Pour une petite entreprise avec peu de transactions, un propriétaire d'entreprise avisé peut utiliser Excel comme substitut d'un logiciel de comptabilité. Excel possède tous les outils nécessaires pour créer et maintenir un grand livre général, mais il nécessite une solide compréhension de la comptabilité de base et une attention aux détails. Pour les propriétaires d'entreprise qui ne savent pas s'ils sont prêts ou s'ils ont les ressources pour investir dans un logiciel de comptabilité, Excel peut être un bon endroit pour commencer à tenir des registres comptables jusqu'à ce que le logiciel de comptabilité soit acheté.
Utilisation d'Excel comme grand livre général
Une configuration de tenue de registres simple doit d'abord inclure des colonnes pour la date de la transaction, la description de la transaction et un numéro de référence, comme une facture ou des numéros de chèque. Les colonnes suivantes répertorieront chacun des comptes à utiliser au cours de l'année. Une attention particulière devrait être accordée à la sélection des comptes, car il sera difficile de revenir en arrière et d'apporter des modifications plus tard. De gauche à droite, les premiers comptes répertoriés doivent être des comptes de résultats, commençant par les revenus et se terminant par les dépenses. Viennent ensuite les comptes d'actif, puis les comptes de passif et enfin les comptes de capitaux propres.
Le grand livre utilise une comptabilité à double entrée pour suivre toutes les transactions de l'entreprise, et il est important d'avoir une bonne compréhension de ce concept avant de commencer à utiliser Excel comme grand livre.
Qu'est-ce que la comptabilité à double entrée?
S'il s'agit d'une nouvelle entreprise, la première transaction sera probablement le capital investi dans l'entreprise. À titre d'exemple, supposons qu'un entrepreneur nommé Jane décide d'ouvrir un atelier d'usinage. Elle a 750 000 $ d'économies pour démarrer l'entreprise et ouvre un compte courant avec les fonds.
En utilisant des concepts de comptabilité à double entrée, Jane sait que cette transaction augmentera le compte de trésorerie de l'entreprise (l'entrée de débit) et sera compensée par une augmentation du compte de capitaux propres du propriétaire (l'entrée de crédit). Dans ce système Excel, toutes les entrées de débit doivent être enregistrées comme des valeurs positives, tandis que toutes les entrées de crédit doivent être enregistrées avec des valeurs négatives.
Dans cet exemple, Jane doit entrer la date de la transaction et une description telle que «investissement en capital» dans la première ligne de la feuille de calcul. Elle mettra ensuite une entrée positive de 750 000 $ dans la colonne du compte «espèces» de la feuille de calcul et une entrée négative de 750 000 $ dans la colonne du compte «capitaux propres du propriétaire» de la feuille de calcul. Pour vérifier les chiffres, Jane doit utiliser une formule de somme pour s'assurer que toutes les entrées de chaque ligne totalisent zéro dollar.
À partir de là, Jane continuera d'entrer une ligne pour chaque transaction. Si elle achète de l'équipement avec l'argent de l'entreprise, Jane saisira une transaction pour afficher un débit, ou une entrée positive, dans la colonne du compte "équipement", et un crédit, ou une entrée négative, dans la colonne du compte "en espèces". Si elle vend des services d'usinage à un client, elle enregistrerait un crédit sur le compte "revenus" et un débit sur un compte "capitaux propres".
Enfin, le total de chaque colonne de compte doit être additionné au bas de la feuille de calcul. La somme de tous les comptes de revenus peut être additionnée pour calculer le revenu net courant. D'autres colonnes peuvent être configurées selon les besoins pour calculer, par exemple, l'actif total, le passif total et les capitaux propres totaux.
