Qu'est-ce que Lockbox Banking?
Lockbox Banking est un service fourni par les banques aux entreprises pour la réception des paiements des clients. Dans le cadre du service, les paiements effectués par les clients sont dirigés vers une boîte postale spéciale au lieu d'aller à l'entreprise. La banque va dans la boîte, récupère les paiements, les traite et dépose les fonds directement sur le compte bancaire de l'entreprise.
Fonctionnement de Lockbox Banking
Pour les entreprises qui reçoivent un volume important de paiements ou des chèques de grandes coupures accompagnés de documents de versement, un système de coffres-forts peut rationaliser les recouvrements et le traitement des paiements. En utilisant la technologie avancée du lockbox, les banques ont établi plusieurs centres de communication pour que les entreprises puissent recevoir des paiements et des dépôts.
Une entreprise établit une boîte postale pour recevoir les paiements des clients. La banque expédie les dépôts et les communications de la journée à son centre de traitement. Les documents de remise de l'entreprise sont scannés, les informations de paiement sont saisies et les mises à jour de compensation sont transmises à ses comptes clients. Chaque nuit, les données du coffre-fort de l'entreprise sont sauvegardées pour un stockage sécurisé et un accès facile.
Les avantages et les inconvénients de Lockbox Banking
Comme pour la plupart des services de traitement des paiements, il y a à la fois des avantages et des inconvénients pour les services bancaires sécurisés. Il offre aux entreprises un moyen très efficace de déposer les paiements des clients. Cela est particulièrement avantageux si une entreprise n'est pas en mesure de déposer des chèques en temps opportun ou si elle reçoit constamment des paiements des clients par courrier.
D'un autre côté, les services bancaires par boîte postale peuvent également être très risqués. Les employés de banque qui ont accès à des coffres-forts sont rarement supervisés, ce qui ouvre la situation à d'éventuelles fraudes. La fraude se produit principalement sous forme de contrefaçon de chèques, car les chèques qui se trouvent dans les coffres fournissent toutes les informations nécessaires pour effectuer des contrefaçons.
Considérations particulières
Les entreprises utilisant les services bancaires lockbox peuvent réduire considérablement leurs coûts de traitement interne, accélérer les recouvrements et convertir leurs créances en espèces plus rapidement. Il n'est pas nécessaire pour les entreprises de préparer leurs propres dépôts bancaires ou de tenir des registres comptables, car cela se fait automatiquement via les services bancaires par boîte postale.
Une partie du traitement du lockbox se fait quotidiennement, afin que les entreprises puissent accroître leur contrôle et leur efficacité dans la gestion des créances tout en améliorant les contrôles d'audit et la sécurité des données. Les entreprises bénéficient de capacités de reporting améliorées avec un accès quotidien aux montants des dépôts, à la disponibilité des fonds et aux informations de paiement, y compris des images électroniques des paiements et des coupons traités.
Points clés à retenir
- Lockbox Banking est un service fourni par les banques aux entreprises pour la réception des paiements des clients. Il y a des avantages et des inconvénients en ce qui concerne les opérations bancaires par boîte postale; bien qu'il soit pratique, il peut également être risqué et conduire à une fraude potentielle, comme la contrefaçon. En utilisant la technologie avancée du lockbox, les banques ont établi plusieurs centres de communication pour que les entreprises puissent recevoir des paiements et des dépôts. Les entreprises peuvent utiliser les services bancaires lockbox pour réduire leurs coûts de traitement internes, convertir rapidement les créances en espèces et accélérer les recouvrements.
