Table des matières
- À quoi sert le formulaire W-4
- Qu'est-ce qu'un formulaire W-4?
- Étape 1: Vos informations
- Étape 2: votre SSN
- Étape 3: votre état civil
- Étape 4: changements de nom
- Étape 5: Total des allocations
- Étape 6: allocations supplémentaires
- Étape 7: exempté de la retenue
- Étape 8: attester de la vérité
- Quand vous avez besoin d'un nouveau W-4
- Astuce pour économiser de l'argent
- The Bottom Line
Vous venez de commencer un nouvel emploi et vous vous sentez plutôt bien. Ensuite, votre employeur vous remet un formulaire fiscal appelé Certificat d'allocation de retenue à la source pour employé W-4. Les formulaires fiscaux vous remplissent d'effroi. Vous ne les comprenez pas et vous avez peur de ce qui se passera si vous faites une erreur. Ne vous inquiétez pas: cet article vous expliquera ce qu'est un W-4 et vous expliquera comment le remplir ligne par ligne.
Points clés à retenir
- Vous remplissez le W-4 afin que votre employeur retienne le montant exact de l'impôt sur le revenu de vos chèques de paie. La façon dont vous remplissez le formulaire W-4 de l'IRS, le certificat d'allocation de retenue des employés, détermine le montant d'impôt que votre employeur retiendra sur votre chèque de paie.Le formulaire W-4 comporte sept sections à remplir, qui comprennent des informations personnelles, des changements de nom et le nombre total d'allocations. L'IRS voudra également savoir si vous voulez un montant supplémentaire retenu sur votre salaire et si vous êtes légalement exempté de retenue.
À quoi sert le formulaire W-4
Vous remplissez le W-4 afin que votre employeur retienne le montant exact de l'impôt sur le revenu de vos chèques de paie. Si vous avez un comptable ou un autre préparateur de déclarations de revenus, confirmez vos décisions avec eux avant de retourner le formulaire.
Notez également que la loi sur les réductions d'impôts et les emplois (TCAJ), signée en décembre 2017, a supprimé l'exonération personnelle. Selon les déductions auxquelles vous vous attendez, c'est une raison pour revoir le nombre d'allocations que vous avez demandé dans le passé avant de remplir le même nombre à la ligne 5 - allocations.
Remplir votre formulaire W-4
Qu'est-ce qu'un formulaire W-4?
La façon dont vous remplissez le formulaire IRS W-4, Certificat d'allocation de retenue des employés, détermine le montant d'impôt que votre employeur retiendra sur votre chèque de paie. Votre employeur envoie l'argent qu'il retient de votre salaire à l'Internal Revenue Service (IRS), avec votre nom et votre numéro de sécurité sociale (SSN). Votre retenue compte pour le paiement de la facture d'impôt annuelle que vous calculez lorsque vous produisez votre déclaration de revenus en avril. C'est pourquoi le formulaire W-4 demande des informations d'identification, telles que votre nom, votre adresse et votre numéro de sécurité sociale.
Le formulaire W-4 comporte sept sections à remplir. Les premières lignes incluent le nom, l'adresse et le numéro de sécurité sociale du contribuable. La feuille de calcul au-dessus du formulaire permet aux contribuables d'estimer le nombre d'allocations pour leur retenue d'impôt. L'augmentation du nombre d'allocations réduit le montant d'argent retenu sur votre chèque de paie. Les gens peuvent demander une exemption de retenue à la source s'ils ne devaient pas d'impôt au cours de l'année précédente et s'attendent à n'avoir aucun impôt à payer l'année suivante.
Voici comment fonctionne le formulaire.
Étape 1: Vos informations
Indiquez votre nom et votre adresse dans la première section. Facile.
Étape 2: votre SSN
Indiquez votre numéro de sécurité sociale dans la case deux. Votre employeur a besoin de ces informations pour que lorsqu'il envoie l'argent qu'il a retenu de votre chèque de paie à l'IRS, le paiement soit appliqué à votre facture d'impôt sur le revenu annuelle.
Étape 3: votre état civil
Dans la case 3, cochez l'option qui correspond à votre état civil, célibataire ou marié. Mais attendez, il y a une autre case: «Marié, mais retenez à un taux unique plus élevé.» Devriez-vous choisir cette case? Peut-être, si votre conjoint travaille également et que vous craignez de ne pas avoir suffisamment d'impôt retenu.
Avant de vous décider, consultez la feuille de travail à deux salariés / emplois multiples - c'est la quatrième page que votre employeur aurait dû vous donner avec le formulaire W-4, ou vous pouvez le télécharger à partir de l'IRS. Il y a également une note sous les cases vous demandant de choisir la case «Célibataire» si vous êtes marié mais séparé légalement, ou si votre conjoint est un étranger non résident.
Étape 4: changements de nom
La case quatre ne s'appliquera probablement pas à vous sauf si vous vous êtes récemment marié et avez changé de nom, mais vous n'avez toujours pas obtenu de carte de sécurité sociale mise à jour reflétant votre changement de nom. Vous devez appeler le 1-800-772-1213 pour une carte de sécurité sociale de remplacement avec votre nouveau nom dessus avant de pouvoir donner un W-4 à votre employeur. Ce n'est pas si grave, mais faites-le rapidement parce que votre employeur est tenu de retenir les impôts au taux le plus élevé possible jusqu'à ce que vous soumettiez un W-4.
Étape 5: Total des allocations
La ligne cinq demande le nombre total d'allocations que vous demandez. Pour répondre, vous devez répondre à quelques questions.
Tout d'abord, regardez la page trois du package W-4 que vous remplissez. Vous y trouverez la feuille de calcul des allocations personnelles. Chaque allocation que vous demandez réduit le montant que votre employeur retiendra de votre salaire, mais vous ne pouvez pas simplement choisir un nombre élevé d'allocations parce que vous en avez envie.
Combien d'allocations prendre
Remplir cette feuille de calcul vous indiquera combien d'allocations vous êtes autorisé à saisir à la ligne 5. Passons en revue chaque étape.
A. Demandez une allocation si personne d'autre ne vous revendique comme personne à charge, ce qui est le cas pour la plupart des adultes. Mais si, par exemple, vous avez 16 ans et remplissez le formulaire W-4 pour votre travail après l'école, ou si vous êtes au collège et remplissez le formulaire pour votre stage d'été, vos parents vous considèrent probablement comme une personne à charge, et vous n'êtes pas autorisé à demander une allocation ici.
B. Vous pouvez demander une allocation si vous êtes marié et déposez conjointement.
C. Ou, vous pouvez en demander un si vous déposez en tant que chef de ménage. Vous pourriez penser, comme je l'ai déjà fait, que si vous êtes célibataire et indépendant, vous êtes le chef de famille. L'IRS serait prêt à différer. Il considère que le chef de ménage est quelqu'un qui n'est pas marié (au moins j'ai bien compris) et qui paie plus de 50% du coût de l'entretien d'une maison pour lui-même et ses personnes à charge ou d'autres personnes qualifiées. particuliers (encore une fois, la publication 501 contient tous les détails). Il s'agit plutôt d'une allocation «désolé que vous ayez été bloqué en élevant cet enfant par vous-même».
D. Vous pouvez demander une deuxième allocation si vous êtes célibataire ou marié et que vous n'avez qu'un seul emploi; si vous êtes marié et déposez conjointement un seul emploi et que votre conjoint ne travaille pas; ou si votre salaire provenant de votre deuxième emploi ou de celui d'un conjoint (ou des deux seconds emplois) est de 1 500 $ ou moins. Fondamentalement, si votre ménage n'a qu'une seule source de revenu importante (l'emploi pour lequel vous remplissez ce W-4), demandez une allocation sur cette ligne.
E. Sur cette ligne, vous pouvez demander des allocations pour chacun de vos enfants admissibles, selon votre revenu et le nombre d'enfants que vous avez. Fondamentalement, toutes ces questions sur les enfants et les personnes à charge essaient de tenir compte des crédits que vous pourrez demander sur le formulaire 1040 qui réduiront votre impôt sur le revenu pour l'année. Votre employeur retiendra moins de vos chèques de paie si l'une de ces situations s'applique à vous. La nouvelle législation fiscale a doublé le crédit d'impôt pour enfants et éliminé un allégement fiscal appelé crédit d'impôt supplémentaire pour enfants jusqu'à la fin de 2025 (cependant, certains éléments ont été intégrés au crédit d'impôt pour enfants de 2018). Cela a également augmenté le montant que les parents peuvent gagner et continuer à recevoir des crédits pour leurs enfants. Les familles à faible revenu obtiennent plus, mais vous pouvez être marié en déposant conjointement et gagner jusqu'à 400000 $ tout en réclamant quelque chose (le maximum pour obtenir le crédit en 2017 était de 119000 $).
F. Voici où vous saisissez les allocations pour les autres personnes à charge que vous demanderez dans votre déclaration de revenus. Techniquement, la définition IRS d'une personne à charge est assez compliquée (voir la publication IRS 501 pour plus de détails), mais la réponse courte est que c'est un enfant ou un parent admissible qui vit avec vous et que vous soutenez financièrement. Il y a aussi des limites de revenu ici. Les personnes ayant un revenu de 175 550 $ et plus ou les personnes mariées qui déposent conjointement et qui gagnent 339 000 $ ou plus n'ont pas à présenter de demande.
G. Si vous prenez certains autres crédits, comme le crédit pour revenu gagné ou un crédit d'impôt pour adoption, vous pourriez avoir droit à des allocations supplémentaires. Regardez les feuilles de travail 1-6 dans la publication IRS 505.
H. Enfin, une question facile. Additionnez tous les chiffres des lignes ci-dessus et entrez le total ici.
Sous la ligne H, vous apprendrez que vous n'avez peut-être pas encore vraiment fini avec la feuille de calcul. Quelle déception. Il contient des pages supplémentaires si votre situation fiscale est plus compliquée parce que vous avez plus d'un emploi, que votre conjoint travaille ou que vous détaillez les déductions dans votre déclaration de revenus au lieu de prendre la déduction standard. Le fait de parcourir ces feuilles de travail supplémentaires dépasse le cadre de cet article, mais la publication IRS 505, «Retenue d'impôt et taxe estimée», fournit des informations supplémentaires. L'IRS Withholding Calculator peut vous faire gagner du temps.
En supposant que vous ne tombiez pas dans l'une de ces situations plus compliquées, transférez le total de la ligne H de la feuille de calcul à la ligne 5 du formulaire W-4, où vous vous étiez arrêté. Conservez les feuilles de calcul pour vos dossiers - ne les donnez pas à votre employeur.
Étape 6: allocations supplémentaires
N'oubliez pas, nous sommes de retour sur le formulaire W-4 maintenant. L'IRS veut savoir si vous voulez un montant supplémentaire retenu sur votre chèque de paie. "Bien sûr que non. Vous prenez déjà assez de mon argent », pensez-vous. Mais, le nombre d'allocations que vous demandez à la ligne H pourrait faire en sorte que votre employeur retienne trop peu d'impôt au cours de l'année. S'ils retiennent trop peu, vous vous retrouverez avec une grosse facture fiscale et peut-être des pénalités de sous-paiement et des intérêts en avril. Dans ce cas, dites à votre employeur de retenir de l'argent supplémentaire sur chaque chèque de paie afin que cela ne se produise pas.
Comment savez-vous si cela peut arriver? Une cause probable est que si vous recevez un revenu important déclaré sur le formulaire 1099, qui est utilisé pour les intérêts, les dividendes ou le revenu d'un travail indépendant - aucun impôt sur le revenu n'est retenu sur ces sources de revenu. Vous devrez peut-être également l'utiliser si vous travaillez toujours, mais recevez des prestations de retraite d'un emploi précédent. Et si votre conjoint est un employé, mais que vous êtes un entrepreneur indépendant, vous pouvez avoir de l'argent supplémentaire retenu sur leur chèque de paie afin que vos paiements d'impôts trimestriels estimés ne soient pas aussi importants. Cette décision peut même compenser les flux de trésorerie de votre ménage.
Étape 7: exempté de la retenue
Êtes-vous légalement exempté de retenue à la source parce que vous n'aviez aucune obligation fiscale pour l'année précédente et que vous vous attendez à n'avoir aucune obligation fiscale pour l'année en cours? Si oui, inscrivez «exonéré» dans la case sept. Notez que les instructions ne disent pas d'écrire «exonéré» si vous avez reçu un remboursement d'impôt l'année dernière. Ce n'est pas la même chose que de n'avoir aucune obligation fiscale. N'avoir aucune obligation fiscale peut sembler génial, mais cela signifie probablement que vous avez gagné moins de 15000 $ pour toute l'année si vous êtes célibataire, ou que vous et votre conjoint avez gagné moins de 30000 $ si vous êtes marié en commun. Ce n'est pas si génial que si quelqu'un d'autre (comme maman ou papa) vous soutient avec plaisir.
Étape 8: attester de la vérité
Rappelez-vous comment nous avons dit plus tôt que vous ne pouviez pas simplement réclamer autant d'allocations que vous en aviez envie? Voici pourquoi. Le formulaire dit: «Sous peine de parjure, je déclare avoir examiné ce certificat et, à ma connaissance, il est vrai, correct et complet.» Vous devez signer votre nom sous cette déclaration, où il est écrit «Signature de l'employé». Entrez ensuite la date à droite.
Enfin, suivez les instructions sur les deux tiers de la page qui indique: «Séparez ici et remettez le formulaire W-4 à votre employeur. Gardez la partie supérieure pour vos dossiers."
Quand vous avez besoin d'un nouveau W-4
En général, votre employeur n'enverra pas le formulaire W-4 à l'IRS. Après l'avoir utilisé pour déterminer votre retenue, l'entreprise le déposera. Vous pouvez modifier votre retenue à tout moment en soumettant un nouveau W-4 à votre employeur.
Les situations où vous pourriez avoir besoin de changer votre W-4 incluent, se marier ou divorcer, ajouter un enfant à votre famille ou prendre un deuxième emploi. Vous pouvez également soumettre un nouveau W-4 si vous découvrez que vous avez retenu trop ou trop peu l'année précédente lorsque vous préparez votre déclaration de revenus annuelle, et vous vous attendez à ce que votre situation soit similaire pour l'année fiscale en cours. Vos modifications W-4 prendront effet au cours des une à trois prochaines périodes de paie.
En outre, comme indiqué précédemment, discutez du nouveau W-4 avec votre préparateur de déclarations de revenus et voyez si vous devez modifier votre retenue à la source en raison de la façon dont la nouvelle législation fiscale affecte votre situation personnelle.
Astuce pour économiser de l'argent
The Bottom Line
Il est important de remplir correctement ce formulaire car l'IRS oblige les gens à payer des impôts sur leur revenu progressivement tout au long de l'année. Si vous avez trop peu d'impôt retenu, vous pourriez devoir une somme étonnamment élevée à l'IRS en avril, plus des intérêts et des pénalités pour sous-paiement de vos impôts pendant l'année.
Dans le même temps, si vous avez trop d'impôt retenu, votre budget mensuel sera plus serré qu'il ne devrait l'être. De plus, vous accorderez au gouvernement un prêt sans intérêt lorsque vous pourriez épargner ou investir cet argent supplémentaire et gagner un rendement — et vous ne récupérerez vos impôts en trop qu'en avril suivant lorsque vous produirez votre déclaration de revenus et se faire rembourser. À ce stade, l'argent peut ressembler à une aubaine, et vous pourriez l'utiliser moins judicieusement que vous ne l'auriez fait s'il était entré progressivement à chaque chèque de paie.
