Les notes de débit sont une forme de preuve qu'une entreprise a créé une entrée de débit légitime en traitant avec une autre entreprise. Cela peut se produire lorsqu'un acheteur retourne des matériaux à un fournisseur et doit valider le montant remboursé. Dans ce cas, l'acheteur émet une note de débit reflétant la transaction comptable.
Une entreprise peut émettre une note de débit en réponse à une note de crédit reçue. Des erreurs (souvent des intérêts et frais) dans une facture de vente, d'achat ou de prêt peuvent inciter une entreprise à émettre une note de débit pour aider à corriger l'erreur.
Points clés à retenir
- Une note de débit est une transaction écrite qui indique qu'une entreprise a pris des mesures financières à la suite de la négociation avec une autre entreprise; la note correspond à une note de débit dans un journal comptable. Les transactions entre entreprises utilisent à la fois des notes de débit et de crédit; toutes les notes sont datées, comprennent un numéro de série, une description de la transaction, les détails du retour et les signatures des personnes concernées.Une facture sous-facturée qu'un fournisseur a ensuite cherché à corriger serait un exemple typique de note de débit; un magasin retournant des produits à son fournisseur et cherchant à se faire rembourser serait un autre exemple.
Notes de débit dans les transactions
Les notes de débit et les notes de crédit sont presque toujours impliquées dans les transactions interentreprises (B2B). Ils correspondent aux entrées de débit et de crédit dans les journaux comptables, qui servent en outre de preuve d'une transaction commerciale antérieure. Ils peuvent également être appelés notes de débit.
Les notes de débit contiennent généralement toutes les mêmes informations générales: la date de la note, un numéro de série, une brève description de la transaction commerciale antérieure, les détails des articles retournés (y compris les taxes de vente et une référence à la facture) et les signatures de l'entreprise appropriée les autorités.
Vous êtes le plus susceptible d'entendre parler d'une note de débit suite à une facture sous-facturée. Supposons qu'un fournisseur expédie pour 10 000 $ de matériaux à un client, mais qu'il n'envoie qu'une facture de 9 500 $. Après avoir réalisé son erreur, le fournisseur pourrait soumettre une note de débit à son client pour la différence de 500 $ pour résoudre le problème et apporter les ajustements appropriés à ses registres comptables.
Les notes de débit, les notes de débit, les reçus de débit et les factures sont tous de nature similaire et sont tous des documents légitimes démontrant les transactions financières entre entreprises; cependant, le terme «reçu de débit» est rarement, voire jamais, utilisé dans les transactions B2B.
Reçus de débit
Il existe une certaine ambiguïté entre les termes «note de débit» et «reçu de débit». Parfois, un reçu de débit est utilisé de manière interchangeable avec une note de débit - à d'autres moments, les reçus de débit sont uniquement destinés à décrire des documents écrits prouvant qu'un client doit de l'argent à une entreprise. Il est rare de voir le terme reçu de débit utilisé pour les transactions B2B.
Factures
Une note de débit ou un reçu de débit est très similaire à une facture. La principale différence est que les factures indiquent toujours une vente, où les notes de débit et les reçus de débit reflètent des ajustements ou des retours sur des transactions qui ont déjà eu lieu.
Les notes de débit peuvent également remplacer les factures traditionnelles lorsqu'un bien ou un service est fourni qui sort du cadre normal des activités. Cela permet de distinguer la transaction pour les deux services comptables et empêche également la société émettrice de créer un nouveau type de facture.
Les transactions B2B sont généralement basées sur une extension de crédit, où un vendeur envoie un envoi à une entreprise avant d'être payé, puis facture à l'entreprise le montant dû après la livraison; les débits et les crédits sont la méthode comptable utilisée pour suivre ces transactions.
Retours de matériel
Considérez les notes de débit comme des réclamations contre des erreurs commerciales. Dans le cas d'une marchandise retournée d'un acheteur à un vendeur ou un fournisseur, la note de débit indique la modification dans les livres de l'acheteur (registres comptables) et demande un crédit retourné. Le fournisseur / vendeur envoie souvent une note de crédit comme preuve de l'annulation.
Par exemple, considérons le cas où la société XYZ retourne du matériel à son fournisseur, la société ABC. Pour prouver le montant à rembourser, XYZ rédige une note de débit. L'achat initial était de 5 000 $, donc la note de débit devrait refléter le coût des matériaux, plus les taux de taxe de vente locale. Les taxes et le coût des marchandises doivent toujours être des éléments de ligne distincts dans la note.
Dès réception, ABC doit créer une petite note de crédit comme preuve d’entente, puis procéder au remboursement (ou offrir un crédit à) XYZ (tant que la note de débit contient des informations correctes).
Intérêts / commissions à recevoir
Supposons qu'une entreprise doive des intérêts à un créancier ou une commission à un tiers pour des services rendus. Dans un tel cas, la note de débit est normalement émise pour répondre à une note de crédit reçue, mais un débiteur peut toujours en émettre une sans demande.
Les notes de débit à recevoir des commissions sont courantes entre les sociétés mères et les filiales. Les notes de débit à recevoir peuvent être utilisées pour ajuster les paiements antérieurs ou comme une simple forme de tenue de registres.
