Une fois que vous avez produit votre déclaration de revenus, vous n'avez probablement pas envie de conserver tous les papiers - W-2, 1099 et plus - ou même de penser aux taxes. Mais il y a certains documents que vous souhaitez conserver indéfiniment. Pratiquer la conservation des papiers dont vous aurez besoin pour l'avenir vous rapportera plus tard des économies d'impôt. Voici un aperçu de ces documents et pourquoi vous devriez les conserver.
Copies des retours
L'IRS dispose d'un temps limité pour vérifier les déclarations (généralement trois ans à compter de la date d'échéance de la déclaration). Cependant, cette limite ne s'applique pas si l'IRS pense que vous n'avez jamais produit de déclaration. Si l'IRS vous envoie une lettre indiquant que vous n'avez jamais déposé, c'est à vous de prouver le contraire. Pour ce faire, conservez pour toujours une copie de votre déclaration , accompagnée d'une preuve de dépôt. Le type de preuve dépend de la façon dont vous avez produit votre déclaration:
- Pour les retours papier: Un reçu recommandé ou certifié ou le bordereau d'un transporteur privé (par exemple, FedEx, UPS). Pour les retours électroniques: l'e-mail accusant réception de votre retour a été accepté pour le dépôt. Si vous utilisez un logiciel pour classer, l'e-mail est généré par le logiciel (par exemple, ImpôtRapide vous envoie un e-mail). Si vous utilisez un préparateur rémunéré, demandez un accusé de réception du préparateur que votre déclaration a été acceptée pour le dépôt.
Il en va de même pour les déclarations de revenus des États. Gardez pour toujours une copie de la déclaration de revenus de l'État, ainsi qu'une preuve de dépôt.
Documents pour votre maison
Pour de nombreuses personnes, une résidence personnelle est leur plus grand atout, et celle qui peut générer une facture fiscale importante lorsqu'elle est vendue. La loi fiscale autorise jusqu'à 250 000 $ de gain sur la vente d'une résidence principale (500 000 $ pour les déclarants conjoints) si certaines conditions sont remplies. Si ces conditions ne sont pas remplies - ou si le gain dépasse la limite en dollars - un gain imposable en résulte. Afin de minimiser le gain, il est utile de maximiser la base de la maison. La base, qui commence par ce que vous avez payé pour la maison, peut être augmentée par des améliorations d'immobilisations, comme un ajout, un nouveau toit, des appareils électroménagers, une piscine creusée et un aménagement paysager.
Plus vous êtes propriétaire de la maison, plus il est probable que (a) le prix que vous obtenez lorsque vous vendez sera plus élevé que ce que vous avez payé et (b) que vous avez investi plus d'argent dans la maison pour des améliorations. Trouvez une liste des améliorations de capital pour lesquelles vous devriez enregistrer les reçus ou autres preuves de paiement dans la publication IRS 523 (mise à jour 2017 non publiée au moment de la rédaction).
En plus des améliorations de l'habitat, conservez votre relevé de règlement initial et les autres documents liés à l'achat. Cela vous permet d'ajouter à votre base de coûts les éléments suivants:
- frais d'abstrait (résumé des frais de titre) frais d'installation de services publics frais légaux (y compris les frais pour une recherche de titre, la préparation du contrat de vente et la préparation de l'acte) enregistrement feessurvey feestransfer ou timbres
Gardez une trace de ces dépenses aussi longtemps que vous êtes propriétaire de votre maison, puis pendant au moins trois ans après avoir produit votre déclaration déclarant la vente. La période de trois ans dans la plupart des cas est le temps pendant lequel l'IRS peut remettre en question votre position.
Coûts d'acquisition d'un bien
Comme dans le cas des améliorations domiciliaires, vous souhaitez conserver des enregistrements relatifs à d'autres propriétés - stocks, maison de vacances, propriété locative ou œuvre d'art. Encore une fois, vous devez savoir ce que vous avez payé pour la propriété, y compris les commissions et autres frais d'acquisition, afin de pouvoir calculer correctement le gain lorsque vous vendez. Si vous ne le faites pas, vous devrez peut-être payer plus d'impôts que ce qui serait autrement dû (c'est à vous de prouver votre base fiscale si l'IRS conteste votre déclaration).
Comme dans le cas des documents liés à votre maison, conservez ces documents aussi longtemps que vous êtes propriétaire de la propriété, puis pendant au moins trois ans après avoir produit votre déclaration de revenus de vente de la propriété.
Remarque: Les sociétés de courtage et les sociétés de fonds communs de placement sont désormais tenues de fournir des informations de base sur certains titres (par exemple, les actions acquises auprès d'eux depuis 2011). Cependant, il est sage pour vous de conserver ces informations dans le cas où vous changez de société ou fusionnez et que vos dossiers sont perdus (cela arrive).
Propriété héritée
Lorsque vous héritez d'un bien, votre base d'imposition devient la valeur du bien à la date du décès de la personne qui vous l'a confiée (appelée base progressive). Les grands domaines (ceux évalués à plus de 11180000 $ pour ceux qui décèdent en 2018) déclarent la valeur dans une déclaration de revenus fédérale (formulaire 706). Les petites propriétés peuvent avoir à déclarer la valeur des biens sur les formulaires d'impôt sur la mort de l'État, même si aucune déclaration fédérale n'est due. Demandez ces informations à l'exécuteur testamentaire, à l'administrateur ou au représentant personnel de la succession. (La nouvelle législation fiscale a doublé le montant d'exclusion de base pour l'impôt successoral d'environ 5 millions de dollars à 10 millions de dollars.)
Pour les domaines qui ne sont pas tenus de produire de telles déclarations, il appartient aux héritiers de déterminer la valeur, qui devient la base de la propriété. Si vous héritez de titres cotés en bourse, obtenez leur valeur à la date du décès. Si vous héritez d'un bien immobilier, vous voudrez peut-être obtenir une évaluation de la date du décès afin de pouvoir démontrer votre base plus tard. Encore une fois, comme pour les autres propriétés, conservez ces informations aussi longtemps que vous êtes propriétaire de la propriété, plus la période pendant laquelle l'IRS peut remettre en question votre rapport de vente.
The Bottom Line
La tenue de dossiers peut sembler fastidieuse et lourde. Créez un système d'archivage qui fonctionne pour vous. Simplifiez vos documents en créant un dossier électronique (par exemple, numérisez les documents que vous souhaitez conserver et conservez-les dans un fichier sur votre ordinateur portable, sur une clé USB ou dans le cloud).
En fait, conserver des copies de vos enregistrements clés dans le cloud et / ou à un autre endroit est également une sauvegarde importante. Les ordinateurs portables et les lecteurs flash peuvent se bloquer ou être perdus. Et même avec les enregistrements électroniques, archivez également les documents papier, au cas où. Cela pourrait vous éviter bien des ennuis si vous - ou vos héritiers - en avez besoin à l'avenir.
