemple, si une entreprise achète des fournitures en vrac, elle peut bénéficier d'une remise. Une colonne distincte pour le montant de la remise reçue serait utile. Le gestionnaire de journal doit être très attentif aux détails et au-dessus de chaque transaction pour tenir un journal approprié. Il est également recommandé de mettre en place des contrôles internes afin que les espèces ne soient pas détournées ou détournées. Ces contrôles internes pourraient prendre la forme de la vérification des montants décaissés importants ou du suivi des schémas de paiement pour détecter toute activité inhabituelle.
Au-delà de son utilisation pour les écritures du grand livre dans la préparation formelle des livres d'une entreprise, le journal des décaissements peut fournir des informations aux propriétaires dans leurs activités de gestion de la trésorerie - combien ont été consacrés à l'inventaire ce mois-ci, combien pour les salaires, combien pour les baux et le loyer, combien pour les services externes, etc. La revue devient une bonne ressource pour guider les futures décisions de décaissement.
