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Qu'est-ce qu'un formulaire W-9?

Un formulaire W-9 est un formulaire fiscal de l'Internal Revenue Service (IRS) qui est utilisé pour confirmer le nom, l'adresse et le numéro d'identification fiscale (NIF) d'une personne à des fins d'emploi ou à d'autres fins génératrices de revenus. La confirmation peut être demandée pour une personne définie comme un citoyen américain ou une personne définie comme un étranger résident.

Un formulaire W-9 est également appelé formulaire de demande de numéro d'identification fiscale et de certification.

Les bases d'un formulaire W-9

Un formulaire W-9 est une demande écrite formelle de renseignements uniquement et est utilisé uniquement dans le but de confirmer le numéro d'identification fiscale (NIF) d'une personne. Une entité qui est tenue de déposer un document d'information auprès de l'IRS tel que le formulaire 1099, doit obtenir votre NIF correct pour déclarer tout gain ou perte qui pourrait affecter votre déclaration de revenus fédérale ou votre revenu imposable. Pour la plupart des individus, le NIF sera leur numéro de sécurité sociale (SSN).

Le W-9 diffère d'un formulaire W-4 - qui est plus communément fourni par les employés aux employeurs directs - en ce que le W-9 ne prévoit pas par nature la retenue des impôts dus. Tous les impôts requis basés sur les gains liés au W-9 fourni sont à la charge du détenteur du NIF indiqué sur le document, à moins que le contribuable ne soit soumis à une retenue à la source. Si une retenue de sauvegarde est nécessaire, cela devra être noté sur le W-9, pour informer correctement l'entité recevant les informations de la nécessité de retenir en conséquence.

Points clés à retenir

• Le W-9 est un formulaire officiel fourni par l'IRS pour les employeurs ou d'autres entités afin de vérifier le nom, l'adresse et le numéro d'identification fiscale d'un individu percevant un revenu.Les informations tirées d'un formulaire W-9 sont souvent utilisées pour générer un 1099 formulaire d'impôt, qui est requis aux fins de déclaration de revenus.Les informations collectées par une entité sur un formulaire W-9 ne peuvent être divulguées à d'autres fins, en vertu de strictes règles de confidentialité.

Utilisation des informations W-9

Les informations obtenues sur un formulaire W-9 sont le plus souvent utilisées pour créer une version du formulaire 1099. Un formulaire 1099 contient des informations sur tout revenu qui aurait pu être reçu par le titulaire du NIF qui ne serait normalement pas inscrit sur un W-2.. Cela comprend, mais sans s'y limiter, les revenus versés à une personne dans le cadre d'un contrat; certaines transactions immobilières; les intérêts hypothécaires payés par un particulier; dividendes payés sur un investissement; et diverses autres transactions financières.

L'IRS exige que ceux qui ne sont pas définis comme des citoyens américains ou des étrangers résidents utilisent le formulaire W-8 approprié au lieu d'un formulaire W-9.

Un formulaire 1099 ne doit être émis qu'une fois le seuil de revenu minimum atteint, qui est fixé à 600 $ à compter de 2018. Les montants inférieurs à ce seuil doivent être déclarés comme revenu par le titulaire du NIF mais ne nécessitent pas de formulaire 1099.

Même si les employés sont légalement tenus de fournir certains renseignements personnels à leurs employeurs, la vie privée d'un employé est protégée par la loi. Un employeur qui divulgue de manière non autorisée les informations personnelles d'un employé peut faire l'objet de poursuites civiles et pénales.

Instructions étape par étape

Le formulaire W-9 est l'un des formulaires IRS les plus simples à remplir, mais si les formulaires fiscaux vous rendent nerveux, ne vous inquiétez pas. Nous vous expliquerons comment le terminer.

Étape 1: Entrez votre nom comme indiqué sur votre déclaration de revenus. Facile, non?

Étape 2: entrez le nom de votre entreprise ou le nom de «l'entité ignorée», s'il diffère du nom que vous avez entré à l'étape 1. Par exemple, vous pouvez être une entreprise individuelle, mais à des fins de marketing, vous n'utilisez pas votre nom personnel comme nom de l'entreprise; au lieu de cela, vous faites des affaires sous un autre nom. Vous devez saisir ce nom ici. Quant à la partie entité ignorée, si vous ne savez pas ce que c'est, vous n'en êtes probablement pas une. Le type d'entité ignorée le plus courant est une société à responsabilité limitée à un seul membre. Les entreprises individuelles et les sociétés S ne sont jamais considérées comme des entités ignorées.

Étape 3: Quel type d'entité commerciale êtes-vous pour la classification fiscale fédérale: entreprise individuelle, société de personnes, société C, société S, fiducie / succession, société à responsabilité limitée ou «autre»? Cochez la case appropriée. Si vous n'êtes pas sûr, vous êtes probablement une entreprise individuelle, car vous auriez dû déposer beaucoup de paperasse pour devenir l'une des autres entités.

Étape 4: Exemptions. Vous allez probablement laisser ces cases vides. Voici quelques exceptions:

1. Les bénéficiaires qui sont exemptés de la retenue à la source, comme les sociétés (dans la plupart des cas), devront peut-être entrer un code dans la case «Code du bénéficiaire exonéré». Les instructions du formulaire W-9 énumèrent les bénéficiaires exonérés et leurs codes ainsi que les types de paiements pour lesquels ces codes doivent être utilisés. Les sociétés qui remplissent un formulaire W-9 pour recevoir des paiements d'intérêts ou de dividendes, par exemple, entreraient le code «5». Les bénéficiaires qui sont exemptés de déclaration en vertu de la Loi sur la conformité fiscale pour les comptes étrangers (FATCA) pourraient devoir entrer un code dans le « Exemption du code de déclaration FATCA ». Aucune de ces cases ne s'appliquera à l'entrepreneur indépendant ou au pigiste typique.

Étape 5: Fournissez votre adresse, ville, état et code postal. Que faire si votre adresse personnelle est différente de votre adresse professionnelle? Quelle adresse devez-vous fournir sur le formulaire W-9? Utilisez l'adresse que vous utiliserez dans votre déclaration de revenus. Par exemple, si vous êtes un propriétaire unique qui loue un espace de bureau, mais que vous produisez votre déclaration de revenus en utilisant votre adresse personnelle, entrez votre adresse personnelle sur le formulaire W-9 afin que l'IRS n'ait pas de difficulté à faire correspondre votre 1099 avec votre formulaire 1040..

Étape 6: Dans cette étape facultative, vous pouvez fournir le nom et l'adresse du demandeur. Vous voudrez peut-être remplir cette case pour garder une trace de qui vous avez fourni votre numéro d'identification fiscale.

Étape 7: L'IRS appelle cette section la partie I, qui doit vous faire vous demander quelles étaient toutes ces étapes que vous venez de terminer. Ici, vous devez fournir le numéro d'identification fiscale de votre entreprise, qui sera soit votre numéro de sécurité sociale (SSN) si vous êtes une entreprise individuelle, soit votre numéro d'identification d'employeur (EIN) si vous êtes un autre type d'entreprise. Maintenant, certaines entreprises individuelles ont également des EIN, mais l'IRS préfère que les entreprises individuelles utilisent leurs SSN sur le formulaire W-9. Encore une fois, cela facilitera la correspondance des 1099 que vous recevez avec votre déclaration de revenus, que vous déposerez sous votre SSN.

Et si votre entreprise est nouvelle et n'a pas de numéro EIN? Vous pouvez toujours remplir le formulaire W-9. L'IRS dit que vous devez demander votre numéro et écrire «demandé» dans l'espace pour le NIF. Vous souhaiterez obtenir ce numéro le plus rapidement possible car, jusqu'à ce que vous le fassiez, vous serez soumis à une retenue de sauvegarde. Vous pouvez demander un EIN sur le site Web de l'IRS. Consultez les instructions ci-dessous pour l'étape 8, partie II, pour en savoir plus sur la retenue de sauvegarde.

Étape 8: Dans la partie II, vous devez attester de la véracité de toutes vos informations avant de pouvoir signer le formulaire W-9. Mentir intentionnellement sur un formulaire fiscal pourrait signifier que vous devrez payer une amende ou aller en prison; l'IRS ne plaisante pas. Avant de signer le formulaire W-9, voici les déclarations que vous devez certifier véridiques, sous peine de parjure:

• Si vous songez à utiliser un numéro d'identification fiscale «emprunté», volé ou falsifié, réfléchissez-y à deux fois avant de mentir sous serment.

• La plupart des contribuables sont exonérés de retenue à la source. Si vous ne savez pas de quoi l'IRS parle ici, vous êtes probablement exempté. Si vous n'êtes pas exonéré, l'IRS vous en aura informé, et la société qui vous paie doit le savoir car elle est tenue de retenir l'impôt sur le revenu de votre salaire à un taux forfaitaire de 28% et de l'envoyer à l'IRS. Soit dit en passant, vous connaissez maintenant une autre bonne raison de ne pas tricher sur votre déclaration de revenus: vous devrez peut-être en parler à un futur client, ce qui pourrait faire réfléchir à deux fois l'entreprise à votre sujet. Le point (c) dit essentiellement que si vous avez déjà fait l'objet d'une retenue de sauvegarde mais que vous ne l'êtes plus, personne n'a besoin de le savoir.

• Si vous êtes un étranger résident, vous êtes en clair. L'IRS considère également ce qui suit comme une «personne américaine»: une société de personnes, une société, une société ou une association créée ou organisée aux États-Unis ou en vertu des lois des États-Unis; une succession domestique; et une fiducie domestique. Si votre entreprise est une société de personnes ayant un partenaire étranger, des règles spéciales s'appliquent; lisez-les dans les instructions pour former le formulaire W-9. Si vous n'êtes pas citoyen américain, vous devrez peut-être remplir le formulaire W-8 ou le formulaire 8233 à la place.

• Vous n'aurez probablement pas à vous soucier de celui-ci, qui a à voir avec la Foreign Account Tax Compliance Act.

Quelques points de plus avant de signer

Le formulaire W-9 vous dit de rayer le point 2 ci-dessus si l'IRS vous a informé que vous êtes actuellement soumis à une retenue de retenue parce que vous n'avez pas déclaré tous les intérêts et dividendes sur votre déclaration de revenus.

Vous pouvez biffer le point 2 si vous remplissez le formulaire W-9 dans le cadre d'une transaction immobilière. L'article 2 ne s'applique pas dans ce cas, donc peu importe si vous êtes soumis à une retenue de sauvegarde.

Maintenant, si vous lisez attentivement les petits caractères des instructions du W-9, cela semble indiquer que la plupart des gens ne sont pas obligés de signer ce formulaire. Vous n'êtes généralement tenu de le signer que si l'IRS vous a informé que vous avez précédemment fourni un NIF incorrect. Mis à part les aspects techniques, cependant, la personne qui vous a demandé de remplir le formulaire W-9 le considérera probablement incomplet ou invalide si vous ne l'avez pas signé, et bonne chance pour essayer de le convaincre du contraire.

Retourner le formulaire

Retournez votre formulaire W-9 rempli à l'entreprise qui vous a demandé de le remplir. Idéalement, vous le livrerez en personne pour limiter votre exposition au vol d'identité, mais cette méthode n'est souvent pas pratique. Le courrier est considéré comme relativement sécurisé. Si vous devez envoyer le formulaire par e-mail, vous devez crypter à la fois le document et votre e-mail et vérifier que l'adresse e-mail du destinataire est correcte avant d'envoyer votre message. Des services gratuits sont disponibles en ligne pour vous y aider, mais vérifiez leur réputation avant de leur faire confiance. (Pour une lecture connexe, voir "Le but du formulaire W-9")