Qu'est-ce qu'un système d'information comptable (AIS)?
Un système d'information comptable (AIS) implique la collecte, le stockage et le traitement des données financières et comptables utilisées par les utilisateurs internes pour communiquer des informations aux investisseurs, aux créanciers et aux autorités fiscales. Il s'agit généralement d'une méthode informatique de suivi des activités comptables en conjonction avec les ressources informatiques. Un AIS combine des pratiques comptables traditionnelles, telles que l'utilisation des principes comptables généralement reconnus (PCGR), avec des ressources informatiques modernes.
Comment un système d'information comptable (AIS) est utilisé
Un système d'information comptable contient divers éléments importants dans le cycle comptable. Bien que les informations contenues dans un système varient selon les secteurs d'activité et les tailles d'entreprise, un AIS type comprend des données relatives aux revenus, aux dépenses, aux informations sur les clients, aux employés et aux informations fiscales. Les données spécifiques incluent les commandes client et les rapports d'analyse, les demandes d'achat, les factures, les registres de chèques, l'inventaire, la paie, le grand livre, la balance de vérification et les informations des états financiers.
Un système d'information comptable doit avoir une structure de base de données pour stocker les informations. Cette structure de base de données est généralement programmée avec un langage de requête qui permet la manipulation des tables et des données. Un AIS possède de nombreux champs pour saisir des données ainsi que pour modifier des données précédemment stockées. De plus, les systèmes d'information comptable sont souvent des plates-formes hautement sécurisées avec des mesures préventives prises contre les virus, les pirates et autres sources externes tentant de collecter des informations. La cybersécurité est de plus en plus importante, car de plus en plus d'entreprises stockent leurs données par voie électronique.
Les différentes sorties d'un système d'information comptable illustrent la polyvalence de ses capacités de manipulation de données. Un AIS produit des rapports, y compris des rapports sur le vieillissement des comptes clients en fonction des informations client, des plans d'amortissement des immobilisations et des balances de vérification pour les rapports financiers. Les listes de clients, les calculs de taxation et les niveaux de stock peuvent également être reproduits. Cependant, les correspondances, notes de service ou présentations ne sont pas incluses dans l'AIS car ces éléments ne sont pas directement liés aux rapports financiers ou à la comptabilité d'une entreprise.
Avantages des systèmes d'information comptable
Interfaçage interministériel
Un système d'information comptable s'efforce de s'interfacer entre plusieurs services. Dans le système, le service commercial peut télécharger le budget de vente. Ces informations sont utilisées par l'équipe de gestion des stocks pour effectuer des inventaires et acheter des matériaux. Lors de l'achat de l'inventaire, le système peut informer le service des comptes fournisseurs de la nouvelle facture. Un AIS peut également partager des informations sur une nouvelle commande afin que les services de fabrication, d'expédition et de service à la clientèle soient informés de la vente.
Contrôles internes
Une partie intégrante des systèmes d'information comptable concerne les contrôles internes. Des politiques et des procédures peuvent être placées dans le système pour garantir que les informations sensibles sur les clients, les fournisseurs et les entreprises sont conservées au sein d'une entreprise. Grâce à l'utilisation des approbations d'accès physique, des exigences de connexion, des journaux d'accès, des autorisations et de la séparation des tâches, les utilisateurs peuvent être limités aux seules informations pertinentes nécessaires à l'exercice de leur fonction commerciale.
