Selon la comptabilité d'exercice, les revenus et les dépenses sont comptabilisés lorsqu'ils sont gagnés. Ceci est différent de la comptabilité de caisse, où ils sont déclarés chaque fois que la trésorerie entre et sort de l'entreprise. La plupart des comptables considèrent la méthode de la comptabilité d'exercice comme une meilleure mesure de la rentabilité aux fins du compte de résultat.
La majorité des entreprises utilisent la comptabilité d'exercice comme pratique comptable standard, même si elle est plus compliquée et subjective que la comptabilité de caisse. La plupart des entreprises ont certaines formes de comptes créditeurs et débiteurs retardés, comme la vente à crédit ou des projets qui génèrent des flux de revenus sur une longue période. Ces événements ont un impact réel sur les activités de l'entreprise, même si aucune trésorerie n'est immédiatement reçue.
Par exemple, une entreprise qui vend un meuble à crédit enregistre la vente immédiatement, pas après que tous les paiements ont finalement été reçus. Lorsque des paiements ont été reçus avant qu'un service ait été fourni ou qu'un bien a effectivement été effectué et livré, la méthode de la comptabilité d'exercice traite cet événement comme un passif. La société ne reconnaît les revenus de manière traditionnelle que lorsque le paiement intégral a été reçu.
Presque toujours, la comptabilité d'exercice traite la constatation des dépenses en fonction de la constatation des revenus connexes. C'est ce que l'on appelle le principe de correspondance. Ce principe, dicté par les principes comptables généralement reconnus (PCGR), s'applique à la fois à la vente de biens et à la prestation de services professionnels. Sans cela, les états financiers ne révéleraient que très peu d'informations utiles car les lecteurs n'auraient pas une évaluation précise de l'actif et du passif.
Chaque fois qu'une transaction est enregistrée au cours d'une période comptable, mais que les revenus en espèces ne sont pas réellement reçus avant une période comptable ultérieure, les comptables appellent cela des revenus courus. De même, les charges à payer se rapportent aux dépenses engagées au cours d'une période mais payées dans une autre. La comptabilité d'exercice est obligatoire pour toutes les entreprises qui tiennent un inventaire. Pour ceux dont les ventes sont inférieures à 10 millions de dollars, une méthode hybride de comptabilité d'exercice et de comptabilité de caisse peut être utilisée tant que la méthode de comptabilité d'exercice est utilisée pour les ventes, les achats et les articles en stock.
Les logiciels d'entreprise, tels que QuickBooks, sont devenus extrêmement populaires pour les entreprises et les particuliers. Alors que beaucoup produisent à la fois des rapports de caisse et de comptabilité d'exercice, le paramètre par défaut est presque toujours la comptabilité d'exercice.
Bien que la méthode de la comptabilité d'exercice montre plus précisément les tenants et aboutissants du revenu d'entreprise, il est également plus difficile de savoir combien d'argent est réellement disponible. Les entreprises qui ne surveillent pas attentivement leurs flux de trésorerie séparément de leur comptabilité d'exercice pourraient rencontrer de graves problèmes de flux de trésorerie. Ceci est particulièrement important pour les entreprises qui dépendent fortement des comptes de crédit et des retards de paiement de leurs clients.