Qu'est-ce qu'une salle de données virtuelle?
Une salle de données virtuelle (VDR), également appelée salle de transactions, est un référentiel en ligne sécurisé pour le stockage et la distribution de documents. Il est généralement utilisé au cours du processus de diligence raisonnable précédant une fusion ou une acquisition pour examiner, partager et divulguer la documentation de l'entreprise.
Comprendre les salles de données virtuelles
Les salles de données virtuelles ont de plus en plus remplacé les salles de données physiques traditionnellement utilisées pour divulguer et partager des documents. Avec la mondialisation des affaires et une surveillance accrue pour réduire les coûts, les salles de données virtuelles sont une alternative intéressante aux salles de données physiques. Les salles de données virtuelles sont largement accessibles, disponibles immédiatement et plus sécurisées. Alors que les problèmes de sécurité augmentent et que les incidents avec violations augmentent, les fournisseurs de VDR développent des bases de données plus sophistiquées et plus fiables. Les premiers appels publics à l'épargne (IPO), les opérations d'audit et les partenariats ou d'autres entreprises qui doivent travailler conjointement et partager des informations utiliseront des salles de données virtuelles.
Utilisations des salles de données virtuelles
Les procédures de fusions et acquisitions (M&A) sont l'utilisation la plus courante des VDR. Ces référentiels offrent un espace pour la diligence requise lors de la finalisation de la transaction. Ces transactions commerciales impliquent de grandes quantités de documents, dont beaucoup sont confidentiels et contiennent des informations sensibles. L'utilisation d'un VDR est un moyen sûr et fiable pour toutes les parties intéressées d'examiner et d'échanger des documents au cours des négociations.
Les entreprises travaillent souvent les unes avec les autres pour produire et fabriquer des produits pendant la construction d'un bâtiment et pour offrir des services. La formation et le maintien de ces relations commerciales nécessitent des contrats et la transmission fréquente de données. Les salles de données virtuelles assurent le stockage de ces contrats et mettent à disposition les documents nécessaires à la poursuite des partenariats commerciaux. Par exemple, les modifications apportées aux plans d'une structure par un ingénieur sont immédiatement disponibles pour tous les entrepreneurs impliqués dans le projet.
L'audit des pratiques, de la conformité et des comptes de l'entreprise est une pratique courante dans toutes les entreprises. Ce processus est souvent un problème car les travailleurs doivent interagir avec les régulateurs et les ajusteurs externes. De plus, aujourd'hui, de nombreuses entreprises ont des bureaux dans des endroits éloignés et dans le monde entier dans différents fuseaux horaires. L'utilisation d'une salle de données virtuelle permet aux avocats, aux comptables, aux régulateurs internes et externes et aux autres parties intéressées d'avoir un point d'accès centralisé. Fournir un système central réduit les erreurs et le temps. En outre, il assure la transparence de la communication. Selon le type d'audit, le niveau d'accès et d'autorité varie.
Offrir un premier appel public à l'épargne (IPO) est une tâche intimidante nécessitant une quantité inconcevable de paperasse. Comme les audits, la transparence est essentielle. Les entreprises doivent créer, échanger, conserver et gérer de gros volumes de documents. En raison de la nature de la transaction, la plupart des utilisateurs auront un accès restreint, tel que "affichage uniquement". La possibilité de copier, transférer ou imprimer peut être interdite.
Alternative à un VDR
Bien que les salles de données virtuelles offrent de nombreux avantages, elles ne conviennent pas à toutes les industries. Par exemple, certains gouvernements peuvent choisir de continuer à utiliser des salles de données physiques pour des échanges d'informations hautement confidentiels. Les dommages causés par les cyberattaques et les violations de données potentielles dépassent les avantages offerts par les salles de données virtuelles. Les résultats de tels événements pourraient être cataclysmiques si les parties menaçantes accédaient à des informations classifiées. Dans ces cas, l'utilisation d'un VDR ne sera pas prise en considération.
