Les charges constatées d'avance ne sont pas initialement enregistrées dans un compte de résultat. Au lieu de cela, les charges payées d'avance sont initialement comptabilisées au bilan, puis, lorsque le bénéfice de la charge payée d'avance est réalisé ou que la charge est encourue, elle est comptabilisée dans le compte de résultat.
Lorsqu'une entreprise paie d'avance une dépense, elle est comptabilisée en tant qu'actif payé d'avance au bilan, avec une écriture simultanée enregistrée qui réduit la trésorerie (ou le compte de paiement) de l'entreprise du même montant. La plupart des dépenses payées d’avance figurent au bilan en tant qu’actifs courants, à moins qu’elles ne soient engagées qu’après 12 mois, ce qui est rare.
Ensuite, lorsque la dépense est engagée, le compte de charges payées d'avance est réduit du montant de la charge et la charge est comptabilisée dans le compte de résultat de la société au cours de la période où elle a été encourue.
L'assurance est-elle considérée comme une dépense payée d'avance?
Une des formes les plus courantes de dépenses payées d'avance est l'assurance, qui est généralement payée à l'avance. Par exemple, la société ABC paie une prime de 12 000 $ pour l'assurance responsabilité des administrateurs et dirigeants pour l'année à venir. L'entreprise paie le contrat d'avance, puis effectue chaque mois une écriture d'ajustement pour tenir compte des frais d'assurance engagés. L'entrée initiale, où nous débitons le compte de dépenses prépayées et créditons le compte utilisé pour payer les dépenses, voudrait ceci:
Ensuite, après un mois, la société effectue une écriture d'ajustement pour l'assurance utilisée. La société débite le compte de dépenses approprié et crédite le compte de dépenses prépayées pour réduire la valeur de l'actif. L'ajustement mensuel pour la société ABC serait de 12 000 $ divisé par 12 mois, ou 1 000 $ par mois. L'entrée d'ajustement à la fin de chaque mois se présenterait comme suit:
Louer comme dépense prépayée?
Les entreprises peuvent prépayer le loyer pendant des mois à l'avance pour obtenir un rabais, ou peut-être que le propriétaire exige un prépaiement compte tenu du crédit du locataire. Quoi qu'il en soit, disons que la société XYZ paie à l'avance six mois à l'avance pour des bureaux, pour un total de 24 000 $. L'entrée initiale est la suivante:
Ensuite, à la fin de chaque mois, le compte de loyer payé d'avance, qui figure au bilan, est réduit du montant du loyer mensuel, qui est de 24 000 $ divisé par six mois, soit 4 000 $ par mois. Parallèlement, la société comptabilise une charge locative de 4 000 $ au compte de résultat. Ainsi, l'entrée d'ajustement mensuel apparaîtrait comme suit:
Autres dépenses payées d'avance
Les dépenses supplémentaires qu'une entreprise peut payer d'avance comprennent les intérêts et les taxes. Des intérêts payés à l'avance peuvent survenir lorsqu'une entreprise effectue un paiement avant la date d'échéance. Pendant ce temps, certaines entreprises paient des impôts avant leur échéance, comme un paiement d'impôt estimé en fonction de ce qui pourrait arriver à l'avenir. D'autres dépenses prépayées moins courantes peuvent inclure la location d'équipement ou les services publics.
À titre d'exemple, considérons Company Build Inc. qui a loué un équipement pour un travail de construction. L'entreprise a payé 1000 $ le 1er avril 2019 pour louer un équipement pour un travail qui se fera dans un mois. La société reconnaîtrait la transaction initiale comme suit:
Ensuite, lorsque l'équipement est utilisé et que les dépenses réelles sont engagées, la société effectue la saisie suivante pour réduire le compte d'actif prépayé et faire apparaître les dépenses de location dans le compte de résultat:
Qu'il s'agisse d'assurance, de loyer, de services publics ou de toute autre dépense payée à l'avance, elle doit être enregistrée dans le compte d'actif prépayé approprié. Ensuite, à la fin de chaque période, ou lorsque la dépense est réellement engagée, une écriture d'ajustement doit être effectuée pour réduire le compte d'actif prépayé et comptabiliser (créditer) la charge de revenu appropriée, qui apparaîtra ensuite au compte de résultat.
Pourquoi les frais payés d'avance ne figurent pas initialement dans le compte de résultat?
Les charges payées d'avance ne sont pas incluses dans le compte de résultat selon les principes comptables généralement reconnus (PCGR). En particulier, le principe d'appariement GAAP, qui requiert la comptabilité d'exercice. La comptabilité d'exercice exige que les revenus et les dépenses soient déclarés au cours de la même période qu'ils ont été engagés, peu importe quand de l'argent ou de l'argent change de mains. Autrement dit, les dépenses doivent être enregistrées lorsqu'elles sont engagées. Ainsi, les charges payées d'avance ne sont pas comptabilisées dans le compte de résultat lorsqu'elles sont payées, car elles n'ont pas encore été engagées.
