Qu'est-ce qu'une carte de crédit d'entreprise?
Les cartes de crédit d'entreprise sont des cartes de crédit émises aux employés d'entreprises établies qui leur permettent de facturer leurs dépenses professionnelles autorisées, telles que les séjours à l'hôtel et les billets d'avion, sans avoir à utiliser leur propre carte ou argent comptant. Ces cartes, également connues sous le nom de cartes de crédit commerciales, peuvent faciliter la gestion des dépenses pour les employés (et les employeurs), et de nombreux avantages offrent des miles de fidélité et l'accès aux salons d'aéroport.
Fonctionnement d'une carte de crédit d'entreprise
Les cartes de crédit d'entreprise sont conçues pour répondre aux besoins des entreprises établies, généralement celles qui ont au moins 4 millions de dollars de revenus annuels, plus de 15 utilisateurs de cartes et des frais prévus de 250 000 $ ou plus chaque année. Alors que la plupart des entreprises, y compris les entreprises individuelles et les DBA, peuvent obtenir une carte de crédit pour petite entreprise, les cartes d'entreprise (comme son nom l'indique) sont réservées aux entreprises. Cela signifie que l'entreprise doit être structurée et enregistrée en tant que société S ou C pour être éligible.
Les principaux émetteurs de cartes de crédit, comme American Express, Capital One, Citibank, Chase et Wells Fargo, proposent des cartes de crédit d'entreprise. Les cartes sont émises en fonction de la santé financière de l'entreprise et non des finances personnelles des propriétaires. Les émetteurs de cartes peuvent, par exemple, exiger de la société qu'elle ait des finances solides, ainsi que de bonnes liquidités et de bons flux de trésorerie.
Les émetteurs de cartes de crédit d'entreprise souhaitent généralement voir les récents états financiers vérifiés d'une entreprise, des détails sur la structure et l'organisation de l'entreprise, des informations fiscales (y compris un numéro d'identification fiscale fédérale) et les coordonnées d'un dirigeant d'entreprise autorisé à faire des affaires au nom du entreprise, comme un propriétaire, un président ou un trésorier.
Points clés à retenir
- Les cartes de crédit d'entreprise facilitent la gestion des dépenses par les employeurs et les employés.Les cartes d'entreprise sont délivrées à des entreprises plus grandes et établies et diffèrent des cartes de visite disponibles pour les entreprises individuelles et les administrateurs de bases de données.Il est important pour les employés d'apprendre et de suivre la carte de crédit d'entreprise de leur entreprise. avant d'effectuer des frais. Selon la carte, un employé ou l'employeur sera responsable du paiement de la facture de carte de crédit.
Un employeur peut fournir à certains employés une carte d'entreprise afin qu'ils puissent payer les dépenses professionnelles approuvées, telles que les hôtels, les repas, les voitures de location et les vols, et également accéder à des espèces aux distributeurs automatiques de billets, le tout sans utiliser leurs propres fonds ou une avance de la société. Le nom de l'entreprise figurera sur la carte, ainsi que le nom de l'employé en tant que titulaire de carte désigné. La signature de l'employé figure au verso de la carte, comme elle le ferait sur une carte de crédit personnelle.
Types de cartes de crédit d'entreprise
Selon le type de carte de crédit d'entreprise, l'employé ou l'employeur sera responsable du paiement de la facture de carte de crédit. Avec une carte de responsabilité individuelle, l'employé est responsable de payer directement à l'émetteur de la carte de crédit tous les frais, ainsi que de produire un rapport de dépenses et d'obtenir un remboursement de l'employeur. L'émetteur de la carte de crédit vérifie le crédit de l'employé avant de lui donner une carte, mais c'est un «soft pull» qui n'affectera pas sa cote de crédit.
S'il s'agit d'une carte de responsabilité d'entreprise, l'employeur paie la facture pour tous les frais approuvés (même si l'employé peut être amené à payer directement à l'émetteur toute dépense non autorisée ou personnelle). Parce que l'entreprise est responsable du paiement de la facture, l'émetteur de la carte de crédit ne vérifie généralement pas le crédit de l'employé, mais cette personne sera probablement responsable du dépôt de rapports de dépenses réguliers afin que l'entreprise puisse rapprocher les relevés de carte chaque mois.
Avant qu'un employé utilise une carte de crédit d'entreprise, il doit savoir qui est responsable du paiement de la facture chaque mois. S'ils sont responsables, ils devraient mettre en place un système pour s'assurer que les paiements sont effectués dans les délais et qu'ils disposent des fonds nécessaires pour couvrir le solde.
Avantages d'une carte de crédit d'entreprise
Un avantage clé d'une carte de crédit d'entreprise est qu'elle facilite la gestion des dépenses, tant pour les employés que pour les employeurs. Du point de vue commercial, une carte d'entreprise permet aux employeurs de limiter le montant que les titulaires de carte peuvent dépenser par transaction, par catégorie de dépenses ou dans l'ensemble. L'entreprise peut également contrôler où une carte peut être utilisée, limitant les achats à des marchands, des types de marchands et des emplacements spécifiques.
Du point de vue des employés, une carte de responsabilité d'entreprise peut signifier un allégement financier, car elle élimine la nécessité de payer d'avance pour les dépenses liées à l'entreprise et d'attendre les remboursements. Un autre avantage est que certaines cartes de crédit d'entreprise offrent des rapports de dépenses électroniques qui remplissent automatiquement les rapports de dépenses de l'entreprise avec des informations d'achat, une fonctionnalité qui facilite (c'est-à-dire moins de tracas) la soumission de rapports précis et en temps opportun.
Un autre avantage majeur est que, selon l'employeur, les titulaires de carte peuvent être en mesure de conserver toutes les récompenses qu'ils gagnent tout en utilisant une carte de crédit d'entreprise. Ils peuvent, par exemple, être en mesure de gagner et d'échanger des récompenses pour un programme de fidélisation ou le programme de fidélité d'un hôtel. Bien sûr, l'employeur peut décider de conserver les récompenses afin de compenser les coûts annuels de l'entreprise ou d'offrir des incitations aux employés les plus performants. Pourtant, de nombreuses grandes entreprises permettent aux employés de profiter des avantages des programmes de récompenses, car cela peut améliorer le moral des employés.
En plus des programmes de récompenses, de nombreuses cartes de crédit d'entreprise offrent des avantages que les voyageurs fréquents apprécieront, tels que l'accès aux salons d'aéroport (un énorme avantage si un voyageur a une longue escale), des services d'assistance voyage et d'urgence, le remplacement de la carte d'urgence et le décaissement en espèces, et exonération des dommages de collision de location de voiture. Lisez les petits caractères sur l'accord de carte de crédit pour vous assurer de comprendre comment ces avantages fonctionnent. Pour activer la couverture automatique lors de la location d'une voiture, par exemple, vous devez probablement effectuer l'intégralité de la transaction avec la carte de crédit couverte et refuser l'exonération des dommages par collision de la société de location. En cas de doute, appelez le numéro au dos de la carte.
Politiques de l'entreprise pour les cartes de crédit d'entreprise
Les employés doivent connaître les politiques de leur entreprise concernant les cartes d'entreprise dès le départ pour éviter de faire des erreurs qui pourraient conduire à des cauchemars comptables ou pire. Les titulaires de carte doivent se familiariser avec les dépenses générales et les exigences de déclaration de leur entreprise et savoir s'ils ont des limites de dépenses qui s'appliquent à certaines catégories. Il est également important de se renseigner sur les règles spécifiques à un département ou à un poste. Les dirigeants d'entreprise, par exemple, auront probablement des profils de dépenses différents de ceux, par exemple, des cadres intermédiaires.
Une fois qu'un titulaire de carte a appris les politiques de son entreprise, il doit s'y tenir. S'ils utilisent leur carte pour acheter quelque chose qui n'est pas une dépense d'entreprise approuvée, cela peut leur donner une mauvaise image aux yeux de leur employeur, même si c'est une erreur honnête. De plus, de nombreuses grandes entreprises ont un gestionnaire de cartes de voyage et de divertissement parmi leurs employés qui peut vérifier les dépenses des employés à tout moment. Il est important que les titulaires de carte fassent preuve de bon sens pour décider si les frais qu'ils sont sur le point de faire sont liés à 100% à leur travail. Sinon, ils devraient la mettre sur leur carte personnelle et la trier plus tard s'ils se sentent en droit de recevoir un remboursement complet ou partiel.
Pour éviter les cauchemars comptables - ou pire - ne mélangez pas les dépenses personnelles avec les dépenses d'entreprise.
Avant qu'une carte de crédit d'entreprise soit activée, un employeur peut offrir (ou exiger) des séances de formation en personne ou en ligne sur les cartes de crédit d'entreprise conçues pour aider les employés à se familiariser avec les politiques. De plus, un employeur peut afficher et mettre à jour ses politiques sur son site Intranet. C'est toujours une bonne idée de rester informé, de suivre les règles et d'éviter de faire quoi que ce soit qui pourrait entraîner des formalités administratives supplémentaires ou être interprété comme une fraude. Les titulaires de carte qui ont des questions sur les politiques de leur employeur doivent contacter la personne (ou le service) qui gère le programme.
Considérations spéciales pour les cartes de crédit d'entreprise
En plus de comprendre et de suivre les politiques de l'entreprise concernant les limites de dépenses, les types de dépenses autorisées et la façon dont les rapports de dépenses sont traités, il est important que les employés sachent que s'ils - et non leur employeur - sont responsables du paiement de la facture de carte de crédit, de leur le pointage de crédit pourrait chuter s'il prend du retard sur les paiements. AmEx, par exemple, signale des comptes à un bureau de crédit si le compte est en souffrance depuis 180 jours. C'est une bonne idée de mettre en place une alerte e-mail pour vous rappeler quand ces paiements sont dus.
Comme toute carte de crédit, les employés doivent traiter leur carte de crédit professionnelle avec soin et la conserver dans un endroit sûr pour éviter le vol ou la perte. Si une carte est perdue ou volée, elle doit être signalée dès que possible afin que la carte puisse être annulée et remplacée.
