Qu'est-ce qu'une confirmation négative?
La confirmation négative est une lettre ou un document demandant que le destinataire ne réponde à l'expéditeur qu'en cas de problème avec le contenu du message ou si le destinataire souhaite se retirer de l'événement que la lettre a adressé.
Les lettres de confirmation négatives peuvent être utilisées dans de nombreux types de situations commerciales et sont souvent utilisées dans l'industrie des services financiers. Le but de la communication est de réduire le nombre de réponses entrantes qu'une organisation reçoit en réponse à une lettre envoyée à sa clientèle. Dans une situation de communication de confirmation négative ou de consentement négatif, l'entreprise ou l'entité qui envoie le message ne reçoit que des réponses de «non», par opposition aux réponses de tout le monde, quelle que soit leur opinion.
Comprendre une confirmation négative
Les confirmations négatives sont souvent utilisées par les auditeurs et impliquent un document envoyé à un échantillon de clients d'une entreprise, leur demandant de répondre uniquement s'ils constatent un écart entre leurs livres et le compte enregistré dans les états financiers de l'entreprise auditée. La confirmation négative est généralement utilisée lorsque les contrôles comptables d'une entreprise ont historiquement très peu d'erreurs et sont donc considérés comme solides. La société est invitée à revérifier les chiffres et à ne confirmer qu'en cas de divergence.
L'envoi d'une confirmation négative par opposition à une confirmation positive, qui nécessite une réponse, peut économiser du temps qui serait consacré au suivi des réponses et au suivi auprès des destinataires qui ne répondent pas. La confirmation négative est simplement un moyen pour un comptable de s'assurer que les deux sociétés déclarent les mêmes chiffres.
Points clés à retenir
- La confirmation négative est une lettre ou un document demandant que le destinataire ne réponde à l'expéditeur qu'en cas de problème avec le contenu du message ou si le destinataire souhaite se retirer de l'événement que la lettre a adressé. Des lettres de confirmation négatives sont souvent utilisées dans le secteur des services financiers, y compris les comptables qui souhaitent vérifier les informations financières d'un client.Les confirmations négatives contribuent à réduire le nombre de réponses entrantes qu'une organisation reçoit en réponse à une lettre envoyée à sa clientèle.
Exemples de confirmations négatives
Les confirmations négatives ont de nombreuses applications qui incluent à la fois des comptables et des sociétés de services financiers.
Régimes de retraite des employés
Des lettres de confirmation négatives sont souvent envoyées avec des plans 401 (k) qui ont une fonction d'auto-escalade. Avec la progressivité automatique, le pourcentage du salaire d'un employé cotisé à chaque période de paie augmente automatiquement chaque année.
L'intention de ce taux d'épargne qui augmente automatiquement est d'aider les gens à économiser plus d'argent pour leur retraite. Un mois environ avant que l'escalade ne se produise, le registraire envoie une confirmation négative ou une lettre de consentement négatif. La lettre informe le participant que l'escalade de cotisation se produira à moins que le participant ne contacte le comptable 401 (k) et ne choisisse de l'augmenter pour maintenir son taux de cotisation actuel.
Comptabilisation des revenus
Une demande négative peut également être utilisée pour comptabiliser les ventes d'un constructeur automobile. Selon les livres, le constructeur a vendu 200 voitures au concessionnaire pour un total de 6 millions de dollars de revenus. La lettre de confirmation négative indiquerait que si le chiffre de 6 millions de dollars était exact, il n'est pas nécessaire de répondre. Cependant, si le montant des revenus n'était que de 5 millions de dollars, le fabricant devrait informer le comptable de l'écart dans les livres du concessionnaire.
Les confirmations négatives sont une façon professionnelle de dire "ne me répondez pas à moins qu'il y ait un problème".
