Qu'est-ce que l'avenant?
Une régie d'avances est un compte de caisse sur lequel une entreprise s'appuie pour payer de petites dépenses courantes. Les fonds contenus dans les régies d'avances sont régulièrement réapprovisionnés afin de maintenir un solde fixe. Le terme «régie d'avances» peut également désigner une avance monétaire accordée à une personne dans un but précis.
Points clés à retenir
- Les régies d'avances font référence à un type de compte de caisse tenu par une entreprise et utilisé pour payer de petites dépenses accessoires ou courantes. Un solde de compte fixe est établi dans le compte d'avances et remboursé au besoin lorsque de l'argent est retiré pour des éléments comme la paie, les voyages ou la petite caisse..En raison de sa nature petite et fixe qui est facilement surveillée, les régies découragent les dépenses non autorisées ou somptueuses.
Comment fonctionne Imprest
Le type d'avance le plus connu est un compte de petite caisse, qui est utilisé pour couvrir les petites transactions lorsqu'il est impossible ou peu pratique de couper des chèques. Ces comptes conservent un montant fixe d'espèces sur place, qui peut être utilisé pour rembourser les employés et payer de petites dépenses. Les fonds de petite caisse sont généralement manipulés par des dépositaires qui surveillent le compte et distribuent de l'argent aux employés, qui à leur tour fournissent des reçus liés à l'entreprise.
Les avances peuvent également être utilisées pour couvrir la masse salariale des employés, les dividendes, les déplacements des employés et les primes. Une fois ces dépenses sortantes payées, le fonds est généralement remboursé par le capital du compte bancaire principal de la société.
Les améliorations découragent l'utilisation de dépenses non autorisées car les fonds sont affectés à des fins spécifiques. Par conséquent, les régies d'avances versent généralement le même montant d'argent sur une base régulière, ce qui ramène idéalement le compte à un solde proche de zéro, avant qu'il ne soit automatiquement réapprovisionné avec ce même montant fixe. Ce système facilite le suivi des dépenses, la détection des écarts et, finalement, la détection des fraudes.
Le système d'avance
Le système d'avances comprend les étapes suivantes:
- Un fonds de petite caisse est créé, avec un montant fixe de trésorerie. Ceci est enregistré dans le grand livre de l'entreprise.Toutes les dépenses payées par le biais de la petite caisse doivent être documentées avec des reçus.Le fonds est régulièrement réapprovisionné avec des reçus de décaissement pour maintenir un solde fixe.Le fonds est surveillé de près pour tout écart entre les espèces attendues (basé sur documentation) et la trésorerie réelle. S'il existe des écarts, ils font l'objet d'une enquête.
L'avenir des améliorations
Alors que les entreprises s'appuient de plus en plus sur les transactions électroniques, le système d'avances régresse progressivement. Il est souvent plus facile d'utiliser une carte de crédit d'entreprise qu'une régie, car la première offre une documentation électronique des transactions et ne déclenche pas la nécessité de reconstituer les fonds sortants.
