Quels sont les frais remboursables remboursables
Les frais remboursables sont des choses qu'un employé paie d'avance et qui sont ensuite remboursées par son entreprise. Il s'agit souvent de dépenses liées au travail, bien que les compagnies d'assurance exigent parfois des clients qu'elles couvrent de payer les choses à l'avance, puis de les rembourser.
Points clés à retenir
- Les frais remboursables sont des choses que vous payez avec votre propre argent, puis quelqu'un vous rembourse. Ils sont souvent payés par des employés itinérants qui ont besoin de biens et services liés au travail sur la route. Les compagnies d'assurance exigent également parfois que leurs clients paient les choses à l'avance puis les remboursent.
Comprendre les frais remboursables remboursables
Par exemple, si un vendeur se rend à plusieurs endroits chaque jour pour visiter les clients en personne, le montant dépensé pour l'essence est une dépense remboursable. Parfois, même l'usure causée par des kilomètres excessifs sur une voiture personnelle utilisée pour le travail sera remboursée à un employé. Tout dépend de la politique de l'entreprise. Un employé peut enregistrer le kilométrage et / ou les coûts d'essence et soumettre une preuve à la comptabilité pour le paiement, ou il ou elle peut choisir d'utiliser la déduction lors du dépôt des taxes de l'année suivante.
Des frais remboursables remboursables peuvent également survenir lors d'un voyage. Si une partie du travail d'une personne implique de sauter dans un avion et d'assister à des conférences tout au long de l'année, les dépenses telles que la nourriture, l'hôtel, les billets d'avion, les pourboires, etc. sont souvent remboursables. Certaines entreprises choisissent de ne pas payer pour les boissons alcoolisées; encore une fois, c'est une question de politique.
Une autre situation qui nécessite souvent des achats directs est le fait que quelqu'un travaille à domicile, tous les jours ou quelques jours par semaine. Habituellement, un télétravailleur se rend simplement dans le magasin de fournitures de bureau local pour acheter des articles comme des cartouches d'impression, du papier, des accessoires informatiques, etc. ou télécharge les applications nécessaires en ligne si une entreprise ne les fournit pas via un réseau connecté et l'aide de l'informatique. Encore une fois, ces coûts sont remboursables, sauf si un employé choisit de les utiliser comme déductions sur les impôts de l'année prochaine. Lorsqu'une entreprise rembourse des employés, elle peut déduire tous les coûts en tant que dépenses d'entreprise sans aucun impact sur les impôts d'un individu.
Pour les frais médicaux, les compagnies d'assurance traitent souvent avec des médecins ou des prestataires de services directement pour gérer le paiement.Mais à l'occasion, les polices d'assurance obligeront la personne couverte à payer le produit ou le service à l'avance, puis à présenter un reçu pour le remboursement.
Les employés doivent tenir des registres quotidiens précis des dépenses et fournir des reçus sur les formulaires fournis par leur entreprise ou en ligne et transformés en service comptable selon un calendrier prédéterminé. Tout le kilométrage doit être enregistré, y compris les relevés du compteur kilométrique, les dates et les emplacements. Cependant, les miles de trajet ne sont pas remboursables.
Dans de nombreux cas, il est avantageux et plus facile pour les deux parties si un employeur paie les dépenses à l'avance. Cela peut faire gagner du temps à la comptabilité et empêcher un employé d'avoir à dépenser de l'argent personnel pour ses affaires quand cela pourrait être difficile.
Les entreprises peuvent également gérer les dépenses en fournissant une carte de crédit d'entreprise en leur nom, et le solde est payé directement aux commerçants.
Un débours remboursable pour un représentant des ventes pourrait être une facture de restaurant de courtiser un client potentiel ou le coût de l'essence pour se rendre à un cours de vente dans une ville voisine. La plupart des entreprises ont des lignes directrices pour aider les employés à déterminer quelles dépenses sont considérées comme remboursables et celles qui ne le sont pas. Habituellement, les employés devront conserver des reçus et donner des explications détaillées sur leurs achats.
