Les entreprises utilisent le formulaire IRS W-9, Demande de numéro d'identification fiscale et de certification, pour obtenir des informations auprès des vendeurs qu'ils embauchent en tant qu'entrepreneurs indépendants (également appelés pigistes). Lorsqu'une entreprise paie un entrepreneur de 600 $ ou plus au cours d'une année d'imposition, elle doit déclarer ces paiements à l'Internal Revenue Service (IRS), en utilisant une déclaration de renseignements appelée formulaire 1099-MISC. Les entreprises utilisent le nom, l'adresse et le numéro de sécurité sociale ou le numéro d'identification fiscale fournis par les entrepreneurs sur le formulaire W-9 pour remplir cette déclaration de renseignements. Ni l'expéditeur ni le destinataire ne doivent envoyer de copie à l'IRS.
Les entreprises qui embauchent des entrepreneurs indépendants ne retiennent pas d'impôt sur le revenu et ne paient pas d'assurance-maladie ou de sécurité sociale pour leurs entrepreneurs indépendants, comme elles le font pour leurs employés. Au lieu de cela, les entrepreneurs sont responsables de ces obligations. Cependant, l'IRS veut toujours savoir combien ces entrepreneurs ont reçu pour s'assurer qu'ils paient les taxes qu'ils doivent, et il utilise le formulaire 1099-MISC pour recueillir ces informations. Les entreprises n'envoient pas le formulaire W-9 à l'IRS.
Le but du formulaire W-9
Renseignements nécessaires sur le formulaire W-9
Le formulaire W-9 demande le nom de l'entrepreneur indépendant, le nom commercial (s'il est différent), l'entité commerciale (entreprise individuelle, société de personnes, société C, société S, fiducie / succession, société à responsabilité limitée ou «autre») et la taxe professionnelle. numéro d'identification (ou numéro de sécurité sociale, pour les propriétaires uniques qui n'utilisent pas de numéro d'identification fiscale distinct).
Le formulaire W-9 demande également à la personne qui le remplit d'attester qu'elle n'est pas soumise à une retenue de réserve. La plupart des contribuables ne le sont pas, mais s'ils le sont, la société qui embauche l'entrepreneur indépendant devra retenir l'impôt sur le revenu de la rémunération de cet entrepreneur à un taux forfaitaire de 24% (pour les années d'imposition 2018-2025) et l'envoyer à l'IRS.
Comme le formulaire W-9 exige l'inscription d'un numéro d'identification fiscale ou d'un numéro de sécurité sociale, la personne qui le remplit et l'entreprise qui reçoit le formulaire rempli doivent le garder soigneusement pendant la transmission et après réception pour se protéger contre le vol d'identité.
Quand vous ne devriez pas remplir un W-9
Un entrepreneur indépendant qui reçoit un W-9 inattendu devrait hésiter avant de le remplir et rechercher si le demandeur a une raison légitime de demander ce formulaire. Les institutions financières utilisent parfois le formulaire W-9 pour demander des informations à un client lorsqu'il doit déclarer des dividendes ou des intérêts. Faites attention ici: l'institution financière devrait probablement déjà avoir votre numéro d'identification fiscale lors de l'ouverture du compte.
Une autre situation dans laquelle vous devriez hésiter avant de remplir le formulaire W-9 est si la société qui vous le demande est votre employeur et que vous êtes censé être classé comme un employé et non comme un entrepreneur indépendant. La différence est substantielle.
Employé ou entrepreneur indépendant?
Si vous êtes un employé, votre employeur retiendra les impôts sur le revenu, retiendra et paiera les taxes de sécurité sociale et d'assurance-maladie, et paiera l'impôt sur le chômage sur votre salaire. Si vous êtes un entrepreneur indépendant, ce ne sera pas le cas. Cela signifie que vous serez responsable de la part de l'employeur des impôts sur la sécurité sociale et l'assurance-maladie, et que vous ne serez pas admissible à une indemnité de chômage si vous êtes mis à pied.
Un employeur sans scrupules ou en difficulté financière pourrait essayer de classer un employé comme un entrepreneur indépendant pour économiser de l'argent. Si vous êtes classé comme entrepreneur indépendant, les «économies» d'impôt de votre employeur sortiront de votre poche sous forme d'impôt sur le travail indépendant. Vous deviendrez également responsable du calcul et du paiement de vos impôts estimatifs quatre fois par an et du remplissage de l'annexe C lorsque vous produirez votre déclaration de revenus annuelle.
Il n'est pas toujours clair si un travailleur est un employé ou un entrepreneur indépendant, mais en général, plus l'entreprise a de contrôle sur ce que les travailleurs font et comment ils le font, plus il est probable qu'ils soient des employés. Si votre sens Spidey commence à picoter lorsque quelqu'un qui vous a embauché vous appelle un entrepreneur indépendant, c'est un bon signe, et vous devriez enquêter davantage sur la situation. Commencez par passer en revue la discussion IRS de la différence entre les deux. Si vous êtes un employé, vous devez remplir le formulaire W-4 et non le formulaire W-9.
Voici un exemple de cas où un employeur pourrait légitimement changer votre statut d'employé en entrepreneur indépendant. Vous êtes programmeur informatique et vous devez vous présenter au bureau de 9 h à 18 h du lundi au vendredi. L'entreprise met à votre disposition votre bureau et votre ordinateur.
À partir du mois prochain, vous devrez fournir votre ordinateur. Vous pourrez travailler à partir de votre domicile ou de n'importe quel endroit distant que vous souhaitez, et vous pouvez terminer le travail pendant les heures que vous souhaitez, tant que vos affectations sont terminées dans les délais et que vous répondez à temps aux appels téléphoniques et aux e-mails liés au travail.
FAQ du W-9
Comment savoir si je suis soumis à une retenue de sauvegarde?
L'IRS vous a-t-il envoyé une lettre vous informant que vous êtes soumis à une retenue de sauvegarde obligatoire? Cela pourrait se produire si vous n'avez pas déclaré tous vos intérêts et dividendes dans une déclaration de revenus précédente. Si vous n'avez pas reçu cette lettre et si vous fournissez votre numéro d'identification fiscale au demandeur du formulaire W-9, vous n'êtes pas soumis à une retenue de retenue. Si vous êtes soumis à une retenue de réserve, biffez le point deux de la deuxième partie du formulaire W-9 avant de le soumettre.
Quel est le moyen le plus sûr de soumettre le formulaire W-9?
Une autre option consiste à l'envoyer via un service tel que FedEx, UPS ou le service postal, bien qu'il n'y ait aucune garantie que votre formulaire ne sera pas perdu, volé ou falsifié en transit.
Il n'y a également aucune garantie que le destinataire stockera le formulaire en toute sécurité même si vous l'envoyez en toute sécurité, vous pouvez donc demander à ce sujet à l'avance.
Mon entreprise est-elle une entité exonérée?
Si vous êtes un propriétaire unique, ce n'est probablement pas le cas. Si c'est une société, ce pourrait être, si elle est admissible au statut d'exonération fiscale de l'IRS.
J'ai à la fois un numéro d'identification d'employeur (EIN) et un numéro de sécurité sociale. Quel numéro dois-je saisir sur le formulaire?
Puis-je refuser de remplir le formulaire W-9?
Sûr. Si vous refusez en réponse à une demande légitime, votre client retiendra les taxes sur votre salaire au taux de 24%. Le service comptable peut également vous trouver pénible et demander à votre contact de refuser de poursuivre vos activités avec vous. Les entreprises ont une lourde obligation de l'IRS pour obtenir un formulaire W-9 rempli de toute personne à qui ils paient 600 $ ou plus au cours de l'année. Le non-respect peut entraîner des amendes.
Outre un client, qui pourrait me demander de remplir le formulaire W-9?
Une banque, une firme de courtage, un établissement de crédit qui a annulé une dette que vous devez ou l'émetteur d'un prix que vous avez gagné pourraient tous demander. Si vous êtes un invité sur "Ellen" pendant sa promotion "12 Days of Giveaways" et que les producteurs de talk-shows vous demandent de remplir un W-9 avant votre départ, il est prudent de supposer que la demande est légitime. Si vous recevez un e-mail vous informant que vous avez remporté un prix pour un concours dont vous ne vous souvenez pas avoir participé, vous ne voudrez peut-être pas attribuer un W-9 à cette personne.
Méfiez-vous des escroqueries par phishing W-9. Si vous recevez une demande par e-mail pour un formulaire W-9 et que vous n'êtes pas sûr qu'il soit légitime, contactez l'expéditeur supposé par téléphone (et n'utilisez aucun numéro de téléphone dans l'e-mail suspect) pour demander si la demande est valide. Les attaquants sont sophistiqués et peuvent donner l'impression qu'un message provient de votre banque ou même de votre client. Et si vous recevez un e-mail de l'IRS, c'est définitivement une tentative de phishing, et vous devez transmettre l'e-mail à [email protected]. L'IRS ne prend pas contact avec les contribuables par e-mail.
The Bottom Line
Les formulaires W-9 sont destinés aux entrepreneurs indépendants, également appelés pigistes. Il est important de remplir correctement le formulaire, mais seulement si vous êtes sûr que c'est le bon formulaire à soumettre et que la demande est légitime.
