Le monde de la finance est devenu un lieu de travail hautement compétitif. Bien qu'il n'y ait que 24 heures par jour, comme le dit le dicton, le temps c'est de l'argent. Par conséquent, une gestion efficace du temps est un avantage concurrentiel pour tout professionnel de la finance qui cherche à devenir plus productif et à augmenter le temps de qualité en dehors du travail.
Cependant, il existe de nombreuses distractions qui peuvent vous garder au travail plus longtemps que nécessaire. Lisez la suite pour en savoir plus sur certains de ces gaspilleurs de temps courants et découvrez un certain nombre de conseils de gestion du temps qui vous permettront de faire plus de travail en moins de temps.
Le trou noir
Il existe différents gaspilleurs de temps qui peuvent réduire la productivité. Par exemple, les professionnels de la finance sont perpétuellement tentés d'effectuer plusieurs tâches. Supposons que vous soyez un conseiller et qu'entre 8 h 30 et 10 h un mercredi matin, vous parvenez à accomplir les tâches suivantes:
- Vous travaillez sur une feuille de calcul, mais arrêtez-vous après avoir été interrompu par deux nouveaux e-mails, puis envoyez six e-mails de suite, suivi de la vérification des photos de mariage d'un ami d'université sur Instagram, puis acceptez une invitation à une sortie sociale de l'entreprise via un message Slack, avant répondre à deux appels inattendus de clients potentiels et, finalement, vous êtes obligé de raccrocher brusquement pendant que votre responsable vous rappelle que vous avez cinq minutes de retard pour la réunion du personnel.
Cela vous semble-t-il une matinée typique? Si c'est le cas, et en particulier si vous travaillez dans un environnement d'entreprise acharné comme une société de capital-investissement ou une banque d'investissement, vous êtes probablement au niveau le moins performant par rapport à vos pairs.
Dans cinq ou dix ans, personne ne se souviendra de vous, ne se souciera de vous ni ne vous encouragera pour tout le travail acharné que vous avez accompli. Le monde se serait-il inquiété si Thomas Jefferson avait fini de mélanger beaucoup de papier mais n'avait jamais aidé à rédiger la Déclaration d'indépendance? La même chose est vraie dans votre travail - votre organisation valorise le travail et les chefs-d'œuvre nécessaires, pas le travail chargé.
Planification
Chaque dimanche après-midi, terminez la liste des choses à faire de votre semaine à venir, de préférence en utilisant une application ou un service Web qui se synchronise sur tous vos appareils. Mettez en évidence les éléments qui sont absolument essentiels à votre réussite au travail et dans votre vie personnelle. Celles qui ne sont pas mises en évidence sont probablement des choses que vous pouvez déléguer, retarder ou éviter complètement.
En finance, les livrables critiques comprennent des rapports ou des recherches qui doivent être précis et soumis avant une date limite. Votre organisation est mieux servie si vous vous concentrez sur l'amélioration de la qualité de ces rapports, au lieu de simplement faire un travail décent sur eux afin que vous puissiez libérer du temps pour les éléments non clés (comme répondre aux e-mails de faible priorité ou participer à une longue - réunion à vent).
De même, dix minutes avant de quitter le travail chaque jour, terminez de lister les actions du lendemain et numérotez-les par ordre d'importance et de priorité. Encore une fois, demandez-vous continuellement toutes les choses que vous n'avez pas vraiment besoin de faire - les choses qui ne répondent pas à un certain seuil de productivité.
(Consultez également Trouvez votre créneau dans le secteur financier.)
Multitâche
Le succès en finance se résume à sa capacité à toujours livrer des livrables critiques et immédiats. Quelles sont les informations et points de données cruciaux sur lesquels vos directeurs financiers s'appuient? Que pouvez-vous apporter pour aider votre organisation et / ou vos clients à gagner? Cela implique-t-il la soumission en temps opportun d'un rapport d'audit, des calculs précis de la valeur actuelle nette d'un projet proposé ou la garantie que les formules sur Excel conduisent à des totaux globaux appropriés?
À la fin de la journée, personne ne se soucie de tous les e-mails que vous avez échangés, des réunions des clubs sociaux auxquelles vous avez assisté ou du classement chronologique des dossiers dans votre armoire. Le multitâche empêche constamment les individus de donner le meilleur d'eux-mêmes sur les quelques livrables critiques que leurs employeurs attendent vraiment d'eux.
Effectuez d'abord les actions importantes, difficiles, urgentes et de la plus haute valeur. Le succès en finance peut impliquer la simplicité dans les méthodes sur la façon dont vous abordez vos tâches. Cela peut sembler brutalement simple pour le récent diplômé bien lu et non initié, mais faites une chose à la fois et ne vous arrêtez pas avant d'avoir terminé. Si vos tâches concernent un projet à long terme, découpez-le en étapes à court terme et terminez à l'avance. Comme l'a dit Henry Ford, "Rien n'est particulièrement difficile si vous le divisez en petits travaux." Faire les choses du début à la fin élimine les inefficacités coûteuses car vous éviterez d'avoir à tout recommencer et à recalibrer constamment sur des éléments différents et sans rapport.
(Explorez les types d'emplois dans le secteur financier avec les options de carrière financière pour les professionnels.)
Boîte de réception
Votre boîte de réception est une perte de temps importante. Si la majorité de vos e-mails ne sont pas pertinents pour vos tâches immédiates, vous remplissez sporadiquement votre journée d'informations sur les ordures.
Pour éviter cela:
- Définissez des heures prédéterminées pour vérifier votre courrier électronique et vérifiez votre boîte de réception pas plus de trois ou quatre fois par jour.Créez un dossier après les heures pour les courriels que vous devriez consulter, mais qui ne sont pas urgents. Ce dossier est particulièrement utile pour vous permettre de revenir aux demandes importantes qui peuvent attendre quelques jours ouvrables avant d'obtenir une réponse de votre part.Envoyez uniquement les e-mails les plus critiques au cours de votre journée de travail. Bien qu'il soit important de rester à jour au sein de votre groupe, une grande partie de votre temps peut être gaspillée par des collègues inexpérimentés ou moins disciplinés qui inondent votre boîte de réception de messages non pertinents. Vous pouvez réduire ces types d'e-mails en ne répondant pas à ceux qui ne sont pas liés au travail. Videz votre boîte de réception avant de quitter le travail. Vous pouvez accomplir cela en créant des dossiers liés au projet dans lesquels vous pouvez garer les e-mails liés à des problèmes spécifiques. Garder votre boîte de réception vide vous fait gagner du temps en éliminant les messages non essentiels de votre attention. S'il y a des éléments qui nécessitent absolument une attention dans les prochaines heures ou le lendemain, placez-les dans un dossier urgent.
Autres conseils pour gagner du temps
Gardez une trace de combien de temps vous perdez vraiment
Créez une feuille de calcul simple qui vous permet de saisir le temps estimé que vous avez perdu sur des questions triviales. Faites-le quotidiennement. Au fur et à mesure que vous développez et maintenez cette habitude, vous vous entraînerez à reconnaître les questions sans importance lorsque vous les rencontrerez.
Traiter les documents papier une seule fois
Une fois traités, vous pouvez les déposer, les soumettre ou vous en débarrasser.
Message direct à vos collègues
Se promener dans votre bureau ou entre les services peut vous coûter quelques heures par semaine - et nous savons combien cela coûte sur une base annualisée. Sauf s'il s'agit d'une question importante ou compliquée, l'utilisation de messages directs via un système de messagerie d'entreprise ou un service Web approuvé est souvent un moyen plus efficace d'obtenir rapidement des réponses à une variété de questions.
Savoir où tout est à tout moment
Cela comprend les informations électroniques et papier. Si vous appréciez votre temps, ne le perdez pas à chercher des choses.
Séparez vos tâches en quatre catégories:
-
Urgent et important - comme les rapports financiers et comptables avec des délais stricts et proches.
Pas urgent et important - comme le réseautage au sein de votre groupe financier, les cours de formation, etc.
Urgent et sans importance - comme les messages sporadiques de votre boîte de réception et les "dates d'échéance d'inscription" pour les réunions de club.
Pas urgent et pas important - comme des conversations de dix minutes par le distributeur automatique, vérifier le football fantastique, etc.
(Évidemment, vous devriez passer autant de temps que possible dans la première catégorie.)
Délégué, délégué, délégué
C'est ce qui vous séparera du peloton à mesure que vous progresserez dans l'organisation. Gérez les tâches que vous seul pouvez exécuter. Au fur et à mesure que vous perfectionnez vos compétences en gestion du temps, vous serez bientôt affecté à des subordonnés directs. Attribuez des tâches dont vous n'avez pas besoin pour vous occuper autant que possible. Vous ne devez faire que les choses qui nécessitent absolument votre attention ou votre expertise.
Ne gérez pas votre personnalité
Les professionnels des finances doivent posséder des compétences en gestion du temps, mais ils doivent également avoir des relations et de la bonne volonté avec leurs collègues internes et la communauté externe. Se concentrer exclusivement sur le temps peut vous faire paraître abrasif, ce qui rebutera beaucoup de gens lorsqu'ils seront autour de vous, y compris dans les contextes de développement social et commercial. Si vous ne faites pas attention, vous vous promènerez en pensant que vous êtes le gourou de la gestion du temps, mais vous ignorerez totalement le cachet «idiot social» sur votre front.
Les compétences en communication, en leadership et en développement des affaires sont tout aussi importantes que les compétences en gestion du temps. À mesure que les professionnels de la finance progressent dans leur carrière, les compétences en gestion du temps ne suffiront plus à elles seules pour les aider à atteindre le niveau supérieur (c'est-à-dire le niveau exécutif).
The Bottom Line
(Pour en savoir plus, lisez Efficacité financière: Guide de l'analyste sur la gestion du temps.)
