La planification des ressources d'entreprise (ERP) est une méthodologie orientée processus qui intègre les systèmes utilisés dans les différents départements d'une entreprise, permettant un flux d'informations simple et uniforme sous des contrôles définis, aidés par l'utilisation d'applications logicielles et les meilleures pratiques définies.
Cet article décrit les outils utilisés dans ERP et leurs caractéristiques pour les différentes fonctions auxquelles ils s'adressent. Pour mieux comprendre les outils, commençons par les exigences fonctionnelles.
Que faut-il d'un système ERP?
Tout système ERP doit essentiellement répondre aux exigences fonctionnelles suivantes.
- Il doit s'agir d'un système unifié, avec des applications et des interfaces faciles à utiliser, qui fonctionne de manière transparente dans plusieurs services avec l'accès contrôlé nécessaire Une base de données commune (ou plusieurs bases de données partagées) accessible via différentes applications Utilitaires de recherche et de génération de rapports pour générer des rapports basés sur divers paramètres (comme «toutes les commandes non expédiées d'hier dans la catégorie« jouets »)» Évolutivité, personnalisation et intégration facile de modules ad hoc, selon les besoins
Les outils répondant aux exigences ERP:
Pour répondre aux besoins des exigences fonctionnelles mentionnées ci-dessus, les outils et applications suivants sont obligatoirement intégrés dans le système ERP.
Le stockage des données et la gestion des informations avec un flux de travail établi entre les différents départements et fonctions sont l'épine dorsale de tout système ERP. Plusieurs solutions et outils sont disponibles pour le stockage de données, qui incluent des bases de données relationnelles d'entreprises comme Oracle, Sybase, DB2 et des offres gratuites open source comme Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derby, etc. D'autres outils de gestion des informations peuvent inclure des systèmes de gestion de contenu (CMS) et les applications de référentiel.
Selon l'industrie et les fonctions requises, une fonction appropriée doit être sélectionnée. Un fabricant peut trouver une base de données transactionnelle comme Oracle ou MySQL plus pertinente à mesure que les données basées sur les transactions passent par différents statuts (de la fabrication à l'inventaire, à la capture des commandes, à la vente au statut d'approvisionnement). D'un autre côté, une entreprise de rédaction de contenu en ligne peut trouver un système de référentiel CMS avec contrôle de version mieux adapté à ses besoins.
La base de données ou le référentiel peut être unique ou centralisé, avec un flux de données automatique d'une base de données à l'autre. Le flux de travail défini garantit un mouvement transparent des données. Les bases de données peuvent être hébergées localement ou à distance, ou même dans le cloud.
· Applications et interfaces avec contrôle d'autorisation approprié:
Le stockage et la gestion des données nécessitent un accès en lecture seule ou en édition pour traiter les données. Une fois les articles fabriqués, ils doivent être marqués comme stock prêt. Le service de gestion des stocks le met ensuite à jour comme prêt à la vente. Après un achat, l'article doit être mis à jour au statut de vendu, etc. Pour ce faire, des applications et des interfaces faciles à utiliser font partie intégrante de tout système ERP qui dispose également de contrôles et d'autorisations définis. Par exemple, une fois qu'un article est marqué comme vendu, seuls les opérateurs du service de logistique devraient pouvoir le mettre à jour davantage, tandis que ceux du département de fabrication ou d'inventaire devraient avoir un accès en lecture seule.
De même, pour un outil ERP de rédaction de contenu, une fois qu'un rédacteur soumet le contenu à l'éditeur pour examen, seul l'éditeur doit être en mesure de le modifier, afin d'éviter toute duplication et tout conflit de contenu.
Pour permettre la création de tels contrôles, applications et interfaces basés sur des autorisations, toute solution ERP qui peut être basée sur un navigateur, des installations de bureau ou des applications pour tablettes / mobiles. Une équipe de fabrication à un emplacement fixe préférera une interface de bureau, tandis qu'une équipe de vente constamment en mouvement bénéficiera d'une interface basée sur un navigateur ou d'une application mobile.
Un système ERP est constitué de plusieurs modules et référentiels de données où les mises à jour et les actions de données suivent une séquence définie logiquement en fonction des besoins de l'entreprise. Cela constitue le flux de travail. Le flux de travail peut être considéré comme l'esprit contrôlant les différentes fonctions du corps (circulation du sang, de l'air, de la nourriture et d'autres fournitures, mouvement des parties du corps, etc.). Un flux de travail clairement défini avec un accès approprié à différents niveaux est la partie nécessaire de toute solution ERP.
Les outils couramment utilisés mis en œuvre dans le cadre de l'ERP incluent Agiloft Workflow, WorkflowGen, Inceptico DMS, Intelex Business Management, SimpleECM, etc.
La génération de rapports au niveau de la direction, au niveau du département, au niveau de l'équipe ou au niveau individuel est une autre exigence importante pour un système ERP. Il est généralement disponible sous la forme d'un tableau de bord (avec une vue de données en temps réel - montrant des informations telles que les commandes reçues mais pas encore expédiées, les paiements échoués de la semaine dernière, etc.) ou des rapports personnalisables générés dans des mots ou des données communs. éditer des applications comme des feuilles de calcul.
La plupart des outils de reporting et des tableaux de bord fonctionnent en temps réel (ou avec un décalage temporel minimal). Comme les applications utilisées par les services pour les mises à jour des données, ces outils de génération de rapports / vues de tableau de bord sont disponibles sous forme de navigateur ou d'installations de bureau. Ils incluent également des fonctionnalités de rapport de fin de journée offrant l'envoi de rapports par e-mail avec des diagrammes / graphiques / tableaux sous forme de pièces jointes Microsoft Excel ou Word.
· Outils de communication:
Dans tout système fonctionnant sur plusieurs départements, la communication est obligatoire. Les systèmes ERP facilitent cela en offrant des outils pour la génération automatisée de messages basée sur l'action, la messagerie instantanée, le chat ou des fonctionnalités de diffusion générale aux niveaux individuel et de groupe. Supposons qu'une fois qu'une commande est marquée comme «Prêt à expédier», un envoi automatisé doit être déclenché au service de logistique pour lancer le processus d'expédition; Ou si une cuisine de pizzeria a un problème, un message général de diffusion peut être envoyé à tous les autres services pour arrêter de prendre de nouvelles commandes.
D'autres fonctions de messagerie instantanée (comme celles de Lync, Chatter ou Yammer) sont intégrées pour permettre une communication facile et instantanée.
En plus des outils ci-dessus qui font partie intégrante de tout système ERP, il existe des outils supplémentaires qui peuvent être intégrés selon les besoins:
De nombreux outils analytiques peuvent être intégrés dans le système ERP pour l'intelligence d'affaires, l'analyse prédictive, l'exploration de données et l'analyse connexe. Ces outils analytiques sont utilisés pour obtenir des informations précieuses pour la prise de décisions stratégiques sur la base des données disponibles (comme le suivi du comportement des consommateurs autour des achats de vacances, les résultats comparatifs pour les produits dans une étagère de couleur rouge ayant plus de ventes que ceux dans une étagère de couleur bleue, etc.)
· Outils d'allocation des ressources et de planification des tâches:
Les systèmes ERP peuvent également intégrer des outils pour répartir les ressources entre les départements et les tâches (pour les industries à forte intensité de main-d'œuvre). Ces outils fonctionnent sur le principe simple du temps défini pris par une tâche / un projet par rapport au calendrier de disponibilité des ressources. À la fin de la tâche, la ressource se voit automatiquement attribuer une nouvelle tâche correspondant à ses compétences ou est placée dans un pool pour la prochaine affectation. Les outils ont une fonctionnalité pour une intervention manuelle au niveau du superviseur en cas de retard d'une tâche. Les avantages incluent une visibilité claire sur la charge de travail actuelle et future, une utilisation optimale des ressources, l'exploration des possibilités d'automatisation, etc.
· Autres fonctionnalités supplémentaires: les systèmes ERP peuvent intégrer des modules pour la gestion des ressources humaines, la gestion de projet, les systèmes de suivi du temps, la gestion des documents, etc., selon les besoins de l'entreprise. Il existe un grand nombre d'outils disponibles spécifiques à chaque industrie et type de fonction, et les fournisseurs d'ERP fournissent leur assistance aux clients intéressés pour sélectionner la meilleure solution. Internet est toujours disponible pour vous aider à obtenir les informations requises.
En résumé:
ERP est un cadre complexe à mettre en œuvre et nécessite généralement un fournisseur dédié pour la mise en œuvre. Deux gros goulots d'étranglement identifiés avec les implémentations ERP sont les coûts élevés et le non-respect des meilleures pratiques. Alors que les coûts peuvent être atténués dans une certaine mesure par une évaluation minutieuse des différents fournisseurs et une évaluation des outils open source gratuits, l'autre défi des échecs dus au manque de respect des meilleures pratiques peut être atténué par une formation ciblée pour les employés. Une évaluation appropriée aux étapes initiales, un partenariat avec des fournisseurs possédant la bonne expertise et la clarté des exigences dès le départ aideront à une mise en œuvre efficace et réussie des outils ERP. (Pour une lecture connexe, voir «Études de cas d'une planification réussie des ressources d'entreprise»)
