Qu'est-ce qu'une réquisition?
Une demande se réfère au processus de demande formelle d'un service ou d'un article, généralement à l'aide d'un formulaire de demande d'achat. Le processus de demande est un moyen normalisé de suivre et de comptabiliser toutes les demandes faites au sein d'une entreprise.
Fonctionnement d'une demande
Une demande lance la demande d'une action spécifique et enregistre également cette action pour les besoins de reporting ultérieurs. Par exemple, les employés d'une entreprise utiliseraient une demande d'achat s'ils avaient besoin de fournitures supplémentaires. À une époque, les demandes ont été effectuées via des formulaires papier, mais la plupart des entreprises utilisent désormais des processus de demande numériques qui permettent un suivi plus facile du processus, y compris une comptabilité des stocks pertinents. Ces types de réquisitions mettent souvent à jour automatiquement l'inventaire pour de meilleurs contrôles.
Un processus de demande officiel améliore l'efficacité et la responsabilisation de tous les points de contact. Contrairement aux employés qui prennent simplement ce qu'ils veulent quand ils le veulent, la demande d'achat fournit une méthode plus contrôlée et documentée pour gérer les stocks internes d'approvisionnement et la demande future. Par exemple, dans la profession médicale, les médecins remplissent un formulaire de demande lorsqu'ils demandent des tests de laboratoire. Ces formulaires numériques incluent les informations d'identification du patient et d'autres informations médicales garantissant ainsi que les patients reçoivent les tests de laboratoire appropriés.
Les formulaires de demande incluent généralement le nom de la personne faisant la demande, la date de la demande, les articles demandés, la date de livraison, le lieu de livraison et le service chargé de répondre à la demande. Les formulaires comprennent également la signature de la personne qui a répondu à la demande et la date de réalisation. Dans les grandes sociétés avec plusieurs emplacements et achats centralisés, ces processus de demande sont essentiels pour maintenir la productivité des employés.
Un autre exemple de processus de réquisition se produit dans le monde de la finance lorsque les actionnaires choisissent de réquisitionner le conseil d'administration d'une entreprise pour voter sur les résolutions proposées. Dans son essence, un processus de demande est une procédure documentée formalisée, clé pour améliorer l'efficacité dans un environnement d'entreprise.
Demande d'achat ou bon de commande?
Une demande d'achat est un formulaire interne utilisé pour l'achat de biens et services et n'a aucune obligation contractuelle légale ou contraignante. Un bon de commande est un accord contractuel utilisé par les entreprises lors de la commande de biens et services auprès d'un fournisseur externe. Par exemple, une entreprise qui commande des fournitures dans un magasin de bureaux émettra un bon de commande détaillant les articles achetés, leurs prix, les conditions de paiement, les dates de livraison et les remises spéciales offertes pour un paiement anticipé. Le formulaire de demande d'achat interne dans une entreprise est destiné aux employés qui souhaitent demander des fournitures pour leur service ou pour eux-mêmes. Souvent, ces formulaires nécessitent une approbation de la direction.
