Qu'est-ce qu'un plan responsable?
Un plan responsable est un plan qui suit les règlements de l'Internal Revenue Service (IRS) pour rembourser les travailleurs pour les dépenses d'entreprise dans lesquelles le remboursement n'est pas considéré comme un revenu. Cela signifie que les remboursements ne sont pas soumis à la retenue à la source ni à la déclaration W-2. Cependant, ces dépenses doivent être liées à l'entreprise pour être couvertes par un plan comptable.
Points clés à retenir
- Un plan responsable est un processus de remboursement aux employés de leurs coûts liés au travail.Les plans comptables ne sont pas imposables, car ils ne sont pas considérés comme une forme d'indemnisation du travail.Les coûts ne peuvent être considérés comme faisant partie d'un plan responsable que s'ils sont commerciaux. liés, rapportés avec précision et si les remboursements excédentaires sont retournés. Si un coût remboursé est considéré comme non comptable, alors il est soumis à l'impôt par l'IRS. Les fonds excédentaires doivent généralement être retournés dans les 120 jours.
Comment fonctionne un plan responsable
Un plan responsable diffère d'un plan non responsable. Si le plan de remboursement d'une entreprise ne respecte pas les exigences de l'IRS pour un plan responsable, le plan n'est pas responsable et le remboursement des dépenses est considéré comme faisant partie de la rémunération de l'employé et est donc soumis à retenue et doit être déclaré sur le formulaire W d'un employé..
Selon les règles de l'IRS, dans le cadre d'un plan comptable, les dépenses sont remboursées si elles sont liées à l'entreprise et sont correctement comptabilisées. De plus, les montants payés en excédent des coûts réels doivent être retournés à l'entreprise dans un délai spécifié. Les dépenses professionnelles engagées par les employés peuvent inclure des dépenses comme les voyages, les repas, l'hébergement, les divertissements ou le transport. Les employés sont tenus de comptabiliser adéquatement les dépenses dans les dossiers et de retourner tout remboursement excédentaire dans un délai raisonnable.
Les employeurs ne sont pas tenus de soumettre les détails de leur plan à l'IRS, mais ils doivent être en mesure de démontrer qu'ils répondent aux exigences d'un plan responsable.
Les employeurs sont souvent en mesure d'utiliser des exigences de plan comptable plus strictes que celles publiées par l'IRS.
Exigences pour un plan responsable
Les exigences d'un régime responsable sont qu'elles sont liées à l'entreprise, que les dépenses des employés sont correctement comptabilisées à leur employeur de manière raisonnable et en temps opportun, et que tout remboursement excédentaire doit être retourné à l'employeur dans un délai raisonnable.
Pour que les dépenses soient considérées comme liées à l'entreprise, elles doivent (en gros) satisfaire aux exigences suivantes: que les coûts doivent être engagés dans le cadre de l'emploi et que toute dépense qui se mélange entre une dépense personnelle et une dépense d'entreprise soit correctement comptabilisée comme tel, la répartition des dépenses entre l'employeur et l'employé. Un exemple courant est celui d'une voiture personnelle utilisée pour des voyages d'affaires: dans un tel cas, un employé peut être tenu de comptabiliser les miles qui ont été engagés au cours de son transport personnel et de son transport professionnel, en répartissant les coûts de manière appropriée.
Une comptabilité adéquate est généralement soumise à la confirmation d'une tierce partie afin de prouver que les fonds des employés étaient liés à l'entreprise. Les reçus sont une forme courante de justification par des tiers que les employés utiliseront pour prouver la légitimité de leurs demandes de financement. Cependant, il y a des exceptions à cette règle, notamment des cas de frais de non-hébergement qui s'élèvent à moins de 75 $, le remboursement des repas qui relève des normes quotidiennes de l'IRS et les frais de transport pour lesquels l'obtention d'une preuve de paiement officielle est difficile, comme les taxis, métros et bus. En règle générale, le retour des fonds de remboursement excédentaires est attendu que ces fonds soient retournés à l'employeur dans les 120 jours suivant leur versement.
