Qu'est-ce que l'approvisionnement?
L'approvisionnement est l'acte d'obtention de biens ou de services, généralement à des fins commerciales. Les achats sont le plus souvent associés aux entreprises car les entreprises doivent solliciter des services ou acheter des biens, généralement à une échelle relativement grande.
L'approvisionnement fait généralement référence à l'acte final d'achat, mais il peut également inclure le processus d'approvisionnement dans son ensemble, ce qui peut être extrêmement important pour les entreprises menant à leur décision d'achat finale. Les entreprises peuvent être des deux côtés du processus d'approvisionnement en tant qu'acheteurs ou vendeurs, mais ici, nous nous concentrons principalement sur le côté de l'entreprise sollicitante.
Comment fonctionne l'approvisionnement
L'approvisionnement et les processus d'approvisionnement peuvent nécessiter une partie substantielle des ressources d'une entreprise à gérer. Les budgets d'approvisionnement fournissent généralement aux gestionnaires une valeur spécifique qu'ils peuvent dépenser pour acheter les biens ou services dont ils ont besoin. Le processus d'approvisionnement est souvent un élément clé de la stratégie d'une entreprise car la possibilité d'acheter certains matériaux ou services peut déterminer si les opérations seront rentables.
Dans de nombreux cas, les processus d'approvisionnement seront dictés par les normes de l'entreprise, souvent centralisées par les contrôles de la division de la comptabilité fournisseurs. Le processus d'approvisionnement comprend la préparation et le traitement d'une demande ainsi que la réception finale et l'approbation du paiement.
Globalement, cela peut impliquer la planification des achats, les normes, la détermination des spécifications, la recherche, la sélection, le financement, la négociation des prix et le contrôle des stocks. En tant que tel, de nombreuses grandes entreprises peuvent avoir besoin du soutien de quelques secteurs différents d'une entreprise pour réussir leurs achats.
Directeurs des achats
Certaines entreprises peuvent même choisir d'embaucher un responsable des achats pour diriger ces efforts. Un responsable des achats peut superviser l'établissement de normes d'approvisionnement, travailler avec les comptes fournisseurs pour assurer l'intégration des normes d'approvisionnement et le paiement efficace, et servir au sein des équipes d'approvisionnement qui prennent des décisions d'approvisionnement lorsqu'il y a plusieurs offres concurrentielles.
Dans l'ensemble, les coûts d'approvisionnement seront intégrés dans la comptabilité financière d'une entreprise, car l'approvisionnement implique l'acquisition de biens et / ou de services pour les objectifs de revenus de l'entreprise.
Globalement, l'approvisionnement peut impliquer le soutien de plusieurs secteurs d'une entreprise.
Comptabilité financière
Le traitement des achats peut être divisé et analysé sous plusieurs angles. Les entreprises et les industries auront différentes façons de gérer l'approvisionnement des coûts directs et indirects. Les sociétés de biens, par rapport aux sociétés de services, auront également différentes façons de gérer les coûts.
Coûts d'approvisionnement directs et indirects
Les dépenses directes font référence à tout ce qui est lié au coût des marchandises vendues et à la production, y compris tous les articles qui font partie des produits finis. Pour les entreprises manufacturières, cela peut aller des matières premières aux composants et pièces. Pour les entreprises de marchandisage, cela comprendra le coût auquel la marchandise est achetée auprès d'un grossiste pour la vente.
Pour les entreprises de services, les coûts directs seront principalement les coûts horaires de main-d'œuvre des employés fournissant des services. L'achat d'articles relatifs au coût des marchandises vendues affecte directement le bénéfice brut d'une entreprise.
En revanche, les achats indirects impliquent des achats non liés à la production. Ce sont des achats qu'une entreprise utilise pour faciliter ses opérations. Les achats indirects peuvent impliquer un large éventail d'achats, notamment des fournitures de bureau, du matériel de marketing, des campagnes publicitaires, des services de conseil, etc. Les entreprises auront généralement des budgets et des processus différents pour gérer les coûts directs par rapport aux coûts indirects.
Comptabilité des achats de biens et services
L'approvisionnement fait partie du processus de dépenses pour tous les types d'entreprises, mais les entreprises de biens et services comptabilisent différemment les revenus et les coûts. À ce titre, la comptabilité des biens achetés sera également différente de la comptabilité des services achetés.
Les entreprises axées sur les marchandises devront traiter l'approvisionnement de ces marchandises en stock. Ces entreprises accordent beaucoup d'importance dans ce domaine à la gestion de la chaîne d'approvisionnement. Les entreprises basées sur les services fournissent des services en tant que source principale de revenus, de sorte qu'elles ne dépendent pas nécessairement aussi fortement d'une chaîne d'approvisionnement pour les stocks, même si elles peuvent avoir besoin d'acheter des biens pour des services basés sur la technologie.
En général, le coût des ventes pour de nombreuses sociétés de services est basé sur le coût horaire de la main-d'œuvre des employés fournissant le service, de sorte que l'approvisionnement en tant que dépense directe n'est pas un facteur majeur. Cependant, les entreprises de services auront généralement des coûts indirects relatifs plus élevés, car elles traitent généralement leurs propres achats comme une dépense indirecte par le biais du marketing.
Points clés à retenir
- L'approvisionnement est l'acte d'obtention de biens ou de services.L'achat d'entreprise nécessite une préparation, une sollicitation et un traitement des paiements, qui impliquent généralement plusieurs secteurs d'une entreprise.Les dépenses d'approvisionnement peuvent tomber dans plusieurs catégories différentes, selon la demande d'approvisionnement.Les appels d'offres concurrentiels sont généralement fait partie de la plupart des processus d'approvisionnement à grande échelle impliquant plusieurs soumissionnaires.
Considérations spéciales: appel d'offres
Les appels d'offres font partie de la plupart des accords commerciaux impliquant plusieurs soumissionnaires. Le processus d'appel d'offres pour les biens est généralement plus simplifié que pour les services. L'approvisionnement est également le terme utilisé pour acheter des biens et des services pour le compte du gouvernement qui a ses propres processus et exigences de soumission.
Les appels d'offres pour tous les types de marchandises impliquent généralement des propositions qui détaillent le prix unitaire, les conditions d'expédition et de livraison. Les appels d'offres pour l'acquisition de services peuvent être plus complexes car ils peuvent impliquer une multitude de choses, notamment les personnes impliquées, les services technologiques, les procédures opérationnelles, le service client, la formation, les frais de service, etc.
Dans chaque cas, l'avocat des offres choisit le fournisseur avec lequel il souhaite travailler en fonction à la fois des aspects commerciaux opérationnels et des coûts. L'avocat est alors responsable de la comptabilité des dépenses en fonction des biens ou services convenus. Les agences gouvernementales et les grandes entreprises peuvent choisir de solliciter des propositions d'approvisionnement sur une base annuelle ou programmée afin de s'assurer qu'elles continuent à maintenir les meilleures relations pour leur entreprise.
