Qu'est-ce qu'une dépense prépayée?
Une dépense payée d'avance est un type d'actif au bilan qui résulte d'une entreprise effectuant des paiements anticipés pour des biens ou des services à recevoir à l'avenir. Les charges constatées d'avance sont initialement enregistrées à l'actif, mais leur valeur est passée en charges dans le compte de résultat dans le temps. Contrairement aux dépenses conventionnelles, l'entreprise recevra quelque chose de valeur des dépenses payées d'avance au cours de plusieurs périodes comptables.
Frais payés d'avance
Comprendre les dépenses payées d'avance
Les entreprises effectuent des paiements anticipés pour des biens ou des services tels que du matériel de bureau loué ou une couverture d'assurance qui offrent des avantages continus au fil du temps. Les biens ou services de cette nature ne peuvent pas être passés en charges immédiatement, car les dépenses ne correspondraient pas à l'avantage résultant au fil du temps de l'utilisation de l'actif.
Selon les principes comptables généralement reconnus (PCGR), les dépenses doivent être comptabilisées dans la même période comptable que l'avantage généré par l'actif connexe. Par exemple, si une grande machine Xerox est louée par une entreprise pour une période de douze mois, l'entreprise bénéficie de son utilisation pendant toute la période. L'enregistrement d'un paiement anticipé effectué pour le bail comme une dépense au cours du premier mois ne correspondrait pas adéquatement aux dépenses et aux revenus générés par son utilisation. Par conséquent, il doit être comptabilisé comme une charge payée d'avance et imputé aux charges sur les douze mois complets.
Les écritures de journal qui reconnaissent les dépenses liées aux prépaiements enregistrés précédemment sont appelées écritures de régularisation. Ils n'enregistrent pas les nouvelles transactions commerciales mais ajustent simplement les transactions enregistrées précédemment. Il est nécessaire d'ajuster les écritures pour les charges payées d'avance pour garantir que les charges sont comptabilisées dans la période au cours de laquelle elles sont encourues.
En raison de la nature de certains biens et services, les dépenses payées d'avance existeront toujours. Par exemple, l'assurance est une dépense payée d'avance parce que le but de souscrire une assurance est d'acheter une protection proactive au cas où quelque chose de malheureux se produirait à l'avenir. De toute évidence, aucune compagnie d'assurance ne vendrait une assurance couvrant un événement malheureux après coup, de sorte que les frais d'assurance doivent être payés d'avance par les entreprises.
Exemple de frais payés d'avance
Par exemple, supposons que la société ABC souscrit une assurance pour la période de douze mois à venir. Il paie 120 000 $ à l'avance pour la police d'assurance. La société ABC comptabilisera initialement l'intégralité de 120 000 $ en tant que débit à l'assurance prépayée, un actif au bilan et un crédit en espèces. Chaque mois, une écriture de régularisation sera portée aux charges de 10 000 $ (1/12 du montant prépayé) au compte de résultat via un crédit à l'assurance prépayée et un débit aux frais d'assurance. Au cours du douzième mois, les 10 000 $ finaux seront entièrement passés en charges et le compte prépayé sera nul.
