Qu'est-ce qu'une transaction?
Une transaction est un accord entre un acheteur et un vendeur pour échanger des biens, des services ou des instruments financiers.
En comptabilité, les événements qui affectent les finances d'une entreprise doivent être enregistrés dans les livres et une opération comptable sera enregistrée différemment si l'entreprise utilise la comptabilité d'exercice plutôt que la comptabilité de caisse. La comptabilité d'exercice enregistre les transactions lorsque des revenus ou des dépenses sont réalisés ou engagés, tandis que la comptabilité de caisse enregistre les transactions lorsque l'entreprise dépense ou reçoit de l'argent. Cela peut nécessiter une lettre d'intention ou un protocole d'accord.
Comprendre les transactions
Les transactions en termes de ventes entre acheteurs et vendeurs sont relativement simples. La personne A donne à la personne B une certaine somme d'argent pour un bien, un service ou un produit financier.
Les transactions peuvent devenir plus complexes dans le monde comptable, car les entreprises peuvent parfois conclure aujourd'hui des transactions qui ne seront pas réglées avant une date ultérieure, ou elles peuvent avoir des revenus ou des dépenses qui sont connus mais pas encore dus. Des transactions avec des tiers peuvent également se produire. Le fait qu'une entreprise enregistre des revenus et des dépenses en utilisant la méthode de la comptabilité d'exercice ou la méthode de comptabilité de caisse affecte les rapports financiers et fiscaux de l'entreprise.
Points clés à retenir
- Les transactions sont traitées différemment selon les différents systèmes comptables. La comptabilité d'exercice reconnaît une transaction lors de la livraison ou de la facture. La comptabilité de caisse enregistre les transactions lorsque le paiement est effectué ou reçu.
Enregistrement des transactions avec comptabilité d'exercice
Dans la comptabilité d'exercice, une entreprise enregistre des revenus lors de la réalisation d'un service ou lors de l'expédition et de la livraison de marchandises. Si un inventaire est requis lors de la comptabilisation du revenu d'une entreprise et que l'entreprise a généralement des recettes brutes supérieures à 1 million de dollars par an, l'entreprise utilise normalement la méthode de la comptabilité d'exercice pour les ventes et les achats.
La comptabilité d'exercice se concentre sur le moment où les revenus sont gagnés et les dépenses engagées. Toutes les transactions sont enregistrées quel que soit le moment où les espèces sont échangées. Par exemple, une entreprise qui vend des marchandises à un client avec un crédit en magasin en octobre enregistre immédiatement la transaction comme un élément dans les comptes débiteurs (AR) jusqu'à réception du paiement. Même si le client n'effectue aucun paiement en espèces sur la marchandise avant décembre, la transaction est enregistrée en tant que revenu pour octobre.
Le même concept s'applique aux biens ou services que l'entreprise achète à crédit. Les dépenses d'entreprise sont enregistrées lors de la réception des produits ou services. Par exemple, les fournitures achetées à crédit en avril sont comptabilisées comme dépenses pour avril, même si l'entreprise n'effectue un paiement en espèces sur les fournitures qu'en mai.
Enregistrement des transactions avec la comptabilité de caisse
La plupart des petites entreprises, en particulier les entreprises individuelles et les partenariats, utilisent la méthode de la comptabilité de caisse. Les revenus sont enregistrés lorsque des espèces, des chèques ou des paiements par carte de crédit sont reçus des clients. Par exemple, une entreprise vend 10 000 $ de widgets à un client en mars. Le client paie la facture en avril. La société comptabilise la vente lors de la réception de l'argent en avril. De même, les dépenses sont enregistrées lorsque les vendeurs et les employés sont payés. Par exemple, une entreprise achète 500 $ de fournitures de bureau en mai et les paie en juin. L'entreprise reconnaît l'achat lorsqu'elle paie la facture en juin.
La comptabilité de caisse n'est disponible que si une entreprise réalise moins de 1 million de dollars de chiffre d'affaires par an. Étant donné qu'aucune transaction comptable complexe, telle que les charges à payer et les reports, n'est nécessaire, la comptabilité de caisse est plus facile que la méthode de la comptabilité d'exercice pour l'enregistrement des transactions. Cependant, le calendrier généralement aléatoire des recettes et des dépenses en espèces signifie que les résultats déclarés peuvent varier entre des bénéfices anormalement élevés et faibles d'un mois à l'autre.
