Qu'est-ce qu'un bon?
Un bon est un document utilisé par le service des comptes fournisseurs d'une entreprise pour rassembler et classer toutes les pièces justificatives nécessaires pour approuver le paiement d'un passif. Un bon est essentiellement les documents de sauvegarde pour les comptes créditeurs. Les créditeurs sont les factures à court terme dues par les entreprises aux vendeurs et fournisseurs.
Le bon est important car il s'agit d'un mécanisme de contrôle comptable interne qui garantit que chaque paiement est correctement autorisé et que les biens ou services achetés sont effectivement reçus.
Points clés à retenir
- Un bon est un document utilisé par le service des comptes fournisseurs d'une entreprise contenant les pièces justificatives pour une facture.Un bon est essentiellement les documents de sauvegarde pour les comptes fournisseurs, qui sont des factures dues par les entreprises aux fournisseurs et fournisseurs.Les documents contenus dans un bon peuvent inclure ceux du fournisseur. la facture, le montant dû, la date d'échéance, les comptes du grand livre général et les reçus d'expédition. Tous les montants des pièces justificatives dues sont totalisés et le montant forfaitaire est enregistré en tant que créditeur au bilan.
Comment fonctionnent les bons
Les entreprises ont diverses obligations financières à court terme envers les fournisseurs et les vendeurs tout au long d'une période comptable. Une entreprise peut avoir besoin d'acheter des stocks ou des matières premières auprès de fournisseurs qui sont utilisés dans la production de ses produits. Les fournisseurs accordent essentiellement une extension de crédit à l'entreprise permettant un paiement dans un avenir proche tel que 30, 60 ou 90 jours.
Un bon est un formulaire qui comprend toutes les pièces justificatives montrant l'argent dû et tout paiement payé à un fournisseur ou un vendeur pour un montant dû. Le bon et les documents nécessaires sont enregistrés dans le registre des bons. Certains des documents justificatifs d'un bon peuvent comprendre:
- Facture du fournisseur Nom du fournisseur ou du fournisseur à payer Conditions de paiement telles que le montant dû, la date d'échéance et les remises accordées par le fournisseur pour le paiement anticipé de la facture Le bon de commande de la société Reçu indiquant que la société a reçu des marchandises du fournisseur Le grand livre général comptes à utiliser à des fins comptables Signatures des représentants autorisés de l'entreprise pour l'achat et le paiement Preuve de paiement et date une fois la facture au fournisseur payée
Le montant total de toutes les pièces justificatives qui ont des soldes impayés sont enregistrés en tant que créditeurs au bilan. Une fois le bon payé, la preuve de paiement est incluse dans le bon et enregistrée comme bon payé.
Comment les coupons sont utiles
Les pièces justificatives de l'entreprise constituent une source de preuve clé lors de la réalisation d'un audit. Un auditeur exécute un ensemble de procédures pour déterminer si les états financiers sont exempts d'anomalies significatives. Les pièces justificatives attestent que les biens achetés ont effectivement été reçus, ce qui corrobore l'affirmation de l'auditeur selon laquelle les biens et services inscrits aux états financiers existent réellement. Les pièces justificatives justifient également les paiements en espèces de l'entreprise aux fournisseurs et documentent les comptes du grand livre général utilisés pour enregistrer la transaction.
L'utilisation d'un système de bons réduit également le risque de collusion des employés pour voler les actifs de l'entreprise. Les entreprises utilisent la séparation des tâches pour éviter le vol des employés, ce qui signifie que les tâches critiques sont attribuées à différentes personnes au sein de l'organisation. Le document justifie que les tâches sont effectuées par plusieurs personnes et crée une trace papier afin qu'un auditeur puisse confirmer que les tâches ont été correctement séparées.
Exemple de bon
Un restaurant local commande de la viande et du poisson tous les quelques jours à ses vendeurs. Le directeur du restaurant remplit un bon de commande de 30 livres de viande et le propriétaire paraphe le bon de commande pour approuver l'envoi. Lorsque l'envoi est reçu, le contenu de l'envoi est comparé au bon de commande pour garantir que l'envoi correspond à ce qui a été commandé. Le restaurant remplit un reçu d'expédition pour documenter le processus et le reçu d'expédition est comparé à la facture du fournisseur.
Le bon, qui est une page de couverture qui explique les documents joints, comprend le bon de commande, le reçu d'expédition et la facture. Le montant de l'achat est ajouté et inscrit aux comptes créditeurs au bilan jusqu'au paiement. Le propriétaire examine toutes les informations du bon avant de signer un chèque.
Le bon comprend également les comptes du grand livre général utilisés pour enregistrer la transaction. Le restaurant, par exemple, peut créditer (augmenter) le compte d'inventaire de viande et débiter (diminuer) le compte de caisse pour enregistrer le paiement. La réception du paiement et la date sont enregistrées pour montrer que le bon a été payé. Les créditeurs refléteront le solde inférieur dû au paiement de la facture, en supposant qu'aucun créditeur supplémentaire ne soit généré.
