L'un des problèmes auxquels les propriétaires de petites entreprises doivent faire face est de rester à jour avec les nombreuses obligations fiscales locales, étatiques et fédérales. Alors que la plupart des propriétaires d'entreprise embauchent un comptable ou un fiscaliste pour traiter des questions liées à la fiscalité, la compréhension du système fiscal est importante pour ceux qui ont la responsabilité ultime de s'acquitter de toutes leurs obligations fiscales. Cet article se concentrera sur les obligations du propriétaire d'entreprise en matière de charges sociales. (Découvrez comment les retenues sur la paie peuvent réduire votre impôt sur le revenu personnel dans Pay Pay Deductions Pay Off .)
Obligations en matière de charges sociales Toute entreprise ayant des employés est tenue de retenir les charges sociales sur les chèques de paie des employés et de payer les taxes fédérales, étatiques et locales applicables. Les impôts généralement retenus sur les chèques de paie des employés comprennent la FICA (Medicare and Social Security taxes) et les impôts sur le revenu fédéral, étatiques et locaux, le cas échéant. Les autres obligations de retenue à la source comprennent la FUTA (Federal Unemployment Tax Act) et, dans des États comme la Californie, Hawaï, le New Jersey, New York et le Rhode Island, les taxes d'assurance invalidité. Le non-paiement des impôts ou le manque d'un paiement peut entraîner de lourdes amendes et pénalités, il est donc important de calculer le montant des charges sociales dues et de les payer à temps. (Une comptabilité appropriée est essentielle pour les petites entreprises. Lisez six étapes pour un meilleur budget d'entreprise pour apprendre à gérer les revenus et les dépenses.)
Si le propriétaire de petite entreprise n'a pas d'employés externes mais est incorporé, les règles ci-dessus s'appliquent également aux chèques de paie du propriétaire, car il ou elle est essentiellement le seul employé de la société. Si l'entreprise n'est pas constituée et qu'il n'y a pas d'employés, le propriétaire devra payer des impôts estimatifs sur le revenu d'un travail indépendant chaque trimestre. (Lisez Devriez-vous incorporer votre entreprise? Pour savoir si cette structure d'entreprise vous serait avantageuse.)
Calcul des charges sociales Il y a trois étapes pour calculer les charges sociales:
- Déterminer les travailleurs imposablesDéterminer les salaires imposables Calculer les retenues à la source
Travailleurs imposables Les travailleurs peuvent être des employés ou des entrepreneurs indépendants. Les employés sont traités comme des travailleurs imposables assujettis aux charges sociales, tandis que les entrepreneurs indépendants sont responsables du paiement de leurs propres impôts. Habituellement, les travailleurs sont considérés comme des employés si vous avez le droit de diriger et de contrôler la façon dont ils effectuent leur travail, plutôt que simplement les résultats du travail. Cependant, les frontières entre les entrepreneurs indépendants et les employés ne sont pas toujours claires. Afin d'aider les propriétaires d'entreprise à déterminer quels travailleurs sont des employés imposables, l'IRS a des règles de droit commun, qui comprennent des tests comportementaux, financiers et relationnels.
Test de comportement Un travailleur est un employé lorsque l'employeur a le droit de diriger et de contrôler le travailleur. L'employeur n'a pas à diriger ni à contrôler le travailleur, mais il a le droit de le faire.
Test financier Ce test examine le degré de contrôle qu'un employeur exerce sur les aspects financiers de l'emploi. Dans certaines professions, le contrôle important des fournitures utilisées pour le travail soutient le statut du travailleur en tant qu'entrepreneur indépendant.
Une façon définitive de distinguer un entrepreneur indépendant d'un employé est la disponibilité des services. Un entrepreneur indépendant n'est pas lié à une seule entreprise et peut annoncer des services; un employé ne peut pas annoncer des services à moins qu'il ne travaille à l'extérieur de l'entreprise en tant qu'entrepreneur indépendant.
Test de relation Ce test fait référence à la façon dont l'employeur et le travailleur perçoivent leur relation. Si une relation employeur-travailleur devrait durer jusqu'à la fin d'un projet spécifique ou pour une période de temps spécifiée, le travailleur est un entrepreneur indépendant. En revanche, si la relation n'a pas ou n'a pas de limites, le travailleur est un employé imposable. (Pour en savoir plus sur les relations essentielles à une petite entreprise, lisez Petite entreprise: tout est question de relations .)
Salaires imposables Les salaires imposables sont une compensation pour les services rendus et peuvent inclure le salaire, les primes ou les cadeaux. Certaines formes d'indemnisation, telles que les remboursements de frais professionnels pour les voyages ou les repas, ne sont pas considérées comme des salaires imposables. Pour que les dépenses ne soient pas imposables, les employés doivent les vérifier au moyen de reçus ou de notes de frais. Ils doivent également être nécessaires, raisonnables et liés à l'entreprise. (Si vous engagez des dépenses liées à l'entreprise, assurez-vous de garder vos reçus en ordre. Lisez 10 étapes pour la préparation des déclarations de revenus pour obtenir des renseignements sur la planification avant le 15 avril.)
Calcul de la retenue après avoir déterminé quels travailleurs sont considérés comme des employés imposables et quels salaires sont des salaires imposables, la prochaine étape consiste à déterminer le montant que vous devez retenir pour les taxes fédérales, étatiques et locales, ainsi que la FICA et la FUTA.
Impôts fédéraux Chaque chèque de paie doit retenir les impôts fédéraux sur le revenu pour la période applicable. L'IRS a deux ensembles de tables d'impôt que les employeurs peuvent utiliser pour calculer les retenues à la source: les tables de tranche de salaire et les tables de pourcentage.
Les tableaux des tranches de salaires sont séparés pour cinq périodes de paie différentes (quotidienne, hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuelle et mensuelle). Pour déterminer les montants de retenue, les employeurs choisissent la période de paie et la tranche de salaire applicables aux employés, puis parcourent le tableau jusqu'à la colonne qui indique le nombre d'exemptions demandées.
Les tableaux de pourcentages sont disponibles pour huit périodes de paie (quotidienne, hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuelle, mensuelle, trimestrielle, semestrielle et annuelle) et séparés par état matrimonial. Les employeurs commencent par réduire les salaires de la valeur des exonérations demandées. Ensuite, ils utilisent le tableau correspondant à l'état matrimonial de l'employé et recherchent le montant de la retenue basé sur la tranche de salaire.
En tant que propriétaire d'entreprise, il vous appartient d'examiner les deux ensembles de tableaux et de déterminer celui qui convient à votre entreprise. Les tableaux de pourcentage sont plus inclusifs, en termes de périodes de paie, donc si vous êtes dans une situation où différents employés sont payés à différentes périodes de paie, alors le tableau de pourcentage doit être la table de choix. Par exemple, si vos employés sont payés trimestriellement, les tableaux de pourcentage seront plus appropriés que les tableaux des tranches de salaire. Pour obtenir ces tableaux, appelez l'IRS ou rendez-vous sur http://www.irs.gov/ et demandez les publications 15 et 15-A.
Taxes d'État
La plupart des États utilisent des tableaux similaires aux tableaux d'impôt fédéral, et vous pouvez les obtenir en allant à la section des impôts du site Web de votre État ou en contactant la Small Business Administration. Vous n'avez pas besoin de retenir les impôts de l'État dans les juridictions qui n'imposent pas d'impôt sur le revenu, comme l'Alaska, la Floride, le Texas, le Wyoming et Washington. Les autres exceptions incluent les États dont l'impôt sur le revenu des particuliers est un pourcentage fixe de l'impôt fédéral, comme l'Arizona, et où les impôts d'État sont un pourcentage fixe des salaires bruts, comme la Pennsylvanie.
FICA La Loi fédérale sur les contributions aux assurances (FICA) est une loi fédérale qui oblige les employeurs à retenir les impôts sur la sécurité sociale et l'assurance-maladie sur les salaires versés aux employés. Elle oblige également l'employeur et l'employé à payer chacun la moitié de la taxe FICA. Les taxes de sécurité sociale et d'assurance-maladie sont imposées à la fois au salarié à un taux forfaitaire de 4, 2% pour la sécurité sociale et 1, 45% pour l'assurance-maladie et au taux unique unique de l'employeur de 6, 2% et 1, 45%, respectivement, créant un taux d'imposition combiné FICA de 15, 3% (12, 4% pour la sécurité sociale et 2, 9% pour l'assurance-maladie). Les travailleurs indépendants sont tenus de payer eux-mêmes l'intégralité de la taxe de 13, 3%. (Lisez comment le gouvernement détermine votre taux d'imposition dans Laffer Curve Key To Ideal Tax Rate .)
Contrairement aux taxes fédérales et d'État, les taxes FICA ne sont pas affectées par le nombre d'exonérations de retenue à la source réclamées par l'employé. Vous multipliez simplement le salaire brut d'un employé par le taux d'imposition applicable pour déterminer combien vous devez retenir et combien vous devez payer en tant qu'employeur. En 2009 et 2010, l'impôt sur la sécurité sociale ne s'applique qu'aux premiers 106 800 $ de revenu, également appelé base de salaire de la sécurité sociale. La base des salaires est ajustée chaque année en fonction de l'inflation. La taxe Medicare n'a pas de limite de revenu.
FUTA Les impôts sur le chômage, ou FUTA, sont des impôts payés uniquement par l'employeur. Vous devez payer des impôts sur le chômage si l'une des conditions suivantes s'applique:
a) Vous payez un salaire d'au moins 1 500 $ par trimestre
b)
Vous avez au moins un employé un jour donné pendant 20 semaines dans une année civile, que les semaines soient consécutives ou non
Le taux d'imposition FUTA est de 6, 2% pour 2011 et il est imposé sur les premiers 7 000 $ de salaire pour chaque employé. Cependant, vous pouvez demander des crédits sur votre impôt brut FUTA pour refléter les impôts sur le chômage que vous payez. Si vous payez vos impôts sur le chômage de l'État lorsqu'ils sont dus, vous êtes autorisé à demander un crédit de 5, 4%, ce qui réduit effectivement votre taux d'imposition FUTA à 0, 8%.
Tout rassembler
Le calcul des charges sociales peut être très compliqué, et il est important d'envoyer les paiements à temps pour éviter les pénalités et les frais de retard. Les paiements d'impôts fédéraux peuvent être effectués soit en ligne via le système électronique de paiement des impôts fédéraux (EFTPS), soit par l'intermédiaire de banques autorisées à accepter les paiements fédéraux. Si vous utilisez cette dernière méthode, chaque paiement doit être accompagné du formulaire 8109, qui peut être obtenu en appelant l'IRS au 1-800-829-4933 ou sur le site Web de l'IRS. Les impôts FUTA sont généralement payés trimestriellement et les impôts sur le revenu et FICA sont déposés semestriellement ou mensuellement. L'IRS envoie généralement aux propriétaires d'entreprise un avis à la fin de chaque année détaillant la méthode à utiliser pour l'année à venir.
En général, l'opportunité d'un dépôt est déterminée par la date à laquelle il est reçu. Cependant, un dépôt par la poste reçu après la date d'échéance sera considéré comme opportun si vous pouvez établir qu'il a été envoyé par la poste au moins deux jours avant la date d'échéance. Pour en savoir plus sur les fonctions de paie des employeurs de petites entreprises, visitez le site http://www.irs.gov/ ou appelez la ligne d'aide en direct de l'IRS pour les entreprises au 1-800-829-4933.
Pour une lecture connexe, consultez le crédit d'impôt pour les dépenses du régime engagées par les petites entreprises .
