Table des matières
- Que couvre l'indemnité journalière?
- Repas et frais accessoires
- Frais d'hébergement
- Pourquoi les tarifs diffèrent selon l'emplacement
- Recherche de tarifs pour chaque emplacement
- Le taux quotidien standard
- Utilisation par l'employeur des taux GSA
- Taxes sur les remboursements journaliers
- Per diem comme alternative salariale
- The Bottom Line
Le «per diem» ou taux journalier est un montant fixe de remboursement versé aux employés pour l'hébergement, les repas et les frais accessoires quotidiens encourus pendant les déplacements professionnels. Les tarifs sont fixés chaque année par la General Services Administration (GSA) pour les destinations à l'intérieur des États-Unis continentaux; les taux non étrangers (par exemple, l'Alaska, Hawaï, Porto Rico et Guam) sont fixés par le ministère de la Défense et les taux étrangers (partout en dehors des États-Unis et de ses territoires) sont établis par le département d'État.
Que couvre l'indemnité journalière?
La GSA répartit les taux journaliers en deux catégories:
- Repas et frais accessoires (M&IE) Hébergement
Repas et frais accessoires
La catégorie repas et frais accessoires (M&IE) couvre tous les repas (petit-déjeuner, déjeuner et dîner), le service en chambre, la lessive, le nettoyage à sec, le repassage des vêtements, ainsi que les frais et pourboires pour les personnes qui fournissent des services, tels que les serveurs de restauration et les bagages. les transporteurs. Les taux quotidiens pour les repas varient selon le lieu et sont classés en six niveaux.
Les grandes villes ont généralement le niveau quotidien maximal de 76 $ (pour l'exercice 2019); les petites villes qui accueillent des déplacements professionnels importants ont des indemnités journalières se situant entre les niveaux 2 et 5 (56 $ à 71 $). Les zones qui ne sont généralement pas visitées par les voyageurs d'affaires auront le taux minimum de 55 $.
Frais d'hébergement
La catégorie d'hébergement comprend l'hébergement pour les nuitées, comme les hôtels, les motels, les auberges, les centres de villégiature et les appartements. Un taux journalier distinct est fixé pour le M&IE et l'hébergement pour chaque emplacement. Par exemple, pour l'exercice 2019, les taux quotidiens pour Atlanta varient entre 152 $ et 159 $ pour l'hébergement et 66 $ pour M&IE. Pour Chicago, les tarifs d'hébergement varient entre 131 $ et 223 $, selon le mois, et le M&IE per diem est de 76 $.
Pourquoi les tarifs diffèrent selon l'emplacement
Les taux journaliers sont basés sur le coût de la vie d'une région. Les taux quotidiens dans les grandes villes comme Chicago, New York et Los Angeles sont plus élevés que dans les zones non métropolitaines, car les biens et services dans les grandes villes sont généralement plus chers. Les tarifs d'hébergement peuvent également varier d'un mois à l'autre en fonction de l'offre et de la demande. Le taux journalier d'hébergement le plus élevé à New York, par exemple, coïncide avec l'automne, la saison qui attire le plus de touristes et de voyageurs d'affaires. Les taux quotidiens sont mis à jour annuellement et entrent en vigueur le 1er octobre, le premier jour de l'exercice du gouvernement fédéral.
Recherche de tarifs pour chaque emplacement
Demandez les tarifs spécifiques de votre employeur aux ressources humaines ou à la comptabilité ou consultez les informations en visitant le site Web de GSA, où vous pouvez rechercher par ville, état ou code postal pour l'année fiscale en cours (du 1er octobre au 30 septembre). Si vous souhaitez afficher le prochain exercice ou tout autre exercice depuis 1997, recherchez par État et sélectionnez l'année appropriée dans le menu déroulant. Cliquez sur «Trouver les tarifs journaliers» pour voir les résultats, qui sont ventilés par destination principale, comté, hébergement maximum par mois, et repas et dépenses accessoires (M&IE).
Le taux quotidien standard
Un taux standard de 55 $ par jour pour le M&IE et un taux standard de 94 $ par jour pour l'hébergement (l'exercice 2019) s'appliquent à tout emplacement qui n'a pas de taux spécifié dans les tableaux de la GSA. Cela est vrai pour tous les États des États-Unis continentaux.
Utilisation par l'employeur des taux GSA
Bien que la plupart des entreprises utilisent les taux journaliers fixés par la GSA, elles peuvent utiliser d'autres méthodes de remboursement. Par exemple, les employeurs peuvent utiliser la méthode IRS haut-bas, qui établit un taux forfaitaire par jour pour les emplacements à coût élevé (par exemple, New York, Chicago et le District de Columbia), et un taux forfaitaire pour tous les autres emplacements. Pour les voyages à compter du 1er octobre 2018, le taux est de 287 $ (71 $ si M&IE uniquement) pour les voyages vers toute zone à coût élevé et 195 $ (60 M&IE) pour les voyages vers tout autre endroit sur le continent américain.
Taxes sur les remboursements journaliers
Les indemnités journalières ne sont pas considérées comme des salaires - et ne sont donc pas imposables - tant qu'elles remplissent certaines conditions. Vous serez soumis à des taxes si l'une des conditions suivantes est vraie
- Le paiement est supérieur au taux journalier fédéral autorisé Vous n'avez pas déposé de rapport de dépenses auprès de votre employeur Votre rapport de dépenses n'incluait pas la date, l'heure, le lieu, le montant et l'objectif commercial de la dépense Votre employeur vous a donné un taux quotidien et n'a pas exigé un rapport de dépenses.
Si l'une des situations ci-dessus est vraie, votre indemnité journalière sera considérée comme un salaire et sera soumise à des retenues d'impôt sur le revenu et à des charges sociales. Le montant sera indiqué par votre employeur sur votre formulaire W-2. S'il est juste que votre indemnité journalière était supérieure au taux journalier fédéral autorisé, seul le montant excédentaire sera considéré comme un salaire.
Pour justifier votre voyage et les dépenses connexes, vous devrez tenir un journal qui comprend les jours que vous avez voyagé pour affaires, où vous êtes allé et le but commercial du voyage. Remarque: si votre voyage d'affaires dure plus d'un an dans un même lieu - même s'il implique deux affectations distinctes ou plus - vous ne pourrez peut-être pas bénéficier d'une exonération fiscale en vertu des règles fiscales journalières. Pour éviter des conséquences fiscales défavorables, consultez votre conseiller fiscal avant d'entreprendre un voyage d'affaires prolongé.
Per diem comme alternative salariale
Parce que les indemnités journalières ne sont pas imposables, certaines personnes peuvent poser la question: «Puis-je accepter un salaire inférieur avec indemnité journalière au lieu d'un salaire plus élevé sans indemnité journalière?» La réponse est «non». Les politiques d'indemnité journalière ne peuvent pas être créées d'une manière qui permette à ce qui devrait être attribué d'être étiqueté comme autre chose - dans ce cas, l'indemnité journalière.
The Bottom Line
Les indemnités journalières remboursent les employés qui voyagent à des fins professionnelles. Les tarifs varient selon le lieu et la période de l'année et sont divisés en deux catégories: a href = "/ articles / personal-finance / 091214 / using-business-credit-cards-strategically.asp"> logement et repas et dépenses accessoires (M&IE). Tant que vos paiements ne dépassent pas le taux journalier fédéral maximum, ils ne sont pas imposables; si les indemnités journalières dépassent les limites fédérales, tout excédent sera imposé comme revenu ordinaire.
Les taux quotidiens peuvent changer chaque année et les lois fiscales quotidiennes peuvent être compliquées. Consultez un fiscaliste qualifié si vous avez des questions ou des inquiétudes concernant la politique journalière de votre entreprise.
