Table des matières
- Que sont les frais accessoires - IE?
- Procédures de l'entreprise pour les faux frais
- Repas et frais accessoires
- Traitement fiscal des faux frais
- Cadeaux d'affaires
- Déductibilité des cadeaux d'affaires
- Victime ou vol
- Déductibilité d'un accident ou d'un vol
- Voyages Garde nationale et Réserve
- Formulaires de déclaration de revenus pour les faux frais
Que sont les frais accessoires - IE?
Les dépenses accessoires, également appelées frais accessoires, sont des pourboires et autres frais ou coûts mineurs encourus en plus du service principal, de l'article ou de l'événement payés pendant les activités commerciales.
Les dépenses accessoires liées aux frais de transport, de repas et d'hébergement sont courantes lorsqu'un employé voyage pour affaires. Un employé qui prend un taxi de l'aéroport à un hôtel encourra des frais pour les taxis et les hôtels et, s'il est localement habituel, encourra des frais accessoires de pourboires au chauffeur de taxi et au personnel de l'hôtel. car les coupes de cheveux ou les articles de toilette sont susceptibles d'être classés comme personnels car ils auraient de toute façon été nécessaires et payés à la maison.
Procédures de l'entreprise pour les faux frais
Les dépenses accessoires et les politiques et procédures qui les régissent sont souvent définies dans le manuel du personnel de l'entreprise. Dans ce document, les dépenses accessoires seront définies, catégorisées comme professionnelles ou personnelles, et limitées quant à la quantité, la qualité ou le montant en dollars. Ou, un taux journalier peut être établi et tous les coûts supérieurs doivent être supportés par l'employé. Les procédures de remboursement de l'entreprise peuvent nécessiter le paiement de frais accessoires par les employés de leur poche ou par carte de crédit ou petite caisse.
Ces procédures devraient faciliter le suivi des dépenses accessoires à des fins comptables et fiscales. Les employés doivent conserver des enregistrements détaillés pour chaque achat. Les employés doivent résumer ces enregistrements dans un rapport de dépenses étayé par des reçus réels prouvant le paiement et les soumettre à l'entreprise. Les dépenses accessoires payées par les fonds personnels des employés doivent être remboursées par des chèques indépendants afin qu'il soit clair que les paiements sont des remboursements. et non un revenu pour les employés.
Repas et frais accessoires
Les frais accessoires sont déductibles, sous réserve de la limite de 50% lorsqu'ils sont payés sans remboursement dans le cadre de voyages d'affaires, d'investissement ou de revenus, ou à des fins éducatives, médicales ou caritatives.
Cinq méthodes peuvent être utilisées pour calculer les frais de repas et de faux frais (M&IE):
- La méthode du coût réel La méthode de l'indemnité de repas standard L'indemnité de voyage par jour dans le cadre des plans de comptes responsables La méthode de la méthode de la méthode de la méthode de la méthode de la méthode de la dépense accessoire
La disponibilité d'une méthode dépend entièrement des faits et circonstances spécifiques. La première méthode, le coût réel, permet un remboursement direct des frais de voyage remboursés. Les quatre méthodes restantes fournissent des taux journaliers inclus pour couvrir les coûts spécifiés.
Le taux d'indemnité de repas standard couvre le coût de tous les repas, le service d'étage, la blanchisserie, le nettoyage à sec et le repassage des vêtements, ainsi que les frais et les pourboires pour les personnes qui fournissent des services, tels que les serveurs de nourriture et les bagagistes. le taux journalier fédéral et le plus élevé à un taux établi par l'IRS couvrent tous les repas, l'hébergement et les dépenses accessoires. Le taux de frais accessoires seulement de 5 $ par jour couvre les frais accessoires et ne peut être utilisé que lorsqu'aucun frais de repas n'a été payé ou engagé et que l'indemnité de repas standard n'a pas été utilisée.
Aux fins de la déduction pour les repas et les frais accessoires (M&IE), les frais accessoires sont des frais et des pourboires donnés aux porteurs, aux transporteurs de bagages, au personnel de l'hôtel et au personnel à bord des navires. Les frais accessoires n'incluent pas les frais de blanchisserie, de nettoyage et de repassage des vêtements, les taxes d'hébergement, les coûts des télégrammes ou des appels téléphoniques, le transport entre les lieux d'hébergement ou d'affaires et les lieux où les repas sont pris, ni les frais postaux de dépôt des bons de voyage et payer les factures par carte de crédit parrainées par l'employeur.
Traitement fiscal des faux frais
Le traitement fiscal des frais accessoires payés ou remboursés par les entreprises varie selon le type et le contribuable. De manière générale, les dépenses accessoires peuvent être déductibles si elles sont accessoires aux dépenses commerciales ordinaires et nécessaires à leurs activités commerciales respectives, si elles sont coutumières et prévues localement et si leur montant est raisonnable.
Cadeaux d'affaires
Les dépenses accessoires liées aux coûts des cadeaux sont courantes lorsqu'une entreprise offre des cadeaux à ses clients. Une entreprise qui offre de tels cadeaux encourra des dépenses accessoires de papier d'emballage, de rubans, d'arcs et de livraison en plus du coût des cadeaux sous-jacents.
Déductibilité des cadeaux d'affaires
Les frais accessoires de cadeaux d'affaires tels que l'emballage de cadeaux, la gravure, l'emballage, l'envoi postal, l'assurance ou d'autres frais connexes qui n'ajoutent pas de valeur substantielle au cadeau ne sont pas pris en compte lors du calcul du plafond de déduction pour les cadeaux d'affaires. C'est une bonne chose puisque les déductions pour cadeaux d'affaires sont limitées à 25 $ par bénéficiaire au cours de chaque année d'imposition. Aucune dépense supérieure à 25 $ de tout cadeau offert à un destinataire ne peut être déduite.
Victime ou vol
Les frais accessoires liés au coût des biens endommagés ou volés sont courants lorsqu'une entreprise subit un accident ou un vol. Si une usine brûle, l'entreprise qui en est propriétaire devra payer pour réparer ou remplacer l'usine et pourrait également encourir les frais accessoires tels que les soins médicaux pour blessures corporelles, les frais de déménagement et de stockage, ou la location d'un espace temporaire d'usine.
Déductibilité d'un accident ou d'un vol
Les frais accessoires d'une victime ou d'un vol, tels que les soins médicaux pour blessures corporelles, le logement temporaire, le carburant, le déménagement ou la location de logements temporaires, ne sont pas déductibles en tant que pertes subies.
Voyages Garde nationale et Réserve
Les membres de la Garde nationale et de la Réserve peuvent demander une déduction au-dessus de la ligne du revenu brut jusqu'au taux journalier fédéral pour les repas, l'hébergement et les frais accessoires de voyage de plus de 100 miles avec une nuitée pour assister aux réunions de la Garde ou de la Réserve.
Formulaires de déclaration de revenus pour les faux frais
Les employés déduisent les frais de déplacement liés à l'emploi sur l'annexe A du formulaire 1040, 1040A ou 1040EZ en tant que dépenses de travail et diverses déductions détaillées soumises à la limite de 2% de l'AGI. Les membres de la Garde nationale et de la Réserve déclarent les frais de voyage de 100 milles à la ligne 24 du formulaire 1040 comme une déduction au-dessus de la ligne du revenu brut.
Les travailleurs indépendants déduisent les frais de déplacement liés au travail comme dépenses d'entreprise sur l'annexe C du formulaire 1040, 1040A ou 1040EZ. Les entreprises, selon la classification de l'entité, déduisent les frais de déplacement comme dépenses d'entreprise sur le formulaire 1120 ou 1120S ou le formulaire 1065.
