La comptabilité en partie double est le concept selon lequel chaque opération comptable a deux effets sur les finances d'une entreprise. Le grand livre général est l'enregistrement des deux côtés de chaque transaction. Si une entreprise vend un produit, ses revenus augmentent et ses liquidités augmentent d'un montant égal. Lorsqu'une entreprise emprunte des fonds à un créancier, le solde de trésorerie augmente, mais le solde de la dette de la société augmente du même montant.
Le système de double entrée crée un bilan composé d'actifs, de passifs et de capitaux propres. La feuille est équilibrée parce que l'actif d'une entreprise sera toujours égal à son passif plus ses capitaux propres. Les actifs comprennent tous les éléments qu'une entreprise possède, tels que les stocks, la trésorerie, les machines, les bâtiments et même les éléments intangibles tels que les brevets. Les passifs représentent tout ce que l'entreprise doit à quelqu'un d'autre, comme les comptes créditeurs à court terme détenus par des fournisseurs ou les effets à long terme payables à une banque. Les capitaux propres représentent la participation des propriétaires dans l'entreprise. Les capitaux propres peuvent comprendre toutes les contributions que les propriétaires ont apportées à l'entreprise, plus les bénéfices de l'entreprise ou les pertes de l'entreprise.
Chaque entrée a un côté «débit» et un côté «crédit», enregistrés dans le grand livre général. Les comptes d'actifs augmentent lorsqu'ils sont débités et diminuent lorsqu'ils sont crédités. À l'inverse, le passif et les capitaux propres augmentent lorsqu'ils sont crédités et diminuent lorsqu'ils sont débités. Si un actif augmente avec un débit, le côté crédit de l'entrée affectera un autre actif en le diminuant ou affectera un passif ou un compte de capitaux propres, en l'augmentant, afin de maintenir les actifs = passif + équation des capitaux propres en équilibre.
Par exemple, si Lucie ouvre une nouvelle épicerie, elle peut démarrer l'entreprise en contribuant une partie de ses propres économies de 100 000 $ à l'entreprise. La première entrée dans le grand livre général serait un débit en espèces, augmentant les actifs de la société, et un crédit en actions, augmentant la participation de Lucie dans la société. Si Lucie achète des étagères pour 5 000 $ sur la carte de crédit de la société, la prochaine entrée dans le grand livre général serait un débit à l'équipement de 5 000 $, augmentant les actifs de la société et un crédit sur la carte de crédit due de 5 000 $, augmentant le passif. de la compagnie.
Un grand livre auxiliaire peut être conservé pour chaque compte individuel, qui ne représentera que la moitié de la saisie. Le grand livre général, cependant, a le record pour les deux moitiés de l'entrée. Lorsque Lucie achète les étagères, le grand livre auxiliaire Équipement n'afficherait que la moitié de l'entrée, qui est le débit à l'équipement de 5 000 $. Le grand livre auxiliaire de carte de crédit comprendrait un enregistrement de l'autre moitié de l'inscription, un crédit de 5 000 $. Le grand livre général comporterait deux lignes, indiquant à la fois le débit et le crédit de 5 000 $ chacun.
Selon le Wall Street Journal, l'utilisation précoce du système à double entrée a été documentée par Luca Pacioli au XVe siècle. Les comptables des années 1400 utilisaient un stylo et du papier pour la tenue de leurs dossiers, avec un suivi minutieux de chaque double entrée. Aujourd'hui, les comptables n'utilisent généralement pas de livre de comptabilité général; cependant, les logiciels comptables modernes utilisent le même concept sous-jacent de comptabilisation de deux écritures dans le grand livre pour chaque transaction.
