Qu'est-ce qu'un plan de remboursement?
Terme générique désignant plusieurs types de régimes qui remboursent aux employés divers types de dépenses liées au travail. Ces dépenses peuvent comprendre les frais médicaux, automobiles, de voyage, de repas et de divertissement. Des plans de remboursement sont institués par les employeurs afin de leur permettre de payer un montant plus précis des dépenses de personnel engagées, au lieu d'avoir à fournir une large allocation ou une augmentation de la rémunération pour les couvrir.
Comprendre le plan de remboursement
Les plans de remboursement peuvent prendre de nombreuses formes, telles que les plans responsables et non responsables, les avantages sociaux de minimis ou le kilométrage automobile et les indemnités de déplacement. Les employés ne peuvent pas prendre de déductions personnelles de quelque nature que ce soit pour les dépenses couvertes par un plan de remboursement. Les employés doivent soumettre des relevés de dépenses suffisamment détaillés par le biais de registres ou de reçus afin que les employeurs puissent déduire les remboursements.
La publication IRS 535 , Business Expenses, stipule ce qui suit: «Pour être déductible, une dépense d'entreprise doit être à la fois ordinaire et nécessaire. Une dépense ordinaire est une dépense courante et acceptée dans votre industrie. Une dépense nécessaire est une dépense utile et appropriée pour votre commerce ou votre entreprise. Une dépense n'a pas à être indispensable pour être considérée comme nécessaire. »
Certains États comme la Californie exigent des employeurs qu'ils remboursent les dépenses raisonnables liées au travail des employés, et aucun remboursement de dépenses reçu n'a à être déclaré comme salaire ou revenu. Mais pour que cela se produise, les employeurs doivent pré-établir un plan comptable écrit, et les employés soumettent des dépenses correctement documentées dans le cadre de ce plan. Il s'agit de s'assurer que les registres de dépenses sont correctement tenus de manière opportune et précise. De nombreuses entreprises ont des comptables et / ou des conseillers en emploi qui justifient les dépenses et assurent des déclarations et des retenues correctes.
Voici quelques exemples courants de dépenses en milieu de travail qui nécessiteraient un remboursement par l'employeur:
- Transport: Le coût de tout voyage lié au travail, y compris les dépenses de véhicule, les repas, l'hébergement, les repas et toutes les dépenses de divertissement qui répondent aux critères détaillés dans la publication 463 de l'IRS, Voyage, divertissement, cadeau et frais de voiture . Un nombre élevé d'employeurs remboursera les employés qui utilisent leur véhicule personnel pour des raisons professionnelles, à un taux de kilométrage standard, qui est fixé par l'IRS, chaque année. Par exemple, le taux de kilométrage fédéral standard pour les entreprises en 2017 est de 53, 5 cents par mile. En règle générale, les frais de déplacement quotidiens entre le domicile et le lieu de travail d'un employé ne sont pas considérés comme remboursables. Fournitures: Tous les biens nécessaires qu'un employé achète peuvent être remboursés au prix coûtant, à condition qu'ils soient remboursés conformément à un plan comptable. Repas et divertissements: Les frais de repas et de divertissement encourus au domicile fiscal d'un employé sont remboursables, mais uniquement si les repas / divertissements en question ont des objectifs commerciaux démontrables.
