Qu'est-ce qu'une facture?
Une facture est un document commercial qui détaille et enregistre une transaction entre un acheteur et un vendeur. Si des biens ou des services ont été achetés à crédit, la facture précise généralement les conditions de la transaction et fournit des informations sur les modes de paiement disponibles. Les types de factures peuvent inclure un reçu, un acte de vente, une note de débit ou une facture de vente.
Les entreprises peuvent choisir d'envoyer simplement un relevé de fin de mois comme facture pour toutes les transactions en cours. Si tel est le cas, le relevé doit indiquer qu'aucune facture ultérieure ne sera envoyée. Historiquement, les factures ont été enregistrées sur papier, souvent avec plusieurs copies générées de sorte que l'acheteur et le vendeur ont chacun un enregistrement de la transaction pour leurs propres enregistrements. Actuellement, les factures générées par ordinateur sont assez courantes. Ils peuvent être imprimés sur papier sur demande ou envoyés par e-mail aux parties à une transaction. Les enregistrements électroniques permettent également de rechercher et de trier plus facilement des transactions particulières ou des dates spécifiques.
Une facture pro forma est un accord contraignant, bien que les conditions de vente soient sujettes à changement.
Facture d'achat
Les bases d'une facture
Une facture doit indiquer qu'il s'agit d'une facture au recto de la facture. Il a généralement un identifiant unique appelé numéro de facture qui est utile pour la référence interne et externe. Une facture contient généralement des informations de contact pour le vendeur ou le fournisseur de services en cas d'erreur liée à la facturation.
Les conditions de paiement peuvent être indiquées sur la facture, ainsi que les informations relatives aux remises, aux détails de paiement anticipé ou aux frais financiers évalués pour les retards de paiement. Il présente également le coût unitaire d'un article, le nombre total d'unités achetées, le fret, la manutention, l'expédition et les taxes associées, et il indique le montant total dû.
Une facture pro forma est un acte de vente préliminaire envoyé aux acheteurs avant l'expédition ou la livraison des marchandises. La facture décrit généralement les articles achetés et d'autres informations importantes telles que le poids d'expédition et les frais de transport. Les factures pro forma entrent souvent en jeu avec les transactions internationales, notamment à des fins douanières sur les importations.
Vous devez toujours conserver une copie de vos factures et reçus - à la fois sur papier ou sous forme électronique - à des fins fiscales.
L'importance de la date de facturation
La date de facturation représente la date officielle à laquelle les marchandises ont été facturées et la transaction officiellement enregistrée. Par conséquent, la date de la facture contient des informations essentielles concernant le paiement, car elle dicte la durée du crédit et la date d'échéance de la facture. Ceci est particulièrement crucial pour les entités offrant du crédit, comme net 30. La date d'échéance réelle de la facture est généralement de 30 jours après la date de facturation.
Facturation électronique
Depuis l'avènement de l'ère informatique, les particuliers et les entreprises ont trouvé plus facile de s'appuyer sur la facturation électronique comme alternative aux documents papier. La facturation électronique, ou facturation électronique, est une forme de facturation électronique qui permet de générer, de stocker et de surveiller les documents liés aux transactions entre les parties et de s'assurer que les termes de leurs accords sont respectés.
Ces documents électroniques peuvent comprendre des factures et des reçus, des bons de commande, des notes de débit et de crédit, des conditions et instructions de paiement et des bordereaux de versement. Les factures numériques sont normalement envoyées par e-mail, page Web ou application. Les avantages sont les suivants:
- Permanence et résistance aux dommages physiques Facilité de recherche et de tri pour des noms, termes ou dates spécifiques Audibilité accrue Possibilité d'imprimer ou de reproduire à la demande Capacité de collecte de données et d'intelligence d'affaires Réduction de l'utilisation de papier
La facturation électronique comprend plusieurs technologies et options de saisie et est utilisée comme terme général pour décrire toute méthode par laquelle une facture est présentée électroniquement à un client pour paiement. Plusieurs normes de facturation électronique, telles que EDIFACT et UBL, ont été développées dans le monde entier pour faciliter l'adoption et l'efficacité.
Points clés à retenir
- Une facture est un document commercial qui détaille et enregistre une transaction entre un acheteur et un vendeur.Un reçu papier d'un magasin est une facture courante du consommateur.Les factures sont un élément essentiel des contrôles et audits internes comptables. Les frais sur une facture doivent être approuvés par le personnel de gestion responsable.Les factures décrivent généralement les conditions de paiement, les coûts unitaires, l'expédition, la manutention et toutes autres conditions décrites lors de la transaction. Les factures peuvent être sous forme papier, mais les factures électroniques sont devenues beaucoup plus courantes.
Factures et comptes créditeurs
Les factures suivent la vente d'un produit à des fins de contrôle des stocks, de comptabilité et de fiscalité. De nombreuses entreprises expédient le produit et attendent un paiement à une date ultérieure, de sorte que le montant total dû devient un compte à payer pour l'acheteur et un compte à recevoir pour le vendeur.
Les factures modernes sont transmises par voie électronique, plutôt que sur papier. En cas de perte d'une facture, l'acheteur peut en demander une copie au vendeur. L'utilisation d'une facture représente la présence de crédit, car le vendeur a envoyé un produit ou fourni un service sans recevoir d'argent comptant à l'avance.
Les factures sont différentes des bons de commande, qui sont créés avant qu'un client ne commande un bien ou un service.
Factures et contrôles internes
Les factures sont un élément essentiel des contrôles internes comptables. Les frais sur une facture doivent être approuvés par le personnel de gestion responsable. Alternativement, une facture est rapprochée d'un bon de commande et lors du rapprochement des informations, le paiement est effectué pour les transactions approuvées. Un cabinet d'audit s'assure que les factures sont saisies dans la période comptable appropriée lors du test de coupure des dépenses.
