Table des matières
- Qu'est-ce qu'un formulaire I-9?
- Remplir un formulaire I-9
- The Bottom Line
Qu'est-ce qu'un formulaire I-9?
Lorsque vous embauchez un nouvel employé, vous devez vérifier que la personne est légalement autorisée à travailler aux États-Unis. Une fois que vous avez fait une offre d'emploi (mais pas avant), le nouvel employé doit démontrer son admissibilité à travailler aux États-Unis en remplissant le formulaire I-9, Vérification de l'admissibilité à l'emploi.
En tant qu'employeur, il est de votre responsabilité de vous assurer que ce formulaire des services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis est rempli par l'employé et vous-même. Conservez le formulaire avec vos autres dossiers d'emploi - ne le déposez pas auprès du gouvernement.
(Pour en savoir plus sur les responsabilités des employeurs lors de l'embauche, voir «8 choses que les employeurs ne sont pas autorisés à vous demander».)
Remplir un formulaire I-9
Le formulaire I-9 est conçu pour obtenir des informations des nouveaux employés qui démontrent leur admissibilité à travailler légalement aux États-Unis. Aucun travailleur n'est dispensé de remplir le formulaire.
Le formulaire I-9 est composé de trois parties:
1. Partie I: Pour l'employé, établir son identité
Cette partie du formulaire est remplie par l'employé. Il comprend des informations telles que le nom complet de l'employé, son adresse, sa date de naissance, son numéro de sécurité sociale (le cas échéant), son adresse e-mail et son numéro de téléphone (l'adresse e-mail et le numéro de téléphone sont facultatifs).
Cette partie est également utilisée pour attester - sous peine de parjure - que la personne est légalement autorisée à travailler aux États-Unis parce qu'elle est:
- Un citoyen Un ressortissant non résident des États-Unis Un résident permanent légal Un étranger autorisé à travailler aux États-Unis L'employé doit entrer la date d'expiration de cette autorisation, le cas échéant.
Un employé qui est un étranger et autorisé à travailler doit entrer le numéro d'enregistrement de l'étranger (un «numéro A» qui est un numéro unique à 7, 8 ou 9 chiffres attribué à un étranger) ou le numéro d'admission du formulaire I-94.
L'employé doit signer le formulaire et le dater. Les fausses déclarations peuvent entraîner des amendes et / ou des peines de prison.
Certains employés peuvent avoir besoin d'aide pour remplir leur partie du formulaire. Si l'employé est mineur ou handicapé (ou a besoin d'une traduction), la personne aidant à remplir le formulaire (préparateur et / ou traducteur) doit également saisir son nom et son adresse, ainsi que signer le formulaire (également sous peine de parjure).
2. Partie II: Pour l'employeur, examen des documents de l'employé
Cette partie du formulaire est remplie par l'employeur. Il décrit les documents que l'employeur a examinés pour vérifier l'admissibilité à l'emploi. L'employeur doit prendre cette mesure dans les trois jours suivant le premier jour d'emploi. L'employeur peut - mais n'est pas tenu de - créer une copie du ou des documents présentés.
Il existe trois listes de documents pouvant être utilisés. Le type de documents utilisés dicte la partie de la partie II que l'employeur doit remplir.
Liste A: Les documents de cette liste établissent à la fois l'identité de l'employé et l'autorisation d'emploi. Un employé n'a qu'à présenter l'un des formulaires suivants pour satisfaire à l'exigence relative aux documents:
- Passeport américain (ou code de passeport américain) Carte de résident permanent («carte verte») ou carte de reçu d'enregistrement d'étranger (techniquement, la carte verte est le formulaire I-551) Passeport étranger avec un timbre I-551 temporaire Document d'autorisation de travail contenant une photographie (Formulaire I-766) Pour un étranger non immigrant autorisé à travailler: un passeport étranger et le formulaire I-94 (ou 94A) et une approbation du statut de non-immigrant de l'étranger tant qu'il n'a pas expiré Passeport des États fédérés de Micronésie, République des Îles Marshall
Liste B: Les documents de cette liste indiquent l'identité de l'employé. Si un employé n'a pas de document de la liste A, il doit produire un document de la liste B, plus un document de la liste C (ci-dessous).
- Permis de conduire ou carte d'identité délivrée par un État (pour autant qu'elle contienne une pièce d'identité avec photo et d'autres informations personnelles) Carte d'identité scolaire avec photo Carte d'enregistrement de l'électeur carte militaire ou document provisoire Carte d'identité de la personne à charge militaire Carte de la marine marchande de la Garde côtière canadienne Document tribal américain Permis de conduire délivré par une autorité gouvernementale canadienne
Pour les mineurs (de moins de 18 ans) qui ne peuvent pas produire l'un des documents de la liste B, les autres documents acceptables pour prouver l'identité de l'employé comprennent un dossier scolaire ou un bulletin scolaire; dossier du client, du médecin ou de l'hôpital; ou un dossier de garderie ou d'école maternelle.
Liste C: Ce document établit l'autorisation de l'employé de travailler aux États-Unis. Encore une fois, si l'employé ne peut pas produire un document de la liste A, il doit en produire un de la liste B et un de la liste C.
- Carte de numéro de compte de la sécurité sociale (sauf si la carte indique: non valable pour l'emploi, valable uniquement pour le travail avec autorisation INS ou valable pour le travail uniquement avec autorisation DHS) Certificat de naissance à l'étranger délivré par le Département d'État (formulaire FS-545) de déclaration de naissance délivrée par le Département d'État (formulaire DS-1350) Copie originale ou certifiée conforme d'un certificat de naissance délivré par un État, un comté, une autorité municipale ou un territoire des États-Unis disposant d'un sceau officiel Document tribal américain natif carte d'identité de citoyen (formulaire I-197) Carte d'identité pour l'utilisation d'un citoyen résident aux États-Unis (formulaire I-179) Document d'autorisation d'emploi délivré par le Department of Homeland Security
Comme dans le cas de l'employé, les employeurs doivent attester sous peine de parjure qu'ils ont examiné les documents nécessaires, qu'ils sont sincères et qu'ils croient, à leur connaissance, que l'employé est autorisé à travailler aux États-Unis. En plus de signer la section de certification, l'employeur doit noter le premier jour d'emploi de l'employé ainsi que d'autres informations sur l'employeur (le nom de l'entreprise, le titre de la personne qui signe le formulaire et l'adresse de l'entreprise).
3. Partie III: Pour l'employeur, lors de la réembauche
Cette partie du formulaire est également remplie uniquement par l'employeur, mais n'est utilisée qu'en cas de nouvelle vérification lors de la réembauche d'un employé. Si un employé est réembauché dans les trois ans suivant la date de l'I-9 d'origine, l'employeur peut choisir de remplir cette section ou un nouvel I-9.
S'il est nécessaire de remplir cette partie, l'employeur indique simplement le nom de l'employé (ou un nouveau nom si l'employé a changé de nom) et la date de réembauche. Si l'autorisation d'emploi précédente a expiré mais a maintenant été prolongée, saisissez les informations sur le document établissant cette autorisation (titre du document, numéro et nouvelle date d'expiration de l'autorisation d'emploi).
Comme pour les autres parties, l'employé doit signer sous peine de parjure qu'il / elle croit que le document présenté est authentique et qu'il est autorisé à travailler aux États-Unis.
The Bottom Line
Les employeurs doivent conserver les I-9 pendant la dernière des trois années à compter de la date d'embauche ou un an après la fin de l'emploi. De temps à autre, le gouvernement fédéral peut examiner vos dossiers d'emploi. Si vous omettez de produire des I-9, vous pouvez être passible de sanctions civiles et / ou pénales. Pour plus d'informations sur l'I-9, consultez le «Manuel à l'intention des employeurs: instructions pour remplir le formulaire I-9». Pour toute autre question concernant l'I-9, vous pouvez également consulter un avocat spécialisé en droit du travail.
(Les propriétaires d'entreprise peuvent également être intéressés par "Remplir les formulaires 1099" et "Remplir le formulaire 4562, étape par étape.")
