Qu'est-ce qu'un bureau virtuel?
Un bureau virtuel donne aux entreprises une adresse physique et des services liés au bureau sans les frais généraux d'un contrat de location longue et le personnel administratif. Avec un bureau virtuel, les employés peuvent travailler de n'importe où mais ont toujours des choses comme une adresse postale, des services de répondeur téléphonique, des salles de réunion et une vidéoconférence.
Fonctionnement des bureaux virtuels
Les bureaux virtuels fonctionnent comme une seule unité pour servir les clients mais n'existent pas dans un emplacement fixe. Ce type de configuration est particulièrement populaire auprès des startups et des petites entreprises qui souhaitent réduire les frais généraux. La création de logiciels et de services de productivité bureautique basés sur le Web, tels que la vidéoconférence, a contribué à stimuler la croissance des bureaux virtuels.
Points clés à retenir
- Un bureau virtuel est une entreprise qui fonctionne comme une seule unité et qui a une adresse postale physique, mais qui n'existe pas dans un emplacement spécifique.Le développement d'outils tels que les services de vidéoconférence et de messagerie a conduit à une utilisation accrue du bureau virtuel.Les coûts d'exploiter un bureau virtuel sont beaucoup moins qu'un bureau traditionnel, et c'est pourquoi ce type d'installation est populaire parmi les petites entreprises et les startups. Un arrangement de bureau virtuel élargit les options d'emploi pour les employés et les options d'embauche pour les entreprises. une option moins coûteuse pour les entreprises, certains services, comme la réponse téléphonique et la vidéoconférence, peuvent avoir une accessibilité limitée.
Un bureau virtuel peut également entraîner une plus grande productivité, car ses services libèrent les travailleurs des tâches administratives et des déplacements. Chaque employé peut travailler à partir de l'endroit le plus pratique et l'entreprise n'est pas limitée à l'embauche d'employés qui vivent localement.
Alors que de plus en plus de personnes trouvent des moyens de travailler à distance, les avantages d'un bureau virtuel sont immédiatement perceptibles. Cependant, tout n'est pas aussi simple qu'il y paraît. Certains peuvent trouver que la planification de l'espace de bureau virtuel n'est pas différente des conflits de planification chronophages inhérents à un bureau physique.
Avantages et inconvénients d'un bureau virtuel
L'attrait d'un bureau virtuel pour les utilisateurs est double. Premièrement, le coût mensuel d'un bureau virtuel est bien inférieur à celui d'un bureau traditionnel. Après tout, il n'a aucun des frais de maintenance et d'entretien, ni besoin de personnel. Un bureau virtuel peut également être sécurisé via un bail de mois en mois, ce qui offre une plus grande flexibilité en cas de changement d'activité de l'utilisateur (pas d'attente de fin de bail, ni frais de rupture de bail).
Les coûts d'utilisation d'un bureau virtuel peuvent atteindre 50 $ pour les frais d'adhésion et 250 $ par mois ou plus pour un bail mensuel pour les services de base. Plus il y a de services ajoutés, plus cela coûtera cher.
Deuxièmement, un bureau virtuel peut fournir une adresse postale, un répondeur téléphonique et des services de vidéoconférence. Par conséquent, une petite entreprise peut sembler plus grande qu'elle ne l'est. Il peut également fournir une adresse physique (ou plusieurs adresses) aux utilisateurs pour rencontrer les clients. Parfois, l'adresse peut donner une aura de prestige à un utilisateur de bureau virtuel, comme si l'adresse est un lieu ou une rue bien connu. Un service de répondeur téléphonique professionnel peut avoir le même effet.
Certains des services qu'offre un bureau virtuel nécessitent une planification préalable pour être utilisés. Par exemple, de nombreux forfaits sont livrés avec une utilisation limitée des salles de conférence ou des services de téléconférence et de vidéoconférence limités. Les bureaux virtuels peuvent également avoir un accès restreint les nuits et les week-ends. Les utilisateurs peuvent trouver le manque de flexibilité limitant et incommode. Il existe également un risque de distraction lié au travail à domicile et, par conséquent, certains travailleurs peuvent ne pas être aussi productifs lorsqu'ils travaillent dans un environnement de bureau virtuel.
