Un grand livre général sert d'enregistrement de tous les comptes et de leurs transactions. Pour équilibrer le grand livre, il faut soustraire le nombre total de débits du nombre total de crédits. Afin de calculer correctement les crédits et débits, quelques règles doivent d'abord être comprises.
Comment calculer les soldes
Pour commencer, saisissez tous les comptes débiteurs à gauche du bilan et tous les comptes créditeurs à droite. Incluez le solde pour chacun. Considérez quel compte de débit chaque transaction affecte et si elle augmente ou diminue finalement ce compte. Par exemple, cela diminue-t-il les stocks ou augmente-t-il les liquidités? Enfin, calculez le solde de chaque compte et mettez à jour le bilan.
Lorsque vous avez terminé, vérifiez que les crédits sont égaux aux débits afin de vous assurer que les livres sont équilibrés. Une autre façon de garantir l'équilibre des livres est de créer une balance de vérification. Cela signifie répertorier tous les comptes dans le grand livre et les soldes de chaque débit et crédit. Une fois que les soldes sont calculés pour les débits et les crédits, les deux doivent correspondre. Si les chiffres ne sont pas les mêmes, quelque chose a été oublié ou mal calculé et les livres ne sont pas équilibrés.
Règles importantes à suivre
Premièrement, les débits doivent finalement égaler les crédits. Bien que cela puisse être déroutant au début et qu'il puisse être tentant d'utiliser simplement des nombres positifs et négatifs pour tenir compte des transactions, la relation de débit et de crédit exprime finalement plus précisément ce qui se passe dans les affaires.
Deuxièmement, les débits augmentent les comptes d'actifs, de dépenses et de dividendes tandis que les crédits les diminuent. Il peut être utile d'utiliser le mnémonique DEAD pour s'en souvenir: les débits augmentent les dépenses, les actifs et les dividendes.
Troisièmement, l'inverse est vrai pour les comptes de passif, de revenu et de capitaux propres. Les crédits les augmentent tandis que les débits les diminuent. Le mnémonique pour se souvenir de cette relation est GIRLS: les comptes qui augmentent sont les gains, les revenus, les revenus, les passifs et les capitaux propres.
Parce que ceux-ci ont l'effet inverse sur les comptes complémentaires, en fin de compte les crédits et les débits sont égaux et démontrent que les comptes sont équilibrés. Chaque transaction peut être décrite en utilisant le format débit / crédit, et les livres doivent être tenus en équilibre afin que chaque débit soit associé à un crédit correspondant.
Pratiques comptables
Les logiciels de comptabilité tels que QuickBooks, FreshBooks et Xero sont utiles pour équilibrer des livres, car ces programmes marquent automatiquement tous les domaines dans lesquels un crédit ou un débit correspondant est manquant. La plupart des entreprises auront un comptable interne qui s'occupera de tout cela pour vous, mais si vous gérez vos propres finances, c'est une bonne idée de passer des numéros importants par le biais d'un consultant comptable externe comme un expert-comptable agréé (CPA) ou inscrit. Agent (EA).
Un débit sans son crédit correspondant est appelé un débit pendant. Cela peut se produire lorsqu'une entrée de débit est inscrite au crédit ou lorsqu'une société est acquise mais que cette transaction n'est pas enregistrée. De même, un ticket de crédit peut être saisi dans le grand livre général lorsqu'un dépôt est effectué, mais il a besoin d'un ticket de débit compensatoire, soit en même temps, soit peu de temps après, pour équilibrer les livres.
