Qu'est-ce que la gestion des transactions numériques (DTM)
La gestion des transactions numériques (DTM) utilise des systèmes informatiques plutôt que du papier pour gérer les accords commerciaux de manière rapide, précise et sécurisée. Le DTM est un service cloud 100% numérique qui accélère le processus de signature des contrats et réduit le nombre d'erreurs qui peuvent être commises en cours de route, car les documents peuvent être signés et transmis instantanément en ligne plutôt que d'avoir à être imprimés, physiquement signés, scanné et envoyé par e-mail, ou retourné par la poste.
Décomposer la gestion des transactions numériques (DTM)
La technologie DTM crée des signatures numériques hautement sécurisées et authentifiées, ce qui les rend plus légalement applicables que les signatures traditionnelles. De plus, comme il est basé sur le cloud, le DTM permet aux entreprises d'accéder aux documents clés et de faire des affaires à tout moment, n'importe où et sur n'importe quel appareil.
Avantages de la gestion des transactions numériques
Le DTM profite aux organisations en réduisant le temps de transaction et en améliorant l'expérience client. La norme de l'industrie pour le DTM est appelée xDTM, et elle a des exigences de confidentialité, de sécurité, d'universalité, d'évolutivité, de disponibilité, de force exécutoire, d'ouverture et de conformité. Les directeurs informatiques (DSI) et les dirigeants d'entreprises telles que DocuSign, Microsoft, FedEx, Intel et UPS aident à gérer cette norme. Le DTM exige des experts de l'industrie qu'ils créent et mettent en œuvre les meilleures pratiques pour les praticiens dans différents domaines, des médecins aux avocats en passant par les fonctionnaires. Par exemple, lorsque le DTM est utilisé dans un établissement de soins de santé, la norme de confidentialité peut être primordiale, tandis qu'en finance, la norme de sécurité peut obtenir la meilleure facturation.
Chaque aspect d'une entreprise peut bénéficier des avantages du DTM.
- Dans les ventes, il peut être utilisé pour les accords de rémunération, les accords de référence, les inscriptions de nouveaux clients et les accords sur les conditions générales.Les services des ressources humaines peuvent l'utiliser pour les formalités d'embauche, les accords de non-divulgation et les formulaires de paie.Les services financiers peuvent l'utiliser pour le traitement des factures, transfert d'actifs et comptes de retraite.En informatique, il peut être utilisé pour la gestion des accès et l'autorisation de maintenance.Les équipes juridiques peuvent utiliser le DTM pour la gestion des contrats et la conformité interne.Le personnel d'approvisionnement peut l'utiliser pour les bons de commande et les énoncés de travail.
La gestion des transactions numériques en pratique
Les entreprises peuvent plus facilement adopter le DTM si elles passent de leurs processus papier existants à des processus entièrement numériques du début à la fin. Les processus papier, bien que plus familiers et confortables pour de nombreux utilisateurs, ne sont pas aussi sûrs ou fiables que certains utilisateurs le pensent. Les documents papier peuvent être perdus, ils ne sont pas très sécurisés et ils peuvent être difficiles à contrôler. Une entreprise peut choisir d'implémenter le DTM dans un seul service ou de l'implémenter à l'échelle de l'entreprise.
DocuSign, Adobe et VASCO Data Security (anciennement Silanis) sont trois acteurs majeurs du marché des DTM. Tous sont spécialisés dans les signatures numériques. Parmi les autres grandes sociétés DTM, citons Box, qui fournit un stockage cloud, une collaboration d'équipe et une automatisation des flux de travail pour les entreprises; Fluix, qui stocke les fichiers, facilite la collaboration entre les documents et convertit les documents papier en fichiers numériques, en plus d'offrir des signatures électroniques; et MiForms, qui aide les employés à collecter des données, GPS, photos, codes-barres et signatures sur le terrain. Il existe un certain nombre d'autres sociétés DTM, les utilisateurs potentiels doivent donc comparer les coûts et les fonctionnalités, qui changent fréquemment. Certaines entreprises s'adressent aux petites entreprises tandis que d'autres se concentrent sur des solutions au niveau de l'entreprise. Un moyen pratique de vérifier les fournisseurs consiste à voir qui ils répertorient en tant que clients.
